SENAAT صناعات تعلن عن وظيفة سكرتير تنفيذي / أخصائي تخطيط ودعم في الدمام

انضم إلى صنَاعَات | سكرتير تنفيذي / أخصائي دعم إداري

الموقع: المنطقة الشرقية - الدمام - المدينة الصناعية الأولى

نوع الوظيفة: دوام كامل

تبحث صِنَاعَات عن سكرتير تنفيذي / أخصائي دعم إداري يتمتع بمهارات تنظيمية عالية لتقديم الدعم الإداري والتنسيقي لعدد من الإدارات المختلفة، والمساهمة في ضمان سير الأعمال بكفاءة واحترافية.

ملخص الوظيفة

يُعنى شاغل الوظيفة بتقديم الدعم الإداري والسكرتاري للإدارة، وإدارة المراسلات والاجتماعات، ومتابعة الأعمال اليومية، وتنظيم الوثائق والسجلات، والتنسيق مع مختلف الأطراف الداخلية والخارجية لضمان كفاءة العمليات وسلاسة التواصل.

يفضل أن يكون لدى المرشح خبرة سابقة في دعم ومساندة الرؤساء التنفيذيين أو مديري الإدارات أو أعضاء الإدارة العليا في مجالات الهندسة، الموارد البشرية، تقنية المعلومات، المراجعة الداخلية، أو غيرها من الوظائف المؤسسية المشابهة.

يوفر هذا المنصب فرصة للتعامل المباشر مع الإدارة العليا والمشاركة في الأعمال التشغيلية والتنسيقية بين مختلف الإدارات، مما يسهم في تطوير المهارات المهنية واكتساب خبرات عملية متنوعة ضمن بيئة عمل احترافية وداعمة للنمو والتطوير.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر عند الحاجة.
• إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والوثائق الإدارية باحترافية ودقة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوثيق المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات والإجراءات المتفق عليها.
• إدارة الوثائق والسجلات وضمان حفظها وتنظيمها وسهولة استرجاعها عند الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة ومتابعة الطلبات والمعاملات الإدارية لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
• إعداد التقارير التنفيذية والعروض التقديمية الموجهة للإدارة العليا.
• متابعة قرارات الاجتماعات وخطط العمل والتنسيق مع الجهات المعنية لضمان التنفيذ الفعال وتحقيق المستهدفات.
• دعم وتنظيم اجتماعات الإدارة العليا ومجالس الإدارة واللجان المختلفة وفق أعلى معايير الاحترافية والسرية.
• دعم الأنشطة والفعاليات والزيارات الرسمية والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة عند الحاجة.
• المحافظة على سرية المعلومات والتعامل بمهنية عالية مع مختلف الجهات الداخلية والخارجية.
• أداء أي مهام أخرى ذات صلة بطبيعة العمل وفق توجيهات الإدارة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو السكرتارية التنفيذية أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في أعمال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري أو المساندة التنفيذية.
• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• مهارات عالية في التنظيم والتنسيق وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات ممتازة في التواصل والمتابعة والعمل ضمن بيئة عمل سريعة ومتعددة المهام.
• يفضل وجود خبرة سابقة في دعم الرؤساء التنفيذيين أو الإدارة العليا أو مديري الإدارات.
• يفضل وجود خبرة في بيئات مؤسسية أو في قطاعات الإنشاءات أو الصناعة أو الهندسة أو القطاعات المشابهة.
• يفضل وجود خبرة أو معرفة عملية في مجالات الموارد البشرية أو تقنية المعلومات أو المراجعة الداخلية أو الوظائف المؤسسية ذات العلاقة.
• يفضل الإلمام أو الخبرة العملية في أنظمة تخطيط موارد المنشآت (ERP) أو أنظمة الموارد البشرية.

ملاحظة:

قد يتم تعيين المرشحين في إدارات مختلفة بناءً على احتياجات العمل والمؤهلات والخبرات ذات الصلة.

"بيئة العمل مهيأة لذوي الاحتياجات الخاصة"

Join SENAAT | Executive Secretary / Planning & Support Specialist

Location: Eastern Province - Dammam - 1st Industrial City

Employment Type: Full-time

SENAAT is seeking highly organized and Executive Secretaries / Administrative Support Specialists to provide administrative, coordination, and executive support across various business functions and departments.

Position Summary

The role is responsible for providing efficient administrative and secretarial support, managing schedules and correspondence, coordinating meetings, maintaining records, and ensuring effective communication and follow-up across assigned departments.

Supporting C-level executives, department directors, or senior management within Engineering, Human Resources, Information Technology, Internal Audit, or similar corporate functions.

This role provides exposure to senior management and cross-functional business operations, offering opportunities for professional growth and development.

Key Responsibilities

• Manage calendars, appointments, meetings, and travel arrangements as required.
• Prepare correspondence, reports, presentations, and administrative documentation with a high level of accuracy and professionalism.
• Coordinate meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and follow up on agreed actions and decisions.
• Maintain and organize records, files, and documentation, ensuring proper filing and easy retrieval when needed.
• Coordinate with various departments and follow up on administrative requests and transactions to ensure timely completion.
• Prepare executive reports and presentations for senior management.
• Monitor meeting resolutions and action plans, and coordinate with relevant stakeholders to ensure effective execution and achievement of objectives.
• Support and coordinate executive management meetings, board meetings, and committee meetings while maintaining the highest standards of professionalism and confidentiality.
• Support corporate events, activities, and official visits, and coordinate with relevant parties as required.
• Maintain strict confidentiality and demonstrate professionalism in dealing with internal and external stakeholders.
• Perform any other duties related to the nature of the role as assigned by management.

Qualifications & Experience

• Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Executive Secretarial Studies, or a related field.
• Minimum 3-5 years of experience in executive secretarial, administrative support, or executive assistance roles.
• Proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Excellent verbal and written communication skills in both Arabic and English.
• Strong organizational, coordination, time-management, and prioritization skills.
• Excellent communication, follow-up, and multitasking skills, with the ability to work effectively in a fast-paced environment.
• Previous experience supporting C-level executives, senior management, or department directors is preferred.
• Experience in corporate environments or within the construction, industrial, engineering, or similar sectors is preferred.
• Experience or practical knowledge in Human Resources, Information Technology, Internal Audit, or related corporate functions is preferred.
• Familiarity with or hands-on experience in Enterprise Resource Planning (ERP) systems or Human Resources Information Systems (HRIS) is an advantage.

Note:

Candidates may be assigned to different departments based on business requirements, qualifications, and relevant experience.

"An inclusive workplace that supports people with disabilities"