سكرتير تنفيذي

المهام الوظيفية :

• إدارة وتنظيم جدول أعمال الرئيس التنفيذي، بما يشمل المواعيد، الاجتماعات، والجلسات القضائية المهمة.
• تنسيق مواعيد القضايا ومتابعة التواريخ المهمة (جلسات، مذكرات، مهل نظامية) والتنبيه عليها مسبقاً للمحامي والمستشار المختص.
• استقبال المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وفرزها وتوجيهها ومتابعة الردود.
• تنظيم الملفات القانونية الالكترونية وتحديثها يوميا في النظام الالكتروني الخاص بالشركة.
• إعداد محاضر الاجتماعات، وتدوين القرارات والتوصيات ومتابعة تنفيذها مع فريق العمل.
• التنسيق مع العملاء بخصوص المواعيد والمتطلبات والمستندات اللازمة.
• متابعة الفواتير، أوامر الدفع، وأتعاب القضايا بالتنسيق مع الإدارة المالية.
• الالتزام التام بسرية المعلومات والملفات والقضايا.
• تنظيم شؤون السفر والحجوزات والاجتماعات الخارجية عند الحاجة.
• التنسيق والمتابعة مع قسم المشتريات فيما يخص الطلبات الإدارية، الخدمات، العقود، أو أي احتياجات تشغيلية خاصة بالمكتب.
• التنسيق مع قسم الموارد البشرية بخصوص شؤون الموظفين الإدارية، الحضور والانصراف، الإجازت،ومتابعة إجراءات التعيين ومباشرة العمل ،وانهاءات العقود.
• القيام بأي مهام إدارية أخرى يكلف بها الشركاء أو الإدارة.

المؤهلات:

• شهادة جامعية أو دبلوم مناسب (إدارة، سكرتارية،قانون، أو ما يعادلها).
• خبرة سابقة في مكتب محاماة أو بيئة قانونية (متطلب اساسي).
• مهارة عالية في استخدام الحاسب الآلي (Microsoft Office).
• القدرة على العمل تحت الضغط وحسن التنظيم وإدارة الوقت.
• الالتزام بالسرية المهنية والدقة في العمل.
• اجادة اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة.