وظيفة أخصائي أول عمليات وخدمات مكان العمل لدى شركة Ankura في منطقة الرياض
Senior Associate, Operations & Workplace Services
🏢 Ankura
تفاصيل الوظيفة
شركة Ankura تعلن عن وظيفة Senior Associate, Operations & Workplace Services في الرياض. يشغل هذا المنصب دورًا محوريًا في دعم العمليات والخدمات الإدارية للمكتب الإقليمي في السعودية، والعمل ضمن فريق عالمي لتعزيز التميز التشغيلي وخدمة الموظفين والعملاء.
نبذة عن الوظيفة
تتولى هذا المنصب مسؤولية تقديم الدعم التشغيلي والإداري وخدمات الأعمال للمكتب الإقليمي في الرياض، بالإضافة إلى دعم رئيس المكتب والفريق التنفيذي والموظفين في الإدارة اليومية للأعمال. كما يعمل الفرد كجزء من فريق عالمي للعمليات وخدمات مكان العمل لخلق بيئة متميزة وروح مجتمعية، ويشرف على تنفيذ العمليات والأنظمة والمشاريع لخدمة الشركة وعملائها.
المهام والمسؤوليات
- تقديم دعم تشغيلي وإداري عالي الجودة للمكتب الإقليمي في السعودية، بما في ذلك دعم رئيس المكتب والفريق التنفيذي والمