شركة FileCloud تعلن عن وظيفة منسق مكتب وعمليات في الرياض
Office & Operations Coordinator (Riyadh, KSA)
🏢 FileCloud
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة FileCloud عن توفر وظيفة Office & Operations Coordinator في الرياض، السعودية. تعمل بدوام كلي من المكتب، وتتطلب 3-5 سنوات خبرة لإدارة العمليات اليومية والتنسيق مع الفرق المحلية والعالمية. ساعات العمل من الأحد إلى الخميس 8:00 صباحًا - 6:00 مساءً.
المهام والمسؤوليات
- Office Operations & Facilities: الحفاظ على جاهزية المكتب (الوصول، قاعات الاجتماعات، اللوازم، الزوار، المرافق الأساسية). التنسيق مع مزود خدمة المكتب الموجه والموردين المحليين، وإدارة لوجستيات زيارات القيادة والموظفين، وحفظ سجلات الموردين والخدمات.
- Employee & Recruitment Coordination: تنسيق جداول المقابلات ولوجستيات التوظيف المحلية. تشغيل قائمة إجراءات التوظيف الجديد ومتابعة مساحة العمل، المعدات، الوصول، التأمين، وثائق العمل وإدارة الإقامة من خلال عمليات الموارد البشرية والحكومية المعتمدة.
- Compliance Administration & Renewal Tracking: الحفاظ على تقويم التجديد الرئيسي مع تنبيهات 60/30/14 يومًا. تتبع طلبات المستندات، إعداد حزم المستندات الروتينية، الحصول على التوقيعات عبر العمليات المعتمدة ومتابعة مع الموارد البشرية والمالية والمستشارين القانونيين ومزود الخدمات الحكومية.
- Procurement & Finance Administration: الحصول على عروض الأسعار، إعداد وثائق دعم الشراء وتتبع الموافقات. التحقق من أن الفواتير وطلبات المصروفات تحتوي على المستندات الداعمة المطلوبة ثم توجيهها عبر عملية الموارد المالية المعتمدة. الحفاظ على متتبع الإنفاق المكتبي ومتابعة التسليمات دون إنشاء التزامات غير مصرح بها. لا يشمل الدور الموافقة المحاسبية أو تحديد المعالجة المحاسبية أو تفويض الدفع.
- Executive & Team Coordination: تنسيق اجتماعات محددة، زيارات القيادة، السفر وجلسات العمل. إعداد جداول الأعمال، تسجيل الإجراءات، الحفاظ على سجلات المالكين والمواعيد النهائية، إنتاج تحديثات موجزة ودعم الأحداث والمبادرات الخاصة بالشركة في السعودية.
- Document Control & Reporting: الحفاظ على متتبعات ومستودعات دقيقة ومحدودة الوصول للموردين والموظفين والتجديدات والمشتريات والإجراءات المفتوحة. تقديم تقرير أسبوعي موجز عن المواعيد النهائية والعوائق والعناصر المتأخرة والقرارات المطلوبة.
- Authority & Escalation: إعداد الوثائق ضمن السلطة المعتمدة ورفع القرارات القانونية والضريبية والمحاسبية وكشوف المرتبات وقانون العمل والتنظيمية والإنفاق غير المدرج في الميزانية. تتم معاملات المنصات الحكومية فقط بتفويض موثق وبعد موافقة المالك الوظيفي المسؤول. اتباع ضوابط التفويض والسرية وبيانات الاعتماد لأي وصول إلى المنصة.
- Scope Boundaries: التنسيق وإدارة العمليات المعتمدة دون تحمل مسؤولية وظيفية تخصصية. لا يعتمد الدور المدفوعات أو يوقع العقود أو يحسب الرواتب أو يعد الإقرارات الضريبية أو يحدد سياسة الموارد البشرية أو يتخذ قرارات علاقات الموظفين أو القرارات القانونية أو المحاسبية أو التنظيمية.
الشروط والمتطلبات
- 3-5 سنوات خبرة ذات صلة في إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات أو خدمات الموظفين أو الدعم التنفيذي أو دور مماثل في المملكة العربية السعودية.
- دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو العمليات أو الموارد البشرية أو المالية أو تخصص ذي صلة، أو خبرة عملية معادلة.
- إجادة اللغة العربية الفصحى والإنجليزية القوية (كتابة وتحدثًا).
- معرفة عمل قوية بـ Microsoft 365 (خاصة Outlook وTeams وWord وExcel وPowerPoint).
- قدرة مثبتة على بناء وصيانة متتبعات دقيقة وتنظيم المستندات ومراقبة المواعيد النهائية وإتمام إجراءات المتابعة.
- حس مهني وتقدير وراحة في التعامل مع معلومات الموظفين والموردين والشركة السرية.
- القدرة على العمل بإشراف محدود وإدارة الأولويات المتغيرة ورفع القضايا بوضوح وباكرًا.
- يفضل خبرة في شركة متعددة الجنسيات أو تقنية أو خدمات مهنية أو أعمال نامية.
- يفضل التعامل مع المنصات الحكومية السعودية، توظيف الموظفين الجدد، التأمين الطبي، إدارة التأشيرة أو الإقامة، sourcing الموردين ودعم الفواتير.
- الإقامة في الرياض أو القدرة على العمل بانتظام من مكتب الرياض.
- ملاحظة: يتم إجراء فحوصات أمنية خلفية لجميع المنضمين للفريق.
المزايا
- كونك جزءًا من فريق متحمس وملتزم ببناء منتج عالمي المستوى.
- وقت مخصص للتدريب وفرص التعليم.
- نموذج إرشادي حيث يدعمك المرشد والفريق في تطويرك.
- راتب تنافسي مع مكافأة سنوية.
- 20 يوم إجازة مدفوعة الأجر، تزداد بيومين إضافيين بعد 3 سنوات خدمة و3 أيام بعد 5 سنوات خدمة (بالإضافة إلى 10 عطل رسمية في بلدك).
- يوم إجازة مدفوع في عيد ميلادك أو في يوم بديل إذا صادف خارج أيام العمل.
- يوم إجازة مدفوع للتطوع مع مؤسسة خيرية من اختيارك.
- دفع تكلفة الإنترنت الشهرية، بالإضافة إلى بدل غداء وعافية.
- استرداد جميع تكاليف الأجهزة المرتبطة بالدور.
عرض النص الأصلي للإعلان
FileCloud is looking for a full-time, office-based Office & Operations Coordinator in Riyadh, Saudi Arabia, with 3-5 years of experience to manage day-to-day office execution, facility logistics, vendor follow-ups, procurement administration, document control, and renewal tracking. Reporting locally to the Managing Director while collaborating with the global team, in this position you will conduct routine administrative tracking, document preparation, and cross-functional coordination across HR, Finance, and IT while functional leaders maintain technical oversight.
About the Product & Company:
FileCloud is a hyper-secure EFSS (Enterprise File Sync and Share) platform that provides industry leading compliance, data governance, data leak protection, data retention and digital rights management capabilities. FileCloud is a leader in content governance and collaboration for unstructured data, trusted and used worldwide across Global 1000 enterprises, educational institutions, government organizations, and service providers. In addition to its enterprise file sharing solution, FileCloud’s product portfolio also includes Signority (acquired in May 2024), a Canadian-based e-signature and document workflow platform. We are currently expanding our team as we grow and improve FileCloud.
Key Duties & Responsibilities:
AI-assisted screening may be used during the application review process.
About the Product & Company:
FileCloud is a hyper-secure EFSS (Enterprise File Sync and Share) platform that provides industry leading compliance, data governance, data leak protection, data retention and digital rights management capabilities. FileCloud is a leader in content governance and collaboration for unstructured data, trusted and used worldwide across Global 1000 enterprises, educational institutions, government organizations, and service providers. In addition to its enterprise file sharing solution, FileCloud’s product portfolio also includes Signority (acquired in May 2024), a Canadian-based e-signature and document workflow platform. We are currently expanding our team as we grow and improve FileCloud.
Key Duties & Responsibilities:
- Office Operations & Facilities:
- Maintain office readiness, including access, meeting rooms, supplies, visitors and basic facilities.
- Coordinate the serviced-office provider and local vendors, practical employee and leadership-visit logistics, and current vendor and service records.
- Employee & Recruitment Coordination:
- Coordinate interview schedules and local recruitment logistics.
- Run the onboarding checklist and follow up on workspace, equipment, access, insurance, employment documents and iqama or visa administration through approved HR and government-relations processes.
- Compliance Administration & Renewal Tracking:
- Maintain the master renewal calendar with agreed 60-, 30- and 14-day alerts.
- Track document requests, prepare routine document packs, obtain signatures through approved processes and follow up with HR, Finance, legal advisers and the government-relations provider.
- Procurement & Finance Administration:
- Obtain quotations, prepare purchase-support documents and track approvals.
- Confirm that invoices and expense submissions contain the required supporting documents and evidence of receipt, then route them through the approved Finance process.
- Maintain the office-spend tracker and follow up on deliveries without creating unauthorised commitments. The role does not provide accounting approval, determine accounting treatment or authorise payment.
- Executive & Team Coordination:
- Coordinate selected meetings, leadership visits, travel and working sessions.
- Prepare agendas, capture actions, maintain owner-and-deadline logs, produce concise updates and support occasional company events and initiatives in Saudi Arabia.
- Document Control & Reporting:
- Maintain accurate, access-controlled trackers and repositories for vendors, employees, renewals, procurement and open actions.
- Provide a concise weekly status of deadlines, blockers, overdue items and required decisions.
- Authority & Escalation:
- Prepare documentation within approved authority and escalate legal, tax, accounting, payroll, employment-law, regulatory and unbudgeted-spend decisions.
- Government-platform transactions may be completed only under documented delegation and after approval from the accountable functional owner. Follow approved delegation, confidentiality and credential controls for any platform access.
- Scope Boundaries:
- Coordinate and administer approved processes without assuming specialist functional accountability.
- The role does not approve payments, sign contracts, calculate payroll, prepare tax returns, determine HR policy or make employee-relations, legal, accounting or regulatory decisions.
- 3-5 years of relevant experience in office administration, operations coordination, employee services, executive support or a comparable role in Saudi Arabia.
- A diploma or bachelor's degree in business administration, operations, human resources, finance or a related discipline, or equivalent practical experience.
- Fluent Arabic and strong business English, both written and spoken.
- Strong working knowledge of Microsoft 365, particularly Outlook, Teams, Word, Excel and PowerPoint.
- Demonstrated ability to build and maintain accurate trackers, organise documents, monitor deadlines and close follow-up actions.
- Professional judgement, discretion and comfort handling employee, vendor and company-confidential information.
- Ability to work with limited supervision, manage changing priorities and escalate issues clearly and early.
- Experience in a multinational, technology, professional-services or scaling business is preferred.
- Exposure to Saudi government platforms, employee onboarding, medical insurance, visa or iqama administration, vendor sourcing and invoice support is preferred.
- Riyadh-based or able to work regularly from the Riyadh office.
- Be part of a team of passionate, committed individuals dedicated to building a world-class product
- Dedicated time for training and education opportunities
- A mentorship model wherein your mentor and team support your development
- A competitive salary with an annual bonus
- This is an onsite position with working hours from Sunday through Friday, 8:00 AM to 6:00 PM local time. Please note that schedule hours may be subject to operational changes.
- 20 days of paid time off, which increases by a further 2 days after 3 years of service and 3 days after 5 years of service (in addition to 10 public holidays in your country)
- Paid day off on your birthday or on an alternative day if your birthday falls outside a typical working day
- Paid day off to volunteer with the charity of your choice
- Paid monthly internet cost, as well as lunch and a wellbeing stipend provided
- Reimbursement of all hardware costs associated with the role
AI-assisted screening may be used during the application review process.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 11 أغسطس 2026