PepsiCo تعلن عن وظيفة مسؤول إداري وظيفي بالرياض
Function Admin
🏢 PepsiCo
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PepsiCo في الرياض عن توفر وظيفة إداري وظيفي (Function Admin) مسؤول عن تنظيم وتنسيق أنشطة القسم وإدارة المكاتب والإجراءات الإدارية لضمان الفعالية والكفاءة التنظيمية، مع التركيز على تطوير بروتوكولات الاتصال الداخلي وإدارة جمع البيانات وجدولة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية وتنظيم زيارات العمل والسفر لرئيس القسم وفريق القيادة.
المهام والمسؤوليات
- الاجتماعات والحوكمة: تنسيق وجدولة الاجتماعات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل. إدارة جميع الخدمات اللوجستية كحجز الغرف، التجهيزات، والمواد لضمان سير الاجتماعات بسلاسة.
- التقارير والتحليلات: إعداد ودمج وصيانة تقارير ولوحات بيانات الموارد البشرية يومياً وأسبوعياً وشهرياً. دعم دقة البيانات وتقديم رؤى واضحة لرئيس القسم وفريق القيادة لدعم اتخاذ القرارات.
- العروض التقديمية (فريق القيادة): تطوير عروض تقديمية احترافية لفريق القيادة تشمل ملخصات البيانات والرؤى والتحديثات الرئيسية لدعم المراجعات التجارية والمناقشات الاستراتيجية.
- حوكمة الموارد البشرية: دعم العمليات الرئيسية كاللقاءات العامة والتقارير الشهرية وتحديثات Visier ومقابلات إنهاء الخدمة، ومتابعة تحقيقات ER وآليات العمل وضمان المواعيد النهائية ودقة المعلومات.
- المشاركة الوظيفية وأنشطة الموارد البشرية: تخطيط وتنفيذ مبادرات تعزيز المشاركة والنشاطات الداخلية، بما فيها تنظيم الفعاليات وإعداد النشرات الإخبارية ودعم المبادرات التي تحسن تجربة الموظفين والثقافة المؤسسية.
- التعاون مع المواهب والاتصالات: العمل مع فرق إدارة المواهب والاتصالات والمكافآت الإجمالية لدعم وتنفيذ أجندة المواهب والمبادرات ذات الصلة والاتصالات الداخلية.
- أنشطة المكتب الرئيسي: إدارة الأنشطة المرتبطة بالمكتب الرئيسي كتنظيم جلسات التصوير والحملات الداخلية ودعم الفعاليات والاتصالات على مستوى الشركة مع الأطراف المعنية.
- إدارة الميزانية والشؤون المالية: تتبع وإدارة ميزانيات الموارد البشرية ومراقبة المصروفات وضمان التوافق مع سياسات الشركة. العمل كحافظ للنقدية وإجراء التسويات وتقارير المصروفات والمبالغ المستردة بدقة وفي الوقت المحدد.
- الدعم الإداري والمكتبي: تقديم الدعم الإداري اليومي بما في ذلك إدارة المراسلات وحفظ المستندات والحفاظ على سجلات منظمة لسهولة الاسترجاع.
- دعم فريق الإدارة: دعم الفريق الإداري بالاحتياجات الإدارية كمعالجة الاتصالات وتنسيق الشحنات وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
- إدارة الحضور والسجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة للإجازات ودعم فريق القيادة في المطالبات وبطاقات الائتمان والتسويات.
- المشتريات (SAP & MyBuy): إنشاء وإدارة أوامر الشراء في نظامي SAP وMyBuy مع ضمان اتباع الإجراءات والموافقات.
- السفر والخدمات اللوجستية: تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك حجوزات الفنادق والنقل لزيارات فرق القطاع والعالمية بالتنسيق مع المرافق لضمان تجربة سلسة.
- الدعم القانوني وإدارة العقود: دعم العمليات القانونية من خلال الحفاظ على أرشيف منظم للعقود والمستندات القانونية وضمان التصنيف والسرية وسهولة الاسترجاع، وتتبع حالة العقود والتجديدات والمواعيد النهائية لضمان الامتثال والمتابعة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو الإدارة أو مجال ذي صلة (يفضل).
- دبلوم في الإدارة أو الدراسات السكرتارية مقبول مع خبرة قوية.
- خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات في الإدارة التنفيذية أو أدوار إدارية عليا.
- خبرة في دعم كبار القادة (مثل مدير، نائب رئيس، فريق القيادة).
- خلفية قوية في إدارة المكاتب وإعداد التقارير وتنسيق الاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى.
- خبرة في أنظمة ERP مثل SAP وأدوات المشتريات تعتبر ميزة إضافية.
المهارات المطلوبة
- إتقان متقدم لبرامج Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
- مهارات قوية في العروض التقديمية وإعداد التقارير (إنشاء لوحات البيانات والملخصات التنفيذية).
- الإلمام بأدوات البيانات.
- مهارات تواصل ممتازة وإدارة أصحاب المصلحة.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- مهارات تنظيمية وتخطيطية وتعدد مهام قوية.
- الاهتمام بالتفاصيل مع قدرة قوية على حل المشكلات.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات تحت الضغط.
- عقلية قوية للمتابعة والتنفيذ.
- الطلاقة في اللغتين الإنجليزية والعربية.
- مستوى عالٍ من التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
- المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة سريعة ومتغيرة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Overview
We Are PepsiCo
PepsiCo products are enjoyed by consumers more than one billion times a day in more than 200 countries and territories around the world. PepsiCo generated more than $79 billion in net revenue in 2021, driven by a complementary beverage and convenient foods portfolio that includes LAY’S ®️, DORITOS ®️, CHEETOS ®️, GATORADE ®️, PEPSI ®️, QUAKER ®️ and more. PepsiCo's product portfolio includes a wide range of enjoyable foods and beverages, including many iconic brands that generate more than $1 billion each in estimated annual retail sales.
Guiding PepsiCo is our vision to Be the Global Leader in Beverages and Convenient Foods by Winning with PepsiCo Positive (pep+). pep+ is our strategic end-to-end transformation that puts sustainability and human capital at the center of how we will create value and growth by operating within planetary boundaries and inspiring positive change for planet and people.
Our employees drive our culture. No two days are the same; we are dynamic and full of passionate teams that embrace new ideas through our collaborative spirit. At PepsiCo, we know that our company can only succeed when our associates and the society we serve flourishes. We are committed to fostering a diverse workforce by creating a collaborative, equitable and inclusive space where everyone, regardless of what we look like, where we come from or who we love, has a voice. At PepsiCo we create a Space to be y( )u.
“We are an equal opportunity employer and comply with the with the global human rights policies and equality laws in the countries we operate in, we value diversity at our company; it is an essential part of our success. We do not discriminate on the basis of age, pregnancy or marital/civil partnerships, religion or belief, gender, disability and we are Mowaamah -GOLD certified in Saudi.”
Learn more about our culture and life at PepsiCo: https://stories.pepsicojobs.com/
To organize and coordinate Function activities and manage office administration and procedures, to ensure organizational effectiveness & efficiency. Core purpose is to develop intra-office communication protocols, applying administrative procedures, Moreover, manage data collection and arrange weekly/monthly connect with MOM as well as manage and organize business visits and travel booking and claims for the FH and LT.
Responsibilities
Education
We Are PepsiCo
PepsiCo products are enjoyed by consumers more than one billion times a day in more than 200 countries and territories around the world. PepsiCo generated more than $79 billion in net revenue in 2021, driven by a complementary beverage and convenient foods portfolio that includes LAY’S ®️, DORITOS ®️, CHEETOS ®️, GATORADE ®️, PEPSI ®️, QUAKER ®️ and more. PepsiCo's product portfolio includes a wide range of enjoyable foods and beverages, including many iconic brands that generate more than $1 billion each in estimated annual retail sales.
Guiding PepsiCo is our vision to Be the Global Leader in Beverages and Convenient Foods by Winning with PepsiCo Positive (pep+). pep+ is our strategic end-to-end transformation that puts sustainability and human capital at the center of how we will create value and growth by operating within planetary boundaries and inspiring positive change for planet and people.
Our employees drive our culture. No two days are the same; we are dynamic and full of passionate teams that embrace new ideas through our collaborative spirit. At PepsiCo, we know that our company can only succeed when our associates and the society we serve flourishes. We are committed to fostering a diverse workforce by creating a collaborative, equitable and inclusive space where everyone, regardless of what we look like, where we come from or who we love, has a voice. At PepsiCo we create a Space to be y( )u.
