📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

Grand Hyatt تعلن عن وظيفة مدير تخطيط فعاليات (في الموقع) في السعودية

Event Planning Executive - Onsite
🏢 Grand Hyatt
🕒 نُشرت: (أمس) 📍 السعودية
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

ندعم فريق تخطيط الفعاليات في Grand Hyatt The Red Sea لإدارة التواصل مع العملاء والتوثيق والتنسيق اليومي لضمان تنفيذ الفعاليات بدقة وفي الوقت المحدد.

المهام والمسؤوليات

  • تحضير وتحديث وتوزيع وثائق BEOs وشيكات الولائم ومخططات الطوابق واللوحات الإرشادية.
  • حفظ ملفات الفعاليات والجداول الزمنية والقوائم ودفاتر الأنشطة؛ تتبع الضمانات وتواريخ القطع النهائية.
  • تنسيق زيارات الموقع وجلسات التذوق ودخول الموردين؛ إدارة عينات الطلبات والمواد الترويجية.
  • معالجة استفسارات العملاء والتغييرات الطفيفة والتأكيدات تحت إشراف مدير تخطيط الفعاليات.
  • دعم التنفيذ في الموقع: التسجيل وتجهيز مزايا كبار الشخصيات ومراجعة قوائم الغرف ومتابعة ما بعد الفعالية.
  • ضمان دقة البيانات في أنظمة الحجز (Opera/S&C أو ما يعادلها) وإنشاء التقارير القياسية.
  • مؤشرات الأداء: توثيق خالٍ من الأخطاء وفي الوقت المحدد (BEOs، مخططات، شيكات)، الالتزام بمستويات الخدمة الداخلية والخارجية، تقليل التغييرات اللحظية وإعادة العمل، الامتثال لمعايير الحفظ والتدقيق.

الشروط والمتطلبات

  • خبرة تتراوح بين 1-3 سنوات في فعاليات الفنادق أو خلفية تدريب/متدرب قوية في نفس المجال.
  • إجادة ممتازة لبرمجيات MS Office/365.
  • إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
  • الحضور في الموقع (The Red Sea) مع جدول زمني مرن يتوافق مع عمليات الفعاليات.
عرض النص الأصلي للإعلان
Organization- Grand Hyatt The Red Sea

Summary

Role Purpose

Support the Event Planning team with administration, client communication, documentation, and day-of coordination to ensure accurate and timely delivery of events.

Key Responsibilities

  • Prepare, update, and distribute BEOs, banquet checks, floor plans, and signage.
  • Maintain event files, timelines, menus, and function diaries; track guarantees and cutoff dates.
  • Coordinate site inspections, tastings, and vendor access; manage sample orders and collateral.
  • Handle client queries, minor changes, and confirmations under guidance of Event Planning Manager.
  • Support onsite execution: registration, VIP amenities, rooming list audits, and post-event follow-up.
  • Ensure data accuracy in systems (Opera/S&C or equivalent) and generate standard reports.

KPIs

  • On-time and error-free documentation (BEOs, diagrams, checks).
  • Internal/external response SLAs and satisfaction feedback.
  • Reduction in last-minute changes and rework.
  • Compliance with filing and audit standards.

Qualifications

Qualifications & Experience

  • 1-3 years in hotel events or strong internship/trainee background.
  • Excellent MS Office/365 skills; Arabic & English.

Other Requirements

  • Onsite presence with flexible schedule aligned to event operations
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 18 يونيو 2026

وظائف أخرى لدى Grand Hyatt