وظيفة مساعد فعاليات - إدارة المشاريع لدى NBS Holdings بالرياض

Project Management (PM) Event Assistant

Job Purpose

To support the project management team in the planning, coordination, delivery, and follow-up of the event, while ensuring effective communication between internal teams, suppliers, contractors, and participating entities.

Key Responsibilities

• Assist the Project Manager in preparing project plans, schedules, and work trackers.
• Follow up on daily tasks and maintain accurate updates on progress, delays, and pending actions.
• Coordinate with internal teams, suppliers, contractors, and participating entities.
• Organize meetings, prepare agendas, document meeting minutes, and follow up on agreed actions.
• Prepare and update project progress reports, task lists, and follow-up records.
• Support the operational and logistical requirements of the event.
• Assist with registration, participant coordination, venue preparation, and on-site operations when required.
• Monitor the delivery of services and work packages against the approved scope and timeline.
• Organize and maintain project files, correspondence, contracts, and supporting documents.
• Provide on-site support during the preparation, execution, and operational stages of the event.
• Escalate risks, delays, and operational challenges to the Project Manager.
• Perform any other project-related duties required for the successful delivery of the event.

Qualifications and Requirements

• Saudi national.
• Minimum of 3 years of relevant experience in project management, event management, event operations, or a related field.
• Fluency in Arabic and English, both written and spoken.
• Strong organizational, coordination, and time-management skills.
• Ability to prepare reports, meeting minutes, and task follow-up documents.
• Ability to work under pressure and manage multiple priorities.
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, PowerPoint, and Word.
• Strong communication, coordination, and teamwork skills.
• Flexibility and willingness to travel to and work from the event location during the preparation and execution stages.
• Previous experience in conferences, exhibitions, or large-scale events is preferred.

مساعد إدارة مشاريع الفعاليات

الهدف من الوظيفة

دعم فريق إدارة المشروع في التخطيط للفعالية وتنفيذها ومتابعة أعمالها، والتنسيق بين فرق العمل والموردين والجهات ذات العلاقة، بما يضمن إنجاز المهام وفق الجدول الزمني ومتطلبات المشروع.

المهام والمسؤوليات

• مساندة مدير المشروع في إعداد خطط العمل والجداول الزمنية ومتابعة تنفيذها.
• متابعة المهام اليومية والتأكد من تحديث حالة الإنجاز والتأخير والملاحظات.
• التنسيق بين فرق العمل الداخلية والموردين والمتعهدين والجهات المشاركة.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوثيق المحاضر ومتابعة القرارات.
• إعداد وتحديث تقارير تقدم المشروع وقوائم المهام والمتابعة.
• متابعة المتطلبات التشغيلية واللوجستية المتعلقة بالفعالية.
• دعم أعمال التسجيل، واستقبال المشاركين، وتجهيز مواقع الفعالية عند الحاجة.
• متابعة تسليم الأعمال والخدمات وفق النطاق والجدول الزمني المعتمد.
• حفظ وتنظيم ملفات المشروع والمراسلات والعقود والمستندات ذات العلاقة.
• المشاركة الميدانية خلال مراحل التجهيز والتنفيذ والتشغيل.
• رفع التحديات والمخاطر والتأخيرات إلى مدير المشروع بشكل مباشر.
• تنفيذ أي مهام أخرى مرتبطة بالمشروع أو الفعالية حسب متطلبات العمل.

المؤهلات والمتطلبات

• سعودي الجنسية.
• خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المشاريع أو تنظيم وإدارة الفعاليات أو مجال ذي صلة.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الوقت.
• القدرة على إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات ومتابعة المهام.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع عدة مهام في الوقت نفسه.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel وPowerPoint وWord.
• مهارات جيدة في التواصل والتنسيق والعمل ضمن فريق.
• الاستعداد والمرونة للتنقل والعمل من موقع الحدث خلال مراحل التجهيز والتنفيذ.
• يفضل وجود خبرة سابقة في المؤتمرات أو المعارض أو الفعاليات الكبرى.