وظيفة مساعد إداري عن بُعد لدى PULSE MENA في تبوك
Remote Administrative Professional Office Support
🏢 PULSE MENA
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE MENA عن توفر وظيفة إداري مهني عن بُعد لدعم المكاتب (Remote Administrative Professional Office Support)، للعمل في مدينة تبوك، السعودية.
نبذة عن الوظيفة
تسعى PulseMediaNL إلى تعيين شخص يعتمد عليه ومنظم ويهتم بالتفاصيل لتولي مهام الدعم الإداري والمكتبي اليومي عن بُعد. تتضمن الوظيفة إدخال البيانات، إعداد المستندات، إدارة البريد الإلكتروني، جدولة المواعيد، تحديث جداول البيانات، حفظ الملفات الرقمية، إدارة السجلات، والتنسيق الإداري العام. المرشح الناجح سيعمل بشكل مستقل، مع إدارة المعلومات الرقمية والمحافظة على السجلات الدقيقة والتواصل المهني.
المهام والمسؤوليات
- تقديم المساعدة الإدارية اليومية للمشرفين والفرق الداخلية.
- إنجاز المهام الكتابية والمكتبية الروتينية.
- معالجة النماذج والمستندات والطلبات والمراسلات الداخلية.
- الحفاظ على متتبعات إدارية وسجلات وقوائم وسجلات مهام.
- إعداد تقارير وملخصات ووثائق عمل أساسية.
- متابعة المهام الإدارية المعلقة والمواعيد النهائية.
- استرجاع المعلومات والوثائق لأعضاء الفريق المصرح لهم.
- تنسيق الأنشطة الإدارية الروتينية.
- المساعدة في المشاريع الإدارية الخاصة عند التكليف.
- إدخال المعلومات بدقة إلى قواعد البيانات وجداول البيانات وأنظمة CRM.
- إنشاء سجلات جديدة وتحديث المعلومات الحالية.
- نقل المعلومات من النماذج والبريد الإلكتروني والمستندات وغيرها من المصادر المصرح بها.
- مراجعة المعلومات المدخلة للتأكد من دقتها واكتمالها.
- تحديد السجلات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المتسقة.
- تصحيح الأخطاء الروتينية وفقًا للإجراءات المقررة.
- الحفاظ على سجلات أعمال دقيقة ومنظمة.
- المساعدة في تنظيف قواعد البيانات وأعمال صيانة السجلات.
- مراقبة صناديق البريد الإلكتروني الإدارية وقنوات الاتصال المخصصة.
- مراجعة المراسلات الواردة وتحديد الإجراءات المطلوبة.
- الرد على الاستفسارات الإدارية الروتينية عند التصريح بذلك.
- تحويل الطلبات إلى القسم أو الموظف المناسب.
- صياغة مراسلات مهنية أساسية.
- تدقيق المراسلات الصادرة للتأكد من الدقة والاحترافية.
- الحفاظ على مجلدات بريد إلكتروني منظمة وسجلات اتصالات.
- متابعة المراسلات المعلقة عند التكليف.
- إعداد وتنسيق وتحرير وتنظيم المستندات الروتينية.
- المساعدة في إعداد الرسائل والنماذج والتقارير والمذكرات والمواد الإدارية.
- مراجعة المستندات للتأكد من دقتها واكتمالها.
- تدقيق المستندات إملائيًا ونحويًا وتنسيقيًا.
- تحديث القوالب والمستندات الحالية حسب التعليمات.
- تحميل وتخزين المستندات المنجزة بشكل مناسب.
- الحفاظ على إصدارات المستندات المناسبة.
- المساعدة في فهرسة وأرشفة المستندات.
- صيانة جداول البيانات باستخدام Microsoft Excel أو Google Sheets أو تطبيقات مماثلة.
- تحديث المتتبعات الإدارية وقوائم البيانات.
- فرز وتصفية وتصنيف وتنظيم المعلومات.
- مراجعة جداول البيانات بحثًا عن أخطاء أو معلومات مفقودة.
- الحفاظ على تنسيق متسق.
- إعداد ملخصات بيانات بسيطة عند الطلب.
- دعم التحقق الروتيني من السجلات وصيانة قواعد البيانات.
- الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية منظمة.
- تحميل وإعادة تسمية وتصنيف وأرشفة المستندات الرقمية.
- اتباع اصطلاحات تسمية الملفات المقررة.
- تخزين الملفات في المجلدات والأنظمة المخصصة.
- الحفاظ على محركات الأقراص المشتركة ومساحات العمل السحابية بشكل منظم.
- استرجاع المستندات للموظفين المصرح لهم.
- تحديد السجلات المكررة أو القديمة أو غير الصحيحة في الملفات.
- المساعدة في تنظيف وأرشفة الملفات الرقمية.
- المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الافتراضية.
- مراجعة توفر التقويم قبل الجدولة.
- إدخال معلومات المواعيد والاجتماعات بدقة.
- إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات عند الحاجة.
- تحديث التقاويم عند حدوث تغييرات في الجدول.
- المساعدة في تحديد تضارب المواعيد.
- الحفاظ على معلومات جدولة دقيقة.
- التواصل المهني مع المشرفين والزملاء.
- توجيه الطلبات الإدارية إلى أعضاء الفريق المناسبين.
- متابعة الطلبات الداخلية المعلقة.
- تقديم معلومات دقيقة للموظفين المصرح لهم.
- الحفاظ على سجلات واضحة للمهام المنجزة والمعلقة.
- تقديم تحديثات التقدم عند الطلب.
- رفع الأمور العاجلة أو الحساسة بشكل مناسب.
- الحفاظ على السرية التامة وعدم الإفصاح عن معلومات سرية لأفراد غير مصرح لهم.
- الوصول إلى المعلومات فقط عند الضرورة لأداء المهام الموكلة.
- حماية كلمات المرور وبيانات اعتماد الشركة.
- استخدام أنظمة وقنوات الاتصال المعتمدة من الشركة فقط.
- اتباع إجراءات تخزين البيانات ومشاركة المستندات.
- الحفاظ على الخصوصية أثناء العمل عن بُعد.
- تأمين أجهزة وأنظمة العمل عند عدم استخدامها.
- الإبلاغ عن أي حوادث أمنية مشتبه بها فورًا.
- اتباع متطلبات الخصوصية وحماية البيانات السارية بما في ذلك متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) عند الاقتضاء.
الشروط والمتطلبات
- شهادة ثانوية عامة أو مؤهل تعليمي ثانوي أو GED أو ما يعادلها.
- إلمام أساسي إلى متوسط بالكمبيوتر.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
- قدرات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات جيدة في الطباعة ولوحة المفاتيح.
- القدرة على العمل مع البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمستندات والأنظمة عبر الإنترنت.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والشفوية.
- القدرة على إدارة مهام إدارية متعددة.
- الاتصال بالإنترنت بشكل موثوق أثناء ساعات العمل المقررة.
- التوفر عبر قنوات الاتصال المخصصة.
- الالتزام بالحضور والالتزام بالمواعيد.
- إدارة المهام الموكلة بشكل مستقل.
- ترتيب الأولويات وفقًا للمواعيد النهائية واحتياجات العمل.
- حضور الاجتماعات الافتراضية والدورات التدريبية المطلوبة.
- التواصل الفوري حول أي تأخير أو مشكلات تقنية.
- الحفاظ على مساحة عمل مهنية وهادئة إلى حد معقول.
- اتباع إجراءات العمل عن بُعد وأمن المعلومات الخاصة بالشركة.
عرض النص الأصلي للإعلان
About PulseMediaNL
PulseMediaNL is seeking a dependable, organized, and detail-oriented Remote Administrative Professional - Office Support to assist with daily administrative and business operations.
This position is ideal for someone who is comfortable working independently, managing digital information, maintaining accurate records, communicating professionally, and supporting multiple administrative functions in a remote environment.
The successful candidate will provide essential office support through data entry, document preparation, email management, scheduling, spreadsheet updates, digital filing, records management, and general administrative coordination.
Position Summary
The Administrative Professional - Office Support will help ensure routine administrative activities are completed accurately, professionally, and on time.
The role involves maintaining business records, processing documents, updating spreadsheets and databases, managing correspondence, organizing digital files, coordinating schedules, monitoring administrative requests, and assisting internal teams with day-to-day operational needs.
Candidates with previous administrative experience are welcome to apply. Entry-level candidates with strong computer skills, attention to detail, communication abilities, and a willingness to learn are also encouraged.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
The Administrative Professional may have access to confidential company, employee, customer, vendor, or operational information.
The Successful Candidate Must
As a fully remote employee, the successful candidate will be expected to:
Preferred Qualifications
Experience or familiarity with the following is advantageous:
Key Skills & Competencies
Organization: Ability to maintain structured records, documents, schedules, and administrative workflows.
Attention to Detail: Ability to identify errors, missing information, and inconsistencies.
Communication: Ability to communicate clearly and professionally through email, messaging, and virtual meetings.
Data Accuracy: Commitment to maintaining complete and reliable business information.
Computer Proficiency: Comfortable working with common office applications and online systems.
Time Management: Ability to prioritize responsibilities and meet deadlines.
Confidentiality: Ability to handle sensitive business information responsibly.
Reliability: Consistent attendance, responsiveness, and completion of assigned responsibilities.
Independence: Ability to remain productive and accountable while working remotely.
Adaptability: Willingness to learn new systems, procedures, and technologies.
Performance Expectations
Performance May Be Evaluated Based On
PulseMediaNL is seeking a dependable, organized, and detail-oriented Remote Administrative Professional - Office Support to assist with daily administrative and business operations.
This position is ideal for someone who is comfortable working independently, managing digital information, maintaining accurate records, communicating professionally, and supporting multiple administrative functions in a remote environment.
The successful candidate will provide essential office support through data entry, document preparation, email management, scheduling, spreadsheet updates, digital filing, records management, and general administrative coordination.
Position Summary
The Administrative Professional - Office Support will help ensure routine administrative activities are completed accurately, professionally, and on time.
The role involves maintaining business records, processing documents, updating spreadsheets and databases, managing correspondence, organizing digital files, coordinating schedules, monitoring administrative requests, and assisting internal teams with day-to-day operational needs.
Candidates with previous administrative experience are welcome to apply. Entry-level candidates with strong computer skills, attention to detail, communication abilities, and a willingness to learn are also encouraged.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
- Provide day-to-day administrative assistance to supervisors and internal teams.
- Complete routine clerical and office-support assignments.
- Process forms, documents, requests, and internal correspondence.
- Maintain administrative trackers, logs, lists, and task records.
- Prepare basic reports, summaries, and business documents.
- Monitor outstanding administrative tasks and deadlines.
- Retrieve information and documentation for authorized team members.
- Coordinate routine administrative activities.
- Follow up on pending requests when necessary.
- Assist with special administrative projects as assigned.
- Accurately enter information into databases, spreadsheets, CRM systems, and other approved platforms.
- Create new records and update existing information.
- Transfer information from forms, emails, documents, and other authorized sources.
- Review entered information for accuracy and completeness.
- Identify missing, duplicate, outdated, or inconsistent records.
- Correct routine errors according to established procedures.
- Maintain accurate and organized business records.
- Assist with database cleanup and record-maintenance activities.
- Monitor assigned administrative inboxes and communication channels.
- Review incoming correspondence and identify required actions.
- Respond to routine administrative inquiries when authorized.
- Forward requests to the appropriate department or employee.
- Draft basic professional correspondence.
- Proofread outgoing communications for accuracy and professionalism.
- Maintain organized email folders and communication records.
- Follow up on outstanding correspondence when assigned.
- Prepare, format, edit, and organize routine business documents.
- Assist with letters, forms, reports, memos, and administrative materials.
- Review documents for accuracy and completeness.
- Proofread documents for spelling, grammar, and formatting.
- Update existing templates and documents as instructed.
- Upload and store completed documents appropriately.
- Maintain proper document versions.
- Assist with document indexing and archiving.
- Maintain spreadsheets using Microsoft Excel, Google Sheets, or similar applications.
- Update administrative trackers and data lists.
- Sort, filter, categorize, and organize information.
- Review spreadsheets for errors or missing information.
