وظيفة سكرتير مدير تنفيذي شاغرة لدى iDMS بمدينة الرياض
تفاصيل الوظيفة
المسمى الوظيفي
سكرتيرة تنفيذية / مساعدة إدارية للمدير التنفيذي
الهدف من الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل للمدير التنفيذي لضمان سير العمل بكفاءة، وإدارة الاتصالات والمواعيد والمهام الإدارية اليومية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
إدارة الجدول الزمني والمواعيد
تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمدير التنفيذي
متابعة أجندة العمل اليومية والأسبوعية والشهرية
تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات الطيران، الفنادق، التأشيرات)
إدارة الاتصالات
استقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات أو تحويلها للجهة المختصة
إدارة البريد الإلكتروني وفرز المراسلات حسب الأولوية
الترحيب بالزوار وضيوف المدير التنفيذي وتنسيق لقاءاتهم
الأعمال الإدارية والمكتبية
إعداد وصياغة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية
تنظيم وأرشفة الملفات والوثائق (ورقياً وإلكترونياً)
إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات
التنسيق الداخلي والخارجي
التنسيق بين المدير التنفيذي والإدارات المختلفة داخل الشركة
متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن المدير التنفيذي مع الأقسام المعنية
التواصل مع الجهات الخارجية (عملاء، شركاء، موردين) نيابة عن المدير عند الحاجة
السرية وحفظ المعلومات
التعامل مع المعلومات والوثائق السرية بمنتهى الحرص والاحترافية
الحفاظ على خصوصية الأعمال والقرارات الإدارية
المؤهلات والمهارات المطلوبة
المؤهل العلمي: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية التنفيذية أو أي تخصص ذي صلة
الخبرة: 2-5 سنوات خبرة في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري
المهارات الفنية:
إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
مهارات كتابة وصياغة المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية
سرعة جيدة في الطباعة
المهارات الشخصية:
مهارات تنظيمية عالية وإدارة الوقت
لباقة في التعامل وحسن المظهر
القدرة على العمل تحت الضغط وترتيب الأولويات
الكتمان والأمانة في التعامل مع المعلومات السرية
مهارات تواصل ممتازة
عرض النص الأصلي للإعلان
المسمى الوظيفي
سكرتيرة تنفيذية / مساعدة إدارية للمدير التنفيذي
الهدف من الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل للمدير التنفيذي لضمان سير العمل بكفاءة، وإدارة الاتصالات والمواعيد والمهام الإدارية اليومية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
إدارة الجدول الزمني والمواعيد
تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمدير التنفيذي
متابعة أجندة العمل اليومية والأسبوعية والشهرية
تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات الطيران، الفنادق، التأشيرات)
إدارة الاتصالات
استقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات أو تحويلها للجهة المختصة
إدارة البريد الإلكتروني وفرز المراسلات حسب الأولوية
الترحيب بالزوار وضيوف المدير التنفيذي وتنسيق لقاءاتهم
الأعمال الإدارية والمكتبية
إعداد وصياغة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية
تنظيم وأرشفة الملفات والوثائق (ورقياً وإلكترونياً)
إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات
التنسيق الداخلي والخارجي
التنسيق بين المدير التنفيذي والإدارات المختلفة داخل الشركة
متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن المدير التنفيذي مع الأقسام المعنية
التواصل مع الجهات الخارجية (عملاء، شركاء، موردين) نيابة عن المدير عند الحاجة
السرية وحفظ المعلومات
التعامل مع المعلومات والوثائق السرية بمنتهى الحرص والاحترافية
الحفاظ على خصوصية الأعمال والقرارات الإدارية
المؤهلات والمهارات المطلوبة
المؤهل العلمي: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية التنفيذية أو أي تخصص ذي صلة
الخبرة: 2-5 سنوات خبرة في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري
المهارات الفنية:
إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
مهارات كتابة وصياغة المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية
سرعة جيدة في الطباعة
المهارات الشخصية:
مهارات تنظيمية عالية وإدارة الوقت
لباقة في التعامل وحسن المظهر
القدرة على العمل تحت الضغط وترتيب الأولويات
الكتمان والأمانة في التعامل مع المعلومات السرية
مهارات تواصل ممتازة