وظيفة مراقب مستندات شاغرة لدى James L Williams Middle East في الرياض
Document Controller - KSA
🏢 James L Williams Middle East
تفاصيل الوظيفة
تسعى شركة James L Williams Middle East إلى تعيين منسق وثائق (Document Controller - Site-Based) للعمل في الموقع بدعم من فريق المشروع في الرياض، المملكة العربية السعودية، للمساهمة في إنجاز مشاريع إنشائية كبرى من خلال إدارة وثائق المشروع، وصيانة أنظمة التحكم في الوثائق، وضمان توزيع السجلات في الوقت المناسب وفقاً لإجراءات الشركة ومتطلبات العميل.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وصيانة جميع وثائق المشروع وفقاً لفهرس ملفات المشروع وإجراءات التحكم في الوثائق.
- التحكم في استلام وتوزيع وتتبع وأرشفة الوثائق الواردة والصادرة، مع ضمان حفظ السجلات والإقرارات المناسبة.
- صيانة وتحديث سجلات الوثائق وسجلات WIRs وMIRs وRFIs وNCRs وSORs وبيانات الطرق وتقارير الأضرار ورسومات IFC وغيرها من وثائق المشروع.
- تنسيق تقديم الوثائق مثل WIRs وMIRs وبيانات الطرق وطلبات أعمال المقاول وغيرها من المستندات الفنية لمراجعة واعتماد الاستشاري.
- إدارة وثائق المشروع داخل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS)، ويفضل Aconex، مع ضمان رفع الوثائق وتوزيعها وتتبعها بدقة.
- إعداد مراسلات المشروع والتقارير والإرساليات وأي وثائق أخرى يطلبها مدير المشروع أو مدير البرنامج.
- مراقبة إجراءات الوثائق المتأخرة ومتابعة فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين من الباطن لضمان الاستجابة في الوقت المناسب وإغلاق الوثائق.
- صيانة علامات التعديل (red-line mark-ups) ووثائق المنجز (as-built) وسجلات المشروع لدعم الأنشطة الهندسية والإنشائية.
- تقديم الدعم الإداري للمكتب الميداني، بما في ذلك التحكم في الوثائق وسجلات الموظفين والمستلزمات المكتبية وتنسيق المصروفات النثرية وإدارة الموقع العامة.
- ضمان الامتثال لإجراءات الجودة الخاصة بالشركة ومتطلبات العميل ومعايير التحكم في وثائق المشروع.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في أي تخصص. يُعتبر التدريب الرسمي أو الشهادة في التحكم في الوثائق ميزة إضافية.
- خبرة من 3 إلى 5 سنوات كمنسق وثائق في مجال الإنشاءات، ويفضل في مشاريع المباني أو البنية التحتية واسعة النطاق.
- الاستعداد للعمل في الموقع داخل المملكة العربية السعودية.
- خبرة في العمل مع إجراءات التحكم في الوثائق الخاصة بالاستشاريين والمقاولين من الباطن والعملاء.
- الإلمام بمتطلبات توثيق المشاريع الكبرى في المملكة مثل أرامكو السعودية ونيوم وروشن والبحر الأحمر الدولية (إذا كانت ذات صلة بمشاريعك).
المهارات المطلوبة
- معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، ويفضل Aconex.
- إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وOutlook.
- مهارات تنظيمية واتصالية وإدارة وقت ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة مع الحفاظ على دقة الوثائق وسريتها والامتثال للمعايير.
- روح المبادرة والعمل الجماعي مع مهارات تنسيقية وإدارية وحل مشكلات قوية.
عرض النص الأصلي للإعلان
James L Williams Middle East is seeking a highly organized and detail-oriented Document Controller - Site-Based to join our Project Team in the Kingdom of Saudi Arabia and support the successful delivery of major construction projects.
This role is responsible for managing project documentation, maintaining document control systems, ensuring the timely distribution of project records, and providing site administration support in accordance with company procedures and client requirements. The successful candidate will play a key role in maintaining document integrity, ensuring compliance, and facilitating effective communication across project stakeholders.
Key Responsibilities
This role is responsible for managing project documentation, maintaining document control systems, ensuring the timely distribution of project records, and providing site administration support in accordance with company procedures and client requirements. The successful candidate will play a key role in maintaining document integrity, ensuring compliance, and facilitating effective communication across project stakeholders.
Key Responsibilities
- Manage and maintain all project documentation in accordance with the Project File Index and Document Control Procedures.
- Control the receipt, distribution, tracking, filing, and archiving of incoming and outgoing project documents, ensuring proper record keeping and acknowledgements.
- Maintain and update document registers and logs for WIRs, MIRs, RFIs, NCRs, SORs, Method Statements, Damage Reports, IFC Drawings, and other project documentation.
- Coordinate document submissions, including WIRs, MIRs, Method Statements, Builder's Work Requests, and other technical documents for consultant review and approval.
- Administer project documentation within the Electronic Document Management System (EDMS), preferably Aconex, ensuring documents are accurately uploaded, distributed, and tracked.
- Prepare project correspondence, reports, transmittals, and other documentation as requested by the Project Director or Project Manager.
- Monitor overdue document actions and follow up with project teams, consultants, and subcontractors to ensure timely responses and document closure.
- Maintain red-line mark-ups, as-built documentation, and project records to support engineering and construction activities.
- Provide administrative support to the site office, including document control, employee records, office supplies, petty cash coordination, and general site administration.
- Ensure compliance with company quality procedures, client requirements, and project document control standards.
- Bachelor's degree in any discipline. Formal training or certification in Document Control will be an advantage.
- 3-5 years of experience as a Document Controller within the construction industry, preferably on large-scale building or infrastructure projects.
- Strong working knowledge of Electronic Document Management Systems (EDMS), preferably Aconex.
- Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel, Word, and Outlook.
- Excellent organizational, communication, and time management skills with strong attention to detail.
- Ability to manage multiple priorities while maintaining document accuracy, confidentiality, and compliance.
- Proactive team player with strong coordination, administrative, and problem-solving skills.
- Willingness to work on-site in the Kingdom of Saudi Arabia.
- Experience working with consultants, subcontractors, and client document control procedures.
- Familiarity with Saudi Aramco, NEOM, ROSHN, Red Sea Global, or other major KSA project documentation requirements (if relevant to your projects)
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 18 يوليو 2026