وظيفة منسق خدمة لدى الفطيم للسيارات - BYD في السعودية
Service Coordinator | Al-Futtaim Automotive - BYD | KSA
🏢 Al-Futtaim
تفاصيل الوظيفة
شركة الفطيم للسيارات (Al-Futtaim Automotive) تعلن عن وظيفة منسق خدمات (Service Coordinator) للعلامة التجارية BYD في المملكة العربية السعودية.
نبذة عن الوظيفة
يتولى منسق الخدمات مسؤولية إدارة حجوزات الخدمة، وتخطيط سعة الورشة، والتواصل مع العملاء لضمان عمليات ما بعد البيع بسلاسة وكفاءة. يعمل هذا الدور كحلقة وصل تشغيلية بين العملاء ومستشاري الخدمة والورشة من خلال ضمان جدولة جميع المواعيد بدقة، وتحسين سعة الورشة، والتعامل مع تفاعلات العملاء بشكل احترافي عبر جميع نقاط الاتصال. يساهم المنسق بشكل مباشر في رفع استغلال الورشة، وتقليل نسبة عدم الحضور، وتحسين تجربة العملاء، مع دعم الكفاءة التشغيلية وتحقيق إيرادات الخدمة.
المهام والمسؤوليات
- إدارة طلبات حجز الخدمة الواردة عبر المكالمات والمنصات الإلكترونية والعملاء المباشرين باستخدام نظام إدارة الوكالة (DMS).
- تحسين تحميل الورشة من خلال مواءمة توفر الفنيين وسعة الرافعات ومدى تعقيد العمل وأولويات الخدمة.
- جدولة المواعيد بطريقة منظمة لتعظيم استغلال الورشة وتقليل وقت التعطل.
- تنسيق الحجوزات ذات الأولوية مثل كبار العملاء وحسابات الأساطيل وحملات الاستدعاء وبرامج خدمة الشركة المصنعة (OEM).
- مراقبة خط أنابيب الحجوزات وتعديل الجداول ديناميكياً بناءً على التغيرات التشغيلية.
- تأكيد مواعيد الخدمة مسبقاً وإرسال التذكيرات لتقليل نسبة عدم الحضور والإلغاء.
- إجراء مكالمات ما قبل الوصول لاستيعاب استفسارات العملاء الإضافية وضمان استعداد مستشاري الخدمة.
- إدارة الحملات الصادرة لتذكير العملاء بالخدمة والاستدعاءات وبرامج التفاعل مع العملاء من الشركة المصنعة.
- تقديم تواصل واضح ومهني للعملاء حول توفر المواعيد ومتطلبات التحضير والجداول الزمنية المتوقعة.
- تنسيق حلول تنقل العملاء مثل السيارات البديلة وخدمات النقل وترتيبات منطقة الانتظار.
- دعم مستشاري الخدمة من خلال تتبع أوامر الإصلاح المفتوحة ورفع الوظائف المتأخرة أو حالات العمل الجاري القديم (WIP).
- ضمان دقة بيانات العملاء وتحديثها في نظام DMS، بما في ذلك معلومات الاتصال وتحديثات الملكية وتفضيلات الخدمة.
- المساعدة في موازنة عبء العمل التشغيلي اليومي ودعم تدفق الورشة بسلاسة.
- إعداد تقارير يومية وأسبوعية وشهرية عن أحجام الحجوزات ونسب الحضور واستغلال سعة الورشة والاتجاهات التشغيلية.
- تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل تحويل المواعيد ونسبة عدم الحضور وأداء المكالمات الصادرة وكفاءة الحجز.
- تحديد قيود السعة وفجوات الحجز وأوجه القصور التشغيلية، ورفعها إلى مدير الخدمة مع التوصيات.
- الحفاظ على دقة البيانات داخل أنظمة CRM و DMS لدعم التقارير الموثوقة ورؤى الأعمال.
- التعامل مع استفسارات العملاء والشكاوى الأولية بشكل احترافي، مع ضمان التصعيد في الوقت المناسب للحالات الحساسة أو المعقدة إلى مدير الخدمة.
- دعم أنشطة متابعة ما بعد الخدمة بالتنسيق مع فرق CRM وخدمة العملاء.
- ضمان الامتثال لمعايير التواصل الخاصة بالشركة المصنعة ولوائح حماية بيانات العملاء ومتطلبات التدقيق الداخلي.
- الحفاظ على تجربة عملاء متسقة واحترافية عبر جميع نقاط الاتصال الخاصة بالحجز والتواصل.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو السيارات أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات في بيئة ما بعد البيع في وكالة سيارات، أو مركز اتصال، أو دور تنسيق مع العملاء.
- يفضل بشدة وجود خبرة سابقة في حجز المواعيد، أو جدولة الورش، أو عمليات CRM للخدمة.
- التعامل مع عمليات الخدمة ذات الحجم الكبير وبيئات التفاعل مع العملاء تعتبر ميزة إضافية.
المهارات المطلوبة
- إتقان استخدام أنظمة إدارة الوكالة (DMS) لحجز الخدمة وإدارة بيانات العملاء وتتبع المواعيد.
- مهارات قوية في Microsoft Excel لإعداد التقارير والتحليل وتتبع الأداء.
- الإلمام بأنظمة CRM ومنصات الاتصال الصادرة وأدوات التفاعل مع العملاء.
- القدرة على إدارة أنظمة الجدولة وتحسين تخصيص الموارد.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Requisition ID: 177930
Established in the 1930s as a trading business, Al-Futtaim Group today is one of the most diversified and progressive, privately held regional businesses headquartered in Dubai, United Arab Emirates. Structured into five operating divisions; automotive, financial services, real estate, retail and healthcare; employing more than 35,000 employees across more than 20 countries in the Middle East, Asia and Africa, Al-Futtaim Group partners with over 200 of the world's most admired and innovative brands. Al-Futtaim Group’s entrepreneurship and relentless customer focus enables the organization to continue to grow and expand; responding to the changing needs of our customers within the societies in which we operate.
By upholding our values of respect, excellence, collaboration and integrity; Al-Futtaim Group continues to enrich the lives and aspirations of our customers each and every day
Position Summary
The Service Coordinator is responsible for managing service bookings, workshop capacity planning, and customer communication to ensure smooth and efficient aftersales operations.
The role acts as the operational backbone between customers, Service Advisors, and the workshop by ensuring all appointments are accurately scheduled, workshop capacity is optimized, and customer interactions are handled professionally across all touchpoints. By maintaining booking discipline and proactive communication, the Service Coordinator directly contributes to workshop utilization, reduced no-show rates, and improved customer experience.
This position plays a critical role in aligning customer demand with workshop capacity while supporting operational efficiency and service revenue generation.
Key Responsibilities
Appointment Booking & Capacity Planning
A major division of the UAE-based Al-Futtaim Group of companies, Al-Futtaim Automotive is an industry leader with presence in 10 countries across the Middle East, Asia and Africa.
Our core business activities at Al-Futtaim Automotive include distribution, manufacturing, leasing and aftersales, and we are firmly established as the regional representative of some of the world’s most iconic automotive brands: Toyota, Lexus, Honda, Jeep, Chrysler, Dodge, Volvo and RAM.
We are driven by a customer-centric approach, constantly pushing the boundaries on innovation, quality standards, and value-added service across our vast universe of customers - right from motoring enthusiasts to fleet operators to contractors. Our mission is to become the leader in custom-made mobility solutions by delivering nothing less than world-class omni-channel experiences.
We channel our local expertise and global trust to deliver one of the most comprehensive portfolios of mobility products and solutions, from passenger cars to SUVs, electric vehicles to high-performance motorbikes, commercial vehicles to industrial & construction equipment.
What keeps the company moving forward is a 9000-member strong team, with inspiring possibilities for growth, throughout the career path. This is Al-Futtaim Automotive and we empower talent to move forward.
Established in the 1930s as a trading business, Al-Futtaim Group today is one of the most diversified and progressive, privately held regional businesses headquartered in Dubai, United Arab Emirates. Structured into five operating divisions; automotive, financial services, real estate, retail and healthcare; employing more than 35,000 employees across more than 20 countries in the Middle East, Asia and Africa, Al-Futtaim Group partners with over 200 of the world's most admired and innovative brands. Al-Futtaim Group’s entrepreneurship and relentless customer focus enables the organization to continue to grow and expand; responding to the changing needs of our customers within the societies in which we operate.
By upholding our values of respect, excellence, collaboration and integrity; Al-Futtaim Group continues to enrich the lives and aspirations of our customers each and every day
Position Summary
The Service Coordinator is responsible for managing service bookings, workshop capacity planning, and customer communication to ensure smooth and efficient aftersales operations.
The role acts as the operational backbone between customers, Service Advisors, and the workshop by ensuring all appointments are accurately scheduled, workshop capacity is optimized, and customer interactions are handled professionally across all touchpoints. By maintaining booking discipline and proactive communication, the Service Coordinator directly contributes to workshop utilization, reduced no-show rates, and improved customer experience.
This position plays a critical role in aligning customer demand with workshop capacity while supporting operational efficiency and service revenue generation.
Key Responsibilities
Appointment Booking & Capacity Planning
- Manage inbound service booking requests via calls, online platforms, and walk-in customers using the Dealer Management System (DMS)
- Optimize workshop loading by aligning technician availability, bay capacity, job complexity, and service priorities
- Schedule appointments in a structured manner to maximize workshop utilization and minimize idle capacity
- Coordinate priority bookings including VIP customers, fleet accounts, recall campaigns, and OEM service programs
- Monitor booking pipeline and adjust schedules dynamically based on operational changes
- Confirm service appointments in advance and send reminders to minimize no-show and cancellation rates
- Conduct pre-arrival calls to capture additional customer concerns and ensure Service Advisors are fully prepared for reception
- Manage outbound campaigns for service reminders, recalls, and OEM customer engagement programs
- Provide clear and professional communication to customers regarding appointment availability, preparation requirements, and expected timelines
- Coordinate customer mobility solutions such as loan vehicles, shuttle services, and waiting area arrangements
- Support Service Advisors by tracking open Repair Orders and escalating delayed jobs or aging work-in-progress (WIP) cases
- Ensure accurate and up-to-date customer data in the DMS, including contact details, ownership updates, and service preferences
- Assist in balancing daily operational workload and supporting smooth workshop flow
- Prepare daily, weekly, and monthly reports on booking volumes, show-up rates, workshop capacity utilization, and operational trends
- Track key performance indicators such as appointment conversion, no-show rate, outbound call performance, and booking efficiency
- Identify capacity constraints, booking gaps, and operational inefficiencies, escalating issues to the Service Manager with recommended actions
- Maintain data accuracy within CRM and DMS systems to support reliable reporting and business insights
- Handle customer inquiries and initial complaints professionally, ensuring timely escalation of sensitive or complex cases to the Service Manager
- Support post-service follow-up activities in coordination with CRM and Customer Care teams
- Ensure compliance with OEM communication standards, customer data protection regulations, and internal audit requirements
- Maintain consistent and professional customer experience across all booking and communication touchpoints
- Diploma or Bachelor’s Degree in Business Administration, Automotive, or a related field
- Minimum 2-4 years of experience in an automotive dealership aftersales environment, contact center, or customer coordination role
- Prior experience in appointment booking, workshop scheduling, or service CRM operations is strongly preferred
- Exposure to high-volume service operations and customer interaction environments is an advantage
- Proficiency in Dealer Management Systems (DMS) for service booking, customer data management, and appointment tracking
- Strong Microsoft Excel skills for reporting, analysis, and performance tracking
- Familiarity with CRM systems, outbound calling platforms, and customer engagement tools
- Ability to manage scheduling systems and optimize resource allocation
A major division of the UAE-based Al-Futtaim Group of companies, Al-Futtaim Automotive is an industry leader with presence in 10 countries across the Middle East, Asia and Africa.
Our core business activities at Al-Futtaim Automotive include distribution, manufacturing, leasing and aftersales, and we are firmly established as the regional representative of some of the world’s most iconic automotive brands: Toyota, Lexus, Honda, Jeep, Chrysler, Dodge, Volvo and RAM.
We are driven by a customer-centric approach, constantly pushing the boundaries on innovation, quality standards, and value-added service across our vast universe of customers - right from motoring enthusiasts to fleet operators to contractors. Our mission is to become the leader in custom-made mobility solutions by delivering nothing less than world-class omni-channel experiences.
We channel our local expertise and global trust to deliver one of the most comprehensive portfolios of mobility products and solutions, from passenger cars to SUVs, electric vehicles to high-performance motorbikes, commercial vehicles to industrial & construction equipment.
What keeps the company moving forward is a 9000-member strong team, with inspiring possibilities for growth, throughout the career path. This is Al-Futtaim Automotive and we empower talent to move forward.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 13 يونيو 2026
وظائف أخرى لدى Al-Futtaim
وظيفة مندوب مبيعات شاغرة لدى Al-Futtaim في السعودية
🏢 Al-Futtaim
Al-Futtaim تعلن عن وظيفة مهندس دعم فني في السعودية
🏢 Al-Futtaim