Rooqain Trading LLC تعلن عن وظيفة مساعد إداري في الخبر
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Rooqain Trading LLC، وهي شركة توريد صناعية ومشاريع في المملكة العربية السعودية ومقرها الخبر، عن توفر وظيفة مساعد إداري (Administrative Assistant) للعمل في الموقع الرئيسي بالخبر.
المهام والمسؤوليات
- تنفيذ ومتابعة المعاملات عبر المنصات الحكومية: Qiwa، Mudad، Muqeem، GOSI، Etimad، Balady، Najiz.
- مراقبة تجديد التراخيص والشهادات والاشتراكات والمستندات النظامية للشركة.
- رفع وصيانة مستندات الشركة على بوابات تسجيل الموردين والمؤهلات المسبقة للعملاء.
- تنظيم وحفظ سجلات الشركة والموظفين والسجلات الإدارية.
- دعم إدارة الموارد البشرية في الحضور والانصراف والإجازات والتأمين الطبي وتجديد الإقامات.
- تنسيق الاجتماعات والمراسلات وخدمات البريد السريع ومستلزمات المكتب وحجوزات السفر.
- متابعة أوامر الشراء وإشعارات التسليم والفواتير والإجراءات المعلقة مع الأقسام المعنية.
- إعداد الخطابات الرسمية ومحاضر الاجتماعات والمتابعات والتقارير الإدارية باللغتين العربية والإنجليزية.
- مراقبة المواعيد النهائية والمهام المعلقة والتجديدات القادمة.
- التعامل مع المعلومات السرية للشركة والموظفين بشكل مهني.
الشروط والمتطلبات
- سعودي الجنسية.
- حاصل على دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.
- خبرة إدارية لا تقل عن سنة واحدة.
- خبرة عملية في استخدام المنصات الحكومية السعودية (إلزامي).
- إجادة استخدام حزمة Microsoft Office وخاصة Word وExcel وOutlook.
- مهارات جيدة في الكتابة والتحدث باللغتين العربية والإنجليزية.
- مهارات تنظيمية قوية، متابعة، وإدارة الوقت، مع الاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة وإنجاز المهام ضمن المواعيد النهائية.
- يفضل من يمكنه الانضمام خلال فترة قصيرة.
عرض النص الأصلي للإعلان
About the Role
Rooqain Trading LLC is a Saudi industrial and project supply company based in Al Khobar, serving public- and private-sector clients.
We are seeking an organized and detail-oriented Administrative Assistant to support the company’s daily administrative and operational activities. The role covers government portal transactions, document control, HR administration, and internal follow-up. This is a full-time, on-site position in Al Khobar.
Key Responsibilities
* Execute and follow up transactions through government platforms, including Qiwa, Mudad, Muqeem, GOSI, Etimad, Balady, and Najiz.
* Monitor company licences, certificates, subscriptions, and statutory document renewals.
* Upload and maintain company documents on client vendor registration and prequalification portals.
* Organize and maintain company, employee, and administrative records.
* Support HR administration, including attendance, leave, medical insurance, and iqama renewals.
* Coordinate meetings, correspondence, courier services, office supplies, and travel bookings.
* Follow up purchase orders, delivery notes, invoices, and pending actions with the relevant departments.
* Prepare official letters, meeting minutes, trackers, and administrative reports in Arabic and English.
* Monitor deadlines, outstanding tasks, and upcoming renewals.
* Handle confidential company and employee information professionally.
Qualifications & Requirements
* Saudi national.
* Diploma or bachelor’s degree in Business Administration, Human Resources, Public Administration, or a related field.
* At least one year of relevant administrative experience.
* Hands-on experience with Saudi government platforms is mandatory.
* Proficiency in Microsoft Office, particularly Word, Excel, and Outlook.
* Good written and verbal communication skills in Arabic and English.
* Strong organization, follow-up, time-management, and attention to detail.
* Ability to manage multiple priorities and complete tasks within deadlines.
* Candidates available to join within a short notice period are preferred.
To apply, send your CV to info@rooqain.com