“We are an equal opportunity employer and comply with the with the global human rights policies and equality laws in the countries we operate in, we value diversity at our company; it is an essential part of our success. We do not discriminate on the basis of age, pregnancy or marital/civil partnerships, religion or belief, gender, disability and we are Mowaamah -GOLD certified in Saudi.”
Learn more about our culture and life at PepsiCo: https://stories.pepsicojobs.com/
To organize and coordinate Function activities and manage office administration and procedures, to ensure organizational effectiveness & efficiency. Core purpose is to develop intra-office communication protocols, applying administrative procedures, Moreover, manage data collection and arrange weekly/monthly connect with MOM as well as manage and organize business visits and travel booking and claims for the FH and LT.
Responsibilities
- Meetings & Governance: Coordinate and schedule meetings end-to-end, including preparing agendas, taking minutes, and ensuring follow-up on action items. Manage all logistics such as room booking, catering, materials, and setup to ensure smooth and effective meetings for the HR team.
- Reporting & Analytics: Prepare, consolidate, and maintain HR reports and dashboards on a daily, weekly, and monthly basis. Support data accuracy and provide clear insights to the Function Head and HR Leadership Team to enable informed decision-making.
- Presentations (HR LT): Develop clear and professional presentations for the HR Leadership Team, including data summaries, insights, and key updates to support business reviews and strategic discussions.
- HR Governance: Support key HR processes such as Town Halls, monthly reporting, Visier updates, exit interviews. And ELR investigation and action plan tracking and follow up. Ensure timelines are met and information is accurate and well organized.
- Employee Engagement & HR Activities: Plan and execute employee engagement initiatives and internal HR activities. This includes organizing events, creating and publishing newsletters, and supporting initiatives that improve employee experience and culture.
- Talent Agenda & Cross-functional Collaboration: Work closely with Talent Management, Communications, and Total Rewards teams to support and deliver the talent agenda, related HR initiatives and internal communications.
- Head Office Activities: Manage Head Office-related activities such as organizing photoshoots, internal campaigns, and supporting company-wide events and communications with related stakeholders.
- Budget & Finance Management: Track and manage HR budgets, monitor expenses, and ensure alignment with company policies. Act as petty cash custodian, handling reconciliations, expense reports, and reimbursements accurately and on time.
- Administration & Office Support: Provide day-to-day administrative support, including managing correspondence, filing documents, and maintaining organized records for easy retrieval.
- Management Team Support: Support the management team with administrative needs such as handling communications, coordinating shipments, and ensuring smooth daily operations.
- Attendance & Records Management: Maintain accurate records of leave and support HRLT in claims, credit cards and settlements
- Procurement (SAP & MyBuy): Create and manage Purchase Requisitions (PRs) in SAP and MyBuy, ensuring all requests follow company processes and approvals.
- Travel & Logistics: Coordinate travel arrangements including hotel bookings and transportation for PepsiCo sector and global team visits, working closely with Facilities to ensure a smooth experience.
- Legal Support & Contract Management: Support legal processes by maintaining organized archives of contracts and legal documents, ensuring proper filing, confidentiality, and easy retrieval. Track contract status, renewals, and key deadlines to ensure compliance and timely follow-up.
Education
- Bachelor’s degree in Business Administration, HR, Management, or a related field (preferred).
- Diploma in Administration or Secretarial studies is acceptable with strong experience.
- 2/4+ years of experience in executive administration or senior administrative roles.
- Experience supporting senior leaders (e.g., Director, VP, Leadership Team).
- Strong background in office management, reporting, and coordination of high-level meetings and events.
- Experience with ERP systems such as SAP and procurement tools is a plus.
- Advanced proficiency in Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
- Strong presentation and reporting skills (creating dashboards, executive summaries).
- Familiarity with data tools
- Excellent communication and stakeholder management skills.
- High level of professionalism and confidentiality.
- Strong organizational, planning, and multitasking abilities.
- Attention to detail with strong problem-solving skills.
- Ability to work independently and manage priorities under pressure.
- Strong follow-up and execution mindset.
- Fluent in English and Arabic
- High level of discretion when handling sensitive information.
- Flexible and adaptable to a fast-paced, dynamic environment.
المصدر: LinkedIn — أُضيفت للموقع في 11 يونيو 2026