📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

وظيفة مدير دعم الأعمال / مساعد تنفيذي شاغرة لدى Hill International في السعودية

Business Support Manager / Executive Assistant
🏢 Hill International, Inc.
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 السعودية وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

شركة Hill International, Inc. تعلن عن وظيفة مدير دعم الأعمال / مساعد تنفيذي (Business Support Manager / Executive Assistant) في السعودية، لمدة 5 أشهر، لدعم مكتب المدير التنفيذي وإدارة مهام المشاريع.

المهام والمسؤوليات

  • إدارة أولويات المدير التنفيذي والاتصالات والاجتماعات، وضمان التنسيق القيادي الفعال.
  • تبسيط سير العمل عبر الإدارات وتوحيد القوالب وأدوات التتبع لإدارة المشاريع بكفاءة.
  • دعم تطبيق إجراءات حوكمة مكتب إدارة المشاريع (PMO) وعمليات إعداد التقارير.
  • إجراء البحوث وجمع المعلومات وتقديم التوصيات للإدارة التنفيذية لدعم اتخاذ القرارات.
  • إنشاء ومتابعة قوائم المتابعة، خطط المشاريع، الجداول الزمنية، وسجلات الدعم المحكمة لتنظيم تنفيذ المشاريع.
  • تقديم الدعم الإداري والتشغيلي والتنفيذي للمدير التنفيذي والوظائف الموكلة.
  • تنسيق عمليات تعيين وإنهاء خدمات الموظفين وانتقالاتهم، وضمان سلاسة الإجراءات.
  • المساعدة في التدريب وتبادل المعرفة وتوجيه إدارة الوثائق لتعزيز التنسيق والإنتاجية.
  • دعم عمليات التوظيف وتوفير الموارد بما في ذلك تنسيق السير الذاتية وجدولة المقابلات.
  • إدارة التقويمات وجدولة المواعيد وتنسيق اللوجستيات الخاصة بالاجتماعات لإدارة الوقت بكفاءة.

الشروط والمتطلبات

  • درجة البكالوريوس أو خبرة ذات صلة في دعم الأعمال أو المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب.
  • إتقان استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Outlook وTeams وSharePoint وExcel وWord وPowerPoint.
  • خبرة مثبتة في تنسيق الفرق وأصحاب المصلحة وأنشطة دعم المشاريع ضمن بيئة مشاريع معقدة.
  • مهارات قوية في دعم القيادة والتنسيق وإدارة أصحاب المصلحة للتعامل مع أولويات المدير التنفيذي.
  • مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً للتفاعل مع مختلف أصحاب المصلحة والإدارة التنفيذية.
  • القدرة على تحديد المشكلات وتحليلها ورفعها بشكل مناسب، مع تقديم حلول دعم عملية.
  • مهارات تنظيمية استثنائية لإدارة مهام متعددة واجتماعات وأولويات في وقت واحد.
  • الكفاءة في استخدام البرامج المكتبية الحديثة وعمليات أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) / Aconex وتقنيات دعم الأعمال.
  • خبرة في إدارة السجلات والسجلات المنظمة والملفات المحكمة وتوجيه المستندات، وضمان التوثيق الدقيق.
  • قدرات قوية في حل المشكلات وتحديد الأولويات ودعم اتخاذ القرارات لمساعدة المدير التنفيذي بفعالية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description

The Business Support Manager / Executive Assistant plays a vital role in ensuring the smooth operation of the Executive Director's office and the overall success of the Projects department. This individual will be responsible for managing executive priorities, communications, and meetings, as well as providing administrative, operational, and governance support. By creating a structured and efficient support system, the Business Support Manager enables the Executive Director and the PMO team to deliver accurate and timely outcomes.

Project duration: 5 months

Responsibilities

  • Manage executive priorities, communications, and meetings, ensuring effective leadership coordination.
  • Streamline cross-functional workflows and standardize templates and trackers for efficient project management.
  • Support the development and implementation of PMO governance routines and reporting processes.
  • Conduct research, compile information, and provide recommendations to executive management for informed decision-making.
  • Create and maintain action trackers, project plans, schedules, and controlled support records for organized project execution.
  • Provide administrative, operational, and executive support to the ED and assigned functions.
  • Coordinate employee onboarding, offboarding, and staff movement, ensuring a smooth transition process.
  • Assist with training, knowledge sharing, and document control guidance to enhance team coordination and productivity.
  • Support recruitment and resource processes, including CV coordination and interview scheduling.
  • Manage calendars, schedule appointments, and coordinate meeting logistics for efficient time management.

Qualifications

  • Bachelor's degree or relevant experience in business support, executive assistance, or office management.
  • Proficiency in Microsoft Office, particularly Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Word, and PowerPoint.
  • Proven experience in coordinating teams, stakeholders, and project-support activities within a complex project environment.
  • Strong leadership-support, coordination, and stakeholder-management skills to effectively navigate executive priorities.
  • Excellent verbal and written communication skills for interacting with diverse stakeholders and executive management.
  • Ability to identify issues, analyze problems, and escalate appropriately, ensuring practical support solutions.
  • Exceptional organizational skills to manage multiple tasks, meetings, and priorities simultaneously.
  • Competence in using modern office software, EDMS / Aconex-related processes, and business support technology.
  • Experience in managing records, registers, controlled filing, and document routing, ensuring accurate documentation.
  • Strong problem-solving, prioritization, and decision-support abilities to assist the Executive Director effectively.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 22 يوليو 2026

وظائف أخرى لدى Hill International, Inc.