وظيفة أمين عام واتصالات مؤسسية لدى الاتحاد السعودي لفنون القتال المختلطة بمدينة الرياض

الأمين العام والاتصال المؤسسي - الاتحاد السعودي للفنون القتالية المختلطة

المهام والمسؤوليات (R&R)

يُعد الأمين العام مسؤولاً عن الإشراف على العمليات الإدارية والتنظيمية للاتحاد، وضمان كفاءة التنسيق الداخلي والخارجي، وإدارة الاتصال المؤسسي والعلاقات مع أصحاب المصلحة، بما يساهم في تعزيز الحوكمة المؤسسية، ورفع كفاءة الأداء، ودعم تنفيذ الأهداف الاستراتيجية للاتحاد.

يشمل الدور قيادة أعمال الأمانة العامة، وإدارة التواصل الداخلي والخارجي، والإشراف على المراسلات الرسمية، والعلاقات المؤسسية، والتنسيق مع الجهات الحكومية والرياضية والشركاء المحليين والدوليين، بما يعكس الصورة الاحترافية للاتحاد ويضمن توحيد الرسائل المؤسسية.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: الأمانة العامة والإدارة المؤسسية

• الإشراف على أعمال الأمانة العامة وضمان تنفيذ قرارات مجلس الإدارة واللجان وفق الأنظمة والإجراءات المعتمدة.
• متابعة تنفيذ الخطط والمبادرات والبرامج التشغيلية بالتنسيق مع الإدارات المختلفة داخل الاتحاد.
• إدارة وتنظيم اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، وإعداد جداول الأعمال، والمحاضر، والتقارير الدورية.
• ضمان تطبيق الحوكمة المؤسسية والالتزام بالسياسات والإجراءات واللوائح التنظيمية المعتمدة.
• الإشراف على إدارة الوثائق والسجلات والمراسلات الرسمية الخاصة بالاتحاد.
• التنسيق مع الجهات الحكومية والرياضية والتنظيمية فيما يتعلق بالمراسلات والاعتمادات والطلبات الرسمية.
• متابعة مؤشرات الأداء المؤسسية ورفع التقارير والتوصيات للإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة.
• دعم الإدارة التنفيذية في تنفيذ الأولويات الاستراتيجية وتحسين كفاءة العمليات المؤسسية والإدارية.

ثانياً: الاتصال الداخلي

• تطوير وتنفيذ استراتيجية الاتصال الداخلي بما يعزز كفاءة التواصل والتنسيق بين الإدارات والفرق المختلفة داخل الاتحاد.
• ضمان توحيد الرسائل الداخلية وتعزيز ثقافة العمل المؤسسي والاحترافية والشفافية.
• الإشراف على إعداد التعاميم والإعلانات والتحديثات الداخلية الخاصة بالاتحاد.
• دعم بيئة العمل وتعزيز التفاعل والتنسيق بين الإدارات واللجان المختلفة.
• المساهمة في تطوير آليات التواصل الداخلي وتحسين تدفق المعلومات واتخاذ القرار.

ثالثاً: الاتصال الخارجي والعلاقات المؤسسية

• الإشراف على استراتيجية الاتصال الخارجي والعلاقات المؤسسية الخاصة بالاتحاد.
• إدارة العلاقات مع الجهات الحكومية واللجان الأولمبية والاتحادات القارية والدولية والشركاء وأصحاب المصلحة.
• الإشراف على المراسلات والخطابات الرسمية والاتصالات المؤسسية الصادرة والواردة.
• تمثيل الاتحاد في الاجتماعات والفعاليات الرسمية والمؤتمرات والزيارات المؤسسية عند الحاجة.
• ضمان توحيد الرسائل المؤسسية وتعزيز الصورة الذهنية والاحترافية للاتحاد أمام الجهات الخارجية.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة فيما يتعلق بالتصريحات الرسمية والبيانات والاتصالات المؤسسية.
• دعم إدارة الأزمات المؤسسية والتواصل الرسمي في الحالات الطارئة أو الحساسة.
• بناء وإدارة علاقات استراتيجية طويلة المدى مع الجهات والشركاء المحليين والدوليين.

