شركة علم تعلن عن وظيفة أخصائي في الرياض
Specialist Job
🏢 شركة علم
تفاصيل الوظيفة
يسر شركة علم (ELM) الإعلان عن وظيفة أخصائي دعم إداري في مدينة الرياض، حيث يهدف الدور إلى توفير الدعم الإداري والسكرتاري والمكتبي لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل القسم.
المهام والمسؤوليات
- إدارة المهام الإدارية والكتابية اليومية لدعم عمليات القسم.
- تنظيم وصيانة التقويمات والمواعيد والجداول.
- إعداد وتنسيق ومراجعة الرسائل والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
- صيانة أنظمة حفظ الملفات وضمان تخزين المستندات وتحديثها وسهولة الوصول إليها.
- استقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات العامة بشكل مهني.
- ترتيب الاجتماعات وتجهيز قاعات الاجتماعات وتقديم الدعم الإداري المطلوب.
- تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
- تنسيق التواصل بين المدير والموظفين والإدارات الداخلية والأطراف الخارجية.
- استقبال وفرز وتحويل البريد الإلكتروني والمكالمات والمراسلات الرسمية حسب الحاجة.
- متابعة المهام المسندة والمستندات المعلقة والموافقات المطلوبة.
- دعم ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق والنقل والخدمات اللوجستية ذات الصلة عند الحاجة.
- ضمان التواصل في الوقت المناسب والتوثيق السليم للطلبات والردود.
- اتباع السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية المعتمدة.
- ضمان امتثال جميع المستندات والمراسلات للمعايير الداخلية ومتطلبات الموافقة.
- دعم تنفيذ الإجراءات المكتبية لتحسين الكفاءة والتنظيم.
- الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والوثائق الرسمية.
- تحديد المشكلات الإدارية ورفعها إلى المدير المباشر عند الحاجة.
- الحفاظ على سرية ونزاهة وتوفر المستندات والمعلومات.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية وفقًا لسياسات الشركة.
- ضمان التحكم المناسب في الوصول إلى الملفات والسجلات والمراسلات الرسمية.
- تجنب المشاركة أو النسخ أو الإفصاح غير المصرح به عن معلومات الشركة.
- الإبلاغ عن أي حوادث أو انتهاكات مشتبه بها لأمن المعلومات إلى الإدارة المختصة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو الدراسات السكرتارية أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة من 2 إلى 4 سنوات في مجال السكرتارية أو الأعمال الإدارية أو المكتبية.
عرض النص الأصلي للإعلان
ROLE PURPOSE
The aim is to state the overall significance of the job from the organization’s perspective.
The role is responsible for providing administrative, secretarial, and clerical support to ensure the smooth and efficient operation of the department. The Secretary manages correspondence, organizes meetings, maintains records, coordinates communication, and supports daily office activities while ensuring confidentiality, accuracy, and professionalism.
Key Accountabilities & Activities
This section describes the principal outputs required from the job.
Key Accountabilities
Key Activities
Academic And Professional Qualifications
Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Secretarial Studies, or any related field.
Years And Nature Of Experience
The aim is to state the overall significance of the job from the organization’s perspective.
The role is responsible for providing administrative, secretarial, and clerical support to ensure the smooth and efficient operation of the department. The Secretary manages correspondence, organizes meetings, maintains records, coordinates communication, and supports daily office activities while ensuring confidentiality, accuracy, and professionalism.
Key Accountabilities & Activities
This section describes the principal outputs required from the job.
Key Accountabilities
Key Activities
- Daily Operations
- Manage daily administrative and clerical tasks to support department operations.
- Organize and maintain calendars, appointments, and schedules.
- Prepare, format, and review letters, memos, reports, presentations, and other documents.
- Maintain filing systems and ensure documents are properly stored, updated, and easily accessible.
- Receive visitors, answer phone calls, and handle general inquiries professionally.
- Arrange meetings, prepare meeting rooms, and provide required administrative support.
- Record and distribute meeting minutes when required.
- Coordination & Communication
- Coordinate communication between the manager, employees, internal departments, and external parties.
- Receive, screen, and redirect emails, calls, and official correspondence as needed.
- Follow up on assigned tasks, pending documents, and required approvals.
- Support travel arrangements, hotel bookings, transportation, and related logistics when required.
- Ensure timely communication and proper documentation of requests and responses.
- Policies, Processes & Procedures
- Follow approved administrative policies, processes, and procedures.
- Ensure all documents and correspondence comply with internal standards and approval requirements.
- Support the implementation of office procedures to improve efficiency and organization.
- Maintain confidentiality of sensitive information and official documents.
- Identify administrative issues and escalate them to the direct manager when needed.
- Information Security
- Maintain the confidentiality, integrity, and availability of documents and information.
- Handle sensitive and confidential information in accordance with company policies.
- Ensure proper access control for files, records, and official correspondence.
- Avoid unauthorized sharing, copying, or disclosure of company information.
- Report any suspected information security incidents or breaches to the relevant department.
Academic And Professional Qualifications
Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Secretarial Studies, or any related field.
Years And Nature Of Experience
- 2 to 4 years of experience in secretarial, administrative, or office support roles.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 22 يونيو 2026
وظائف أخرى لدى شركة علم