سكرتير المدير العام
تفاصيل الوظيفة
يقدم سكرتير المدير العام دعمًا إداريًا وتنظيميًا رفيع المستوى للمدير العام، ويضمن إدارة فعّالة للمراسلات والجداول الزمنية والاجتماعات والوثائق والأنشطة الإدارية اليومية. يتطلب هذا الدور شخصًا يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، ومهنية، وسريّة، ومبادرة، وقادرًا على إدارة المعلومات السرية والتنسيق بفعالية مع الإدارات الداخلية والجهات الخارجية المعنية.
الوصف الوظيفي
إدارة جدول أعمال المدير العام اليومي ومواعيده.
ترتيب الاجتماعات والمواعيد والفعاليات التجارية.
إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير والوثائق الأخرى.
تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة بنود العمل الموكلة عند الحاجة.
فرز المراسلات والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والطلبات وتحديد أولوياتها.
العمل كحلقة وصل مهنية بين المدير العام والموظفين والإدارات والعملاء والموردين والجهات المعنية الأخرى.
تنسيق التواصل بين المدير العام والإدارات ذات الصلة.
ضمان إيصال المعلومات والتعليمات المهمة بدقة وسرعة.
إعداد وحفظ السجلات والوثائق السرية.
متابعة المراسلات الواردة والصادرة.
الاحتفاظ بسجلات الاجتماعات والقرارات والإجراءات اللاحقة.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية الإدارية.
ضمان تنظيم ومتابعة المستندات التي تتطلب مراجعة أو توقيع المدير العام بشكل سليم.
تجهيز قاعات الاجتماعات والمستندات والعروض التقديمية والمواد المطلوبة.
متابعة الإدارات المعنية لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والوفاء بالمتطلبات.
الاحتفاظ بتقويم يتضمن المواعيد النهائية والفعاليات والأنشطة الإدارية الهامة.
التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية للشركة والإدارة بأعلى درجات السرية.
الحفاظ على علاقات مهنية مع الإدارة العليا والموظفين والعملاء وشركاء العمل.
تمثيل مكتب المدير العام بشكل احترافي في جميع الأوقات.
ضمان عدم إفشاء المعلومات السرية لأفراد غير مصرح لهم.
المؤهلات
شهادة بكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو الدراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة.
خبرة من سنة إلى سنتين في مجال السكرتارية، أو المساعدة التنفيذية، أو المساعدة الشخصية، أو أي دور إداري.
يُفضل وجود خبرة سابقة في دعم الإدارة العليا أو المدير العام، ولكنها ليست شرطًا أساسيًا.
إتقان تام لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة وورد، وإكسل، وباوربوينت، وأوتلوك.
مهارات تواصل ممتازة كتابةً وتحدثاً باللغة الإنجليزية.
إتقان اللغة العربية ميزة إضافية، لا سيما في بيئة العمل السعودية.
علاقات العمل
داخلياً: المدير العام، رؤساء الأقسام، المدراء، الموظفون، الموارد البشرية، المالية، العمليات، والإدارة.
خارجياً: العملاء، الموردون، ممثلو الحكومة، شركاء العمل، الزوار، وغيرهم من أصحاب المصلحة.
ظروف العمل
وظيفة بدوام كامل في المكتب.
يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى jasmin.hr@sjco.sa مع كتابة المسمى الوظيفي: سكرتير/سمو
عرض النص الأصلي للإعلان
يقدم سكرتير المدير العام دعمًا إداريًا وتنظيميًا رفيع المستوى للمدير العام، ويضمن إدارة فعّالة للمراسلات والجداول الزمنية والاجتماعات والوثائق والأنشطة الإدارية اليومية. يتطلب هذا الدور شخصًا يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، ومهنية، وسريّة، ومبادرة، وقادرًا على إدارة المعلومات السرية والتنسيق بفعالية مع الإدارات الداخلية والجهات الخارجية المعنية.
الوصف الوظيفي
- إدارة جدول أعمال المدير العام اليومي ومواعيده.
- ترتيب الاجتماعات والمواعيد والفعاليات التجارية.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير والوثائق الأخرى.
- تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة بنود العمل الموكلة عند الحاجة.
- فرز المراسلات والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والطلبات وتحديد أولوياتها.
- العمل كحلقة وصل مهنية بين المدير العام والموظفين والإدارات والعملاء والموردين والجهات المعنية الأخرى.
- تنسيق التواصل بين المدير العام والإدارات ذات الصلة.
- ضمان إيصال المعلومات والتعليمات المهمة بدقة وسرعة.
- إعداد وحفظ السجلات والوثائق السرية.
- متابعة المراسلات الواردة والصادرة.
- الاحتفاظ بسجلات الاجتماعات والقرارات والإجراءات اللاحقة.
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية الإدارية.
- ضمان تنظيم ومتابعة المستندات التي تتطلب مراجعة أو توقيع المدير العام بشكل سليم.
- تجهيز قاعات الاجتماعات والمستندات والعروض التقديمية والمواد المطلوبة.
- متابعة الإدارات المعنية لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والوفاء بالمتطلبات.
- الاحتفاظ بتقويم يتضمن المواعيد النهائية والفعاليات والأنشطة الإدارية الهامة.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية للشركة والإدارة بأعلى درجات السرية.
- الحفاظ على علاقات مهنية مع الإدارة العليا والموظفين والعملاء وشركاء العمل.
- تمثيل مكتب المدير العام بشكل احترافي في جميع الأوقات.
- ضمان عدم إفشاء المعلومات السرية لأفراد غير مصرح لهم.
المؤهلات
- شهادة بكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو الدراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة.
- خبرة من سنة إلى سنتين في مجال السكرتارية، أو المساعدة التنفيذية، أو المساعدة الشخصية، أو أي دور إداري.
- يُفضل وجود خبرة سابقة في دعم الإدارة العليا أو المدير العام، ولكنها ليست شرطًا أساسيًا.
- إتقان تام لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة وورد، وإكسل، وباوربوينت، وأوتلوك.
- مهارات تواصل ممتازة كتابةً وتحدثاً باللغة الإنجليزية.
- إتقان اللغة العربية ميزة إضافية، لا سيما في بيئة العمل السعودية.
علاقات العمل
- داخلياً: المدير العام، رؤساء الأقسام، المدراء، الموظفون، الموارد البشرية، المالية، العمليات، والإدارة.
- خارجياً: العملاء، الموردون، ممثلو الحكومة، شركاء العمل، الزوار، وغيرهم من أصحاب المصلحة.
ظروف العمل
- وظيفة بدوام كامل في المكتب.
يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى jasmin.hr@sjco.sa مع كتابة المسمى الوظيفي: سكرتير/سمو