رابعاً: الحوكمة والتطوير المؤسسي

• المساهمة في تطوير السياسات والإجراءات التنظيمية والحوكمة المؤسسية داخل الاتحاد.
• متابعة الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات الصادرة من الجهات التنظيمية ذات العلاقة.
• تطوير الأطر التشغيلية والإدارية التي تساهم في رفع كفاءة الأداء المؤسسي.
• إعداد التقارير والعروض التنفيذية والمذكرات الرسمية للإدارة العليا ومجلس الإدارة.
• دعم مبادرات التطوير المؤسسي والتحول الإداري داخل الاتحاد.
• الإشراف على جودة المخرجات المؤسسية والاتصالات الرسمية بما يتماشى مع أعلى معايير الاحترافية.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• خبرة قيادية في الإدارة التنفيذية أو الأمانة العامة أو الاتصال المؤسسي أو العلاقات الحكومية أو المجالات ذات العلاقة.
• معرفة قوية بالحوكمة المؤسسية والإجراءات الإدارية والتنظيمية.
• مهارات عالية في التواصل وإدارة العلاقات وصياغة المراسلات والخطابات الرسمية.
• قدرة قوية على التنسيق وإدارة أصحاب المصلحة والعمل ضمن بيئات متعددة الأطراف.
• مهارات قيادية وتنظيمية عالية وإدارة فرق العمل والعمليات المؤسسية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الملفات الحساسة بسرية واحترافية.
• إجادة إعداد التقارير والعروض التنفيذية والمذكرات الرسمية.
• يفضل وجود خبرة في القطاع الرياضي أو الجهات الحكومية أو شبه الحكومية أو المنظمات غير الربحية.

Secretary General & Corporate Communications - Saudi MMA Federation

Roles & Responsibilities (R&R)

The Secretary General is responsible for overseeing the Federation’s administrative and organizational operations while ensuring effective internal and external communication, institutional coordination, and stakeholder engagement. The role supports organizational governance, operational efficiency, strategic alignment, and the professional representation of the Federation across all local and international engagements.

The position oversees the General Secretariat function, institutional communications, official correspondence, and relationships with government entities, sports organizations, international federations, partners, and key stakeholders, ensuring consistency, professionalism, and alignment with the Federation’s strategic objectives.

Key Responsibilities

Governance & Institutional Management

• Oversee the operations of the General Secretariat and ensure the implementation of Board and committee decisions in accordance with approved policies and regulations.
• Coordinate and monitor the execution of operational plans, strategic initiatives, and organizational priorities across all Federation departments.
• Manage and organize Board and committee meetings, including agendas, minutes of meetings, reports, and follow-up actions.
• Ensure the implementation of strong governance practices, institutional policies, and organizational procedures across the Federation.
• Oversee the management of official records, documentation, archives, and institutional correspondence.
• Coordinate with government entities, regulatory bodies, sports organizations, and external stakeholders regarding official approvals, requests, and institutional matters.
• Monitor institutional performance indicators and provide reports and recommendations to executive management and the Board.
• Support executive leadership in driving organizational effectiveness, institutional alignment, and operational excellence.

Internal Communications

• Develop and implement internal communication strategies that strengthen collaboration, coordination, and information flow across the Federation.
• Ensure consistency of internal messaging while promoting professionalism, transparency, and a strong organizational culture.
• Oversee the preparation and distribution of internal announcements, circulars, updates, and organizational communications.
• Support employee engagement and strengthen communication between departments, committees, and leadership teams.
• Contribute to improving internal communication processes and organizational coordination mechanisms.

External Communications & Institutional Relations

• Lead the Federation’s external communications and institutional relations strategy.
• Manage relationships with government entities, Olympic committees, continental and international federations, partners, sponsors, and key stakeholders.
• Oversee official correspondence, institutional communications, and formal external engagement on behalf of the Federation.
• Represent the Federation in meetings, conferences, official visits, and institutional engagements when required.
• Ensure consistency of institutional messaging and strengthen the Federation’s professional image and reputation externally.
• Coordinate with internal departments regarding official statements, communications, announcements, and stakeholder engagement initiatives.
• Support crisis communication and manage sensitive institutional communications when required.
• Build and maintain long-term strategic relationships with local and international stakeholders and partners.

Governance, Strategy & Organizational Development

• Contribute to the development of institutional governance frameworks, organizational policies, and operational procedures.
• Ensure compliance with relevant regulations, governance standards, and directives issued by regulatory and sports authorities.
• Support institutional development initiatives aimed at improving operational efficiency and organizational effectiveness.
• Prepare executive reports, presentations, briefing notes, and official memorandums for senior leadership and the Board.
• Support organizational transformation and continuous improvement initiatives across the Federation.
• Ensure the quality and professionalism of institutional outputs, official communications, and organizational documentation.

Qualifications & Competencies

• Proven leadership experience in executive management, general secretariat functions, corporate communications, government relations, or related fields.
• Strong understanding of governance frameworks, organizational operations, and institutional management practices.
• Excellent communication, stakeholder management, and official correspondence drafting skills.
• Strong organizational, coordination, and relationship management capabilities.
• Ability to manage sensitive matters with professionalism, confidentiality, and strategic judgment.
• Strong leadership and team management skills within dynamic and multi-stakeholder environments.
• Experience preparing executive reports, presentations, briefing papers, and institutional documentation.
• Previous experience within the sports sector, government, semi-government, or non-profit organizations is preferred.