وظيفة أخصائي إداري مبتدئ لدى PULSE (MENA) في الدمام
🏢 PULSE (MENA)
وظيفة محترف إداري مبتدئ لدعم العمليات والمكتب (عن بُعد) لدى PULSE (MENA) في منطقة مكة
Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSE (MENA)
تفاصيل الوظيفة
PULSE (MENA) هي منظمة رائدة في تقديم التميز التشغيلي ودعم الابتكار في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، تبحث عن أخصائي إداري مبتدئ للانضمام إلى فريق العمليات في منطقة مكة، ضمن بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن شخص متحفز، دقيق ومنظم لبدء مسيرته الإدارية. سيعمل هذا الدور على تقديم الدعم الإداري والتشغيلي الأساسي لمختلف الأقسام، بما في ذلك تنسيق الجداول وإدارة الوثائق والمساعدة في الاتصالات الداخلية وتنظيم الاجتماعات وتحسين العمليات الإدارية. يتطلب المنصب مهارات تنظيمية ممتازة، تواصل كتابي ولفظي قوي، اهتماماً بالتفاصيل، والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري اليومي للمدراء والفرق متعددة التخصصات، بما في ذلك إعداد وتحرير وتنسيق المستندات والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات.
- الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية ومستودعات الوثائق بدقة، وأرشفة السجلات مع ضمان السرية.
- مراقبة صناديق البريد الوارد المشتركة وتوزيع الطلبات على أعضاء الفريق المناسبين، والمساعدة في إدخال البيانات وصيانة السجلات عبر الأنظمة الداخلية.
- تنسيق سير العمل الداخلي والعمليات الإدارية، وتتبع المهام التشغيلية ومعالم المشاريع، وإعداد التقارير التشغيلية باستخدام قوالب الشركة.
- دعم أنشطة إعداد الموظفين الجدد، والمساعدة في الحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية والتوثيق الداخلي.
- جدولة الاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة، وإرسال الدعوات والتذكيرات، وإعداد جداول الأعمال ومواد الاجتماعات، وتدوين الملاحظات وتوزيع بنود العمل.
- تنسيق الأحداث الافتراضية وجلسات الفريق الداخلية، ودعم مبادرات مشاركة المعرفة الداخلية.
- صياغة رسائل البريد الإلكتروني المهنية والإعلانات الداخلية، والتنسيق بين الأقسام، والرد على الاستفسارات الروتينية.
- الحفاظ على أنظمة المكاتب الرقمية والموارد المشتركة، وتتبع اللوازم المكتبية واشتراكات البرامج عند الاقتضاء، والمساعدة في توثيق البائعين والسفر والنفقات.
- تحديث قواعد البيانات الداخلية وجداول البيانات، وتجميع التقارير الإدارية الأسبوعية والشهرية، وإجراء فحوصات الجودة على السجلات، وتوليد تقارير روتينية للإدارة.
- تحديد فرص تحسين سير العمل الإداري، والتوصية بكفاءات في التوثيق والاتصال، والمشاركة في مشاريع تحسين الفعالية التشغيلية، والمساعدة في تنفيذ أدوات وإجراءات إدارية جديدة.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ ويفضل درجة البكالوريوس أو المشاركة في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.
- خبرة من 0-2 سنة في المجال الإداري أو دعم المكاتب أو خدمة العملاء أو التدريب أو ما شابه.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام، واهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي واللفظي باللغة الإنجليزية.
- القدرة على إدارة الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية، والعمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- سلوك مهني ومهارات شخصية قوية، والاستعداد لتعلم أنظمة وعمليات إدارية جديدة.
- يفضل خبرة سابقة في التدريب أو الدعم الإداري، أو العمل عن بُعد أو ضمن فريق افتراضي، أو الإلمام بتنسيق المشاريع.
- معرفة بمعايير الاتصالات التجارية، وإتقان اللغة العربية ميزة إضافية.
- إجادة استخدام Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وGoogle Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar).
- الإلمام بمنصات مؤتمرات الفيديو (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) وأدوات التعاون (Slack أو ما يشابهها).
- الإلمام بمنصات إدارة المهام (Asana, Trello, ClickUp, Monday.com) وأنظمة إدارة المستندات السحابية.
- الكفاءات الأساسية: التنظيم والتخطيط، إدارة الوقت، التواصل، الاحترافية، السرية، حل المشكلات، التكيف، التعاون، المبادرة، المساءلة، الاهتمام بالتفاصيل، عقلية خدمة العملاء.
المزايا
- راتب تنافسي.
- بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
- ترتيبات عمل مرنة.
- إجازة مدفوعة وعطلات رسمية.
- فرص التطوير المهني والتدريب.
- فرص النمو الوظيفي في مجالي العمليات والإدارة.
- ثقافة فريق تعاونية وداعمة وشاملة.
- التعرض لمشاريع إقليمية ودولية.
- التقدير القائم على الأداء وفرص الترقية.
- صاحب عمل متساوٍ للفرص ملتزم بخلق بيئة عمل متنوعة وشاملة.
عرض النص الأصلي للإعلان
About PULSE (MENA)
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and supporting innovation across the Middle East and North Africa. We value collaboration, efficiency, integrity, and continuous learning. Our remote-first culture empowers team members to contribute meaningfully while developing professionally in a supportive and inclusive environment.
We are looking for a motivated, detail-oriented, and organized Entry-Level Administrative Professional to join our Operations team. This role is ideal for someone beginning their administrative career who enjoys organizing information, supporting teams, solving day-to-day operational challenges, and ensuring smooth business operations.
Position Overview
As an Entry-Level Administrative Professional, you will provide essential administrative and operational support to various departments across the organization. You will coordinate schedules, manage documentation, assist with internal communications, organize meetings, maintain accurate records, and help improve administrative processes.
This position requires excellent organizational skills, strong written and verbal communication, attention to detail, and the ability to work independently in a fully remote environment.
Key Responsibilities
Administrative Support
Candidates Should Have Experience Or Familiarity With
Successful Candidates Will
PULSE (MENA) is committed to creating a diverse and inclusive workplace. We are dedicated to providing equal employment opportunities and fostering a respectful and collaborative work environment.
How to Apply
Interested candidates should submit their Updated CV or résumé.
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and supporting innovation across the Middle East and North Africa. We value collaboration, efficiency, integrity, and continuous learning. Our remote-first culture empowers team members to contribute meaningfully while developing professionally in a supportive and inclusive environment.
We are looking for a motivated, detail-oriented, and organized Entry-Level Administrative Professional to join our Operations team. This role is ideal for someone beginning their administrative career who enjoys organizing information, supporting teams, solving day-to-day operational challenges, and ensuring smooth business operations.
Position Overview
As an Entry-Level Administrative Professional, you will provide essential administrative and operational support to various departments across the organization. You will coordinate schedules, manage documentation, assist with internal communications, organize meetings, maintain accurate records, and help improve administrative processes.
This position requires excellent organizational skills, strong written and verbal communication, attention to detail, and the ability to work independently in a fully remote environment.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative assistance to managers and cross-functional teams.
- Prepare, edit, format, and organize business documents, reports, presentations, and spreadsheets.
- Maintain accurate digital filing systems and document repositories.
- Organize and archive company records while ensuring confidentiality.
- Monitor shared inboxes and distribute requests to appropriate team members.
- Assist with data entry and record maintenance across multiple internal systems.
- Coordinate internal workflows and administrative processes.
- Assist with tracking operational tasks and project milestones.
- Help prepare operational reports using company templates.
- Monitor task completion and follow up on outstanding action items.
- Support onboarding activities for new employees.
- Assist in maintaining standard operating procedures (SOPs) and internal documentation.
- Schedule meetings across multiple time zones.
- Send meeting invitations and reminders.
- Prepare agendas and meeting materials.
- Record meeting notes and distribute action items.
- Coordinate virtual events and internal team sessions.
- Draft professional emails and internal announcements.
- Coordinate communication between departments.
- Respond to routine inquiries professionally and promptly.
- Support internal knowledge-sharing initiatives.
- Maintain digital office systems and shared resources.
- Track administrative supplies and software subscriptions where applicable.
- Assist with vendor documentation and administrative records.
- Support travel planning and expense documentation when required.
- Ensure administrative processes remain organized and efficient.
- Update internal databases and spreadsheets.
- Compile weekly and monthly administrative reports.
- Perform quality checks on records for accuracy and completeness.
- Generate routine reports for management.
- Identify opportunities to improve administrative workflows.
- Recommend efficiencies in documentation and communication.
- Participate in projects aimed at improving operational effectiveness.
- Assist in implementing new administrative tools and procedures.
- High school diploma required; Associate's or Bachelor's degree in Business Administration, Management, Communications, or a related field is preferred.
- 0-2 years of administrative, office support, customer service, internship, or similar experience.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent written and verbal communication skills in English.
- High attention to detail and accuracy.
- Ability to manage priorities and meet deadlines.
- Comfortable working independently in a remote environment.
- Professional attitude with strong interpersonal skills.
- Willingness to learn new systems and administrative processes.
- Previous internship or administrative support experience.
- Experience working remotely or in a virtual team.
- Familiarity with project coordination.
- Knowledge of business communication standards.
- Arabic language proficiency is a plus.
Candidates Should Have Experience Or Familiarity With
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar)
- Video conferencing platforms (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet)
- Collaboration tools (Slack or similar)
- Task management platforms (Asana, Trello, ClickUp, or Monday.com)
- Cloud document management systems
- Organization and planning
- Time management
- Communication
- Professionalism
- Confidentiality
- Problem-solving
- Adaptability
- Collaboration
- Initiative
- Accountability
- Attention to detail
- Customer service mindset
Successful Candidates Will
- Maintain organized and accurate administrative records.
- Communicate professionally with internal stakeholders.
- Support smooth daily operations with minimal supervision.
- Meet deadlines consistently.
- Demonstrate reliability and strong organizational skills.
- Contribute ideas that improve administrative efficiency.
- Build positive working relationships across departments.
- Competitive salary.
- Fully remote work environment.
- Flexible working arrangements.
- Paid time off and company holidays.
- Professional development and training opportunities.
- Career growth within operations and administration.
- Collaborative, supportive, and inclusive team culture.
- Exposure to regional and international projects.
- Performance-based recognition and advancement opportunities.
PULSE (MENA) is committed to creating a diverse and inclusive workplace. We are dedicated to providing equal employment opportunities and fostering a respectful and collaborative work environment.
How to Apply
Interested candidates should submit their Updated CV or résumé.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 14 يوليو 2026
وظائف أخرى لدى PULSE (MENA)
