مساعد تنفيذي

مهام وكفاءات وظيفة المساعد التنفيذي

(دوام كامل وحضوري)

ملخص الوظيفة:

مساعد تنفيذي استباقي ومنظم لتقديم دعم إداري واستراتيجي شامل للمدير التنفيذي لشركة (صوت التلاوة)، خاصة خلال سنتها التأسيسية. سيكون المرشح المثالي هو الذراع الأيمن للمدير التنفيذي، حيث سيتولى إدارة المهام الإدارية اليومية بكفاءة، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق ومتابعة المشاريع ذات الأولوية، وإدارة الاتصالات مع الشركاء الرئيسيين والجهات المانحة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: الدعم الإداري:

• إدارة جدول المدير التنفيذي بشكل كامل، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة (بريد إلكتروني، ومكالمات) وتوجيهها بشكل احترافي.
• تنظيم وحفظ المستندات والملفات، خاصة الوثائق القانونية والتأسيسية للشركة والاتفاقيات.
• الإشراف على التجهيزات المكتبية الأساسية للمقر الجديد، وضمان سير العمليات الإدارية اليومية بسلاسة.

ثانيًا: الدعم التنفيذي والاستراتيجي:

• دعم تنمية الموارد: المساعدة في إعداد وتنسيق الملفات التعريفية والعروض التقديمية الموجهة للجهات المانحة، وتتبع حالة طلبات الدعم.
• تنسيق علاقات الشركاء: العمل كنقطة اتصال احترافية بين مكتب المدير التنفيذي والشركاء الاستراتيجيين (مثل المؤسسات الأكاديمية، والتقنية، والإعلامية، والجهات الدينية).
• إدارة الاجتماعات والفعاليات:
• تحضير جداول الأعمال والمواد اللازمة لاجتماعات المدير التنفيذي ومجلس الإدارة (بما في ذلك اجتماعات الفريق الاستشاري المقترح).
• حضور الاجتماعات الرئيسية لتدوين محاضر الاجتماع وتتبع المهام والقرارات الناتجة.
• المساعدة في التنسيق اللوجستي للفعاليات الأولية للشركة، مثل الندوات أو الملتقيات المتخصصة.
• متابعة المشاريع: مساعدة المدير التنفيذي في متابعة التقدم المحرز في المبادرات ذات الأولوية للسنة الأولى، مثل إطلاق (منصة المتطوعين)، وبدء (إنتاج المحتوى)، وتطوير (البوابة الإلكترونية).
• متابعة المتطلبات الحكومية واللوجستية: إتمام جميع المهام الإدارية المرتبطة بالجهات الرسمية وشبه الرسمية (الإدارية ومنها أو اللوجستية)، سواء منها ما ينجز من مقر العمل أو بزيارة الجهة في مدينة المقر.

الكفاءات والمؤهلات المطلوبة:

1. التنظيم الفائق وتحديد الأولويات: القدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة شركة ناشئة سريعة الخطى، والتمييز بين ما هو عاجل وما هو مهم، خاصة مع تدرج خطة العمل على ثلاث مراحل خلال السنة.
2. الاحترافية ومهارات الاتصال: مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة (باللغة العربية، ويفضل الإنجليزية نظراً للتوجه العالمي للشركة). والقدرة على التعامل بثقة ولباقة مع كبار الشخصيات والشركاء المتنوعين.
3. السرية التامة: القدرة على التعامل مع معلومات حساسة للغاية تتعلق بالاستراتيجيات، والجهات المانحة، والاتفاقيات القانونية.
4. الاستباقية والمبادرة: القدرة على العمل بشكل مستقل، وتوقع احتياجات المدير التنفيذي، واقتراح حلول للمشكلات الإدارية قبل تفاقمها.
5. الإلمام التقني: إتقان تام لبرامج (Microsoft Office) لإعداد العروض التقديمية والتقارير، والقدرة على التكيف مع أدوات إدارة المشاريع والمنصات الرقمية التي ستتبناها الشركة.
6. المرونة والقدرة على التكيف: الاستعداد للقيام بمهام متنوعة قد تخرج عن نطاق الوصف الوظيفي الأساسي، وهو أمر طبيعي في سنة التأسيس الأولى لشركة غير ربحية.