- Maintain consistent formatting.
- Prepare simple data summaries when requested.
- Support routine record verification and database maintenance.
- Maintain organized electronic filing systems.
- Upload, rename, categorize, and archive digital documents.
- Follow established file-naming conventions.
- Store files in designated folders and systems.
- Maintain organized shared drives and cloud-based workspaces.
- Retrieve documents for authorized employees.
- Identify duplicate, outdated, or incorrectly filed records.
- Assist with digital file cleanup and archiving.
- Assist with scheduling meetings, appointments, and virtual calls.
- Review calendar availability before scheduling.
- Enter appointment and meeting information accurately.
- Send meeting invitations and reminders when required.
- Update calendars when scheduling changes occur.
- Assist with identifying scheduling conflicts.
- Maintain accurate scheduling information.
- Communicate professionally with supervisors and colleagues.
- Route administrative requests to appropriate team members.
- Follow up on outstanding internal requests.
- Provide accurate information to authorized employees.
- Maintain clear records of completed and pending tasks.
- Provide progress updates when requested.
- Escalate urgent or sensitive matters appropriately.
The Administrative Professional may have access to confidential company, employee, customer, vendor, or operational information.
The Successful Candidate Must
- Maintain strict confidentiality.
- Access information only when necessary for assigned duties.
- Protect passwords and company credentials.
- Use approved company systems and communication channels.
- Follow data-storage and document-sharing procedures.
- Maintain privacy while working remotely.
- Secure work devices and systems when unattended.
- Never disclose confidential information to unauthorized individuals.
- Report suspected security incidents promptly.
- Follow applicable privacy and data-protection requirements, including GDPR requirements where relevant.
As a fully remote employee, the successful candidate will be expected to:
- Maintain reliable internet access during scheduled working hours.
- Remain available through designated communication channels.
- Maintain dependable attendance and punctuality.
- Manage assigned responsibilities independently.
- Prioritize tasks according to deadlines and business needs.
- Attend required virtual meetings and training sessions.
- Communicate promptly about delays or technical issues.
- Maintain a professional and reasonably quiet workspace.
- Follow company remote-work and information-security procedures.
- High school diploma, secondary school qualification, GED, or equivalent.
- Basic to intermediate computer proficiency.
- Strong organizational and time-management skills.
- Good written and verbal communication abilities.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good typing and keyboard skills.
- Ability to work with email, spreadsheets, documents, and online systems.
- Ability to follow written and verbal instructions.
- Ability to manage multiple administrative responsibilities.
- Ability to maintain organized records and files.
- Ability to work independently with limited supervision.
- Responsible approach to confidential information.
Preferred Qualifications
Experience or familiarity with the following is advantageous:
- Microsoft Word, Excel, and Outlook
- Google Docs, Sheets, Drive, Gmail, and Calendar
- CRM or database systems
- Digital document-management platforms
- Cloud-based business applications
- Virtual meeting platforms
- Task-management applications
Key Skills & Competencies
Organization: Ability to maintain structured records, documents, schedules, and administrative workflows.
Attention to Detail: Ability to identify errors, missing information, and inconsistencies.
Communication: Ability to communicate clearly and professionally through email, messaging, and virtual meetings.
Data Accuracy: Commitment to maintaining complete and reliable business information.
Computer Proficiency: Comfortable working with common office applications and online systems.
Time Management: Ability to prioritize responsibilities and meet deadlines.
Confidentiality: Ability to handle sensitive business information responsibly.
Reliability: Consistent attendance, responsiveness, and completion of assigned responsibilities.
Independence: Ability to remain productive and accountable while working remotely.
Adaptability: Willingness to learn new systems, procedures, and technologies.
Performance Expectations
Performance May Be Evaluated Based On
- Accuracy and quality of administrative work.
- Timeliness of completed assignments.
- Data-entry and record accuracy.
- Quality of document preparation.
- Organization of electronic files.
- Accuracy of spreadsheets and databases.
- Professional communication.
- Responsiveness to administrative requests.
- Proper handling of confidential information.
- Compliance with company procedures.
- Attendance and remote-work reliability.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 19 أغسطس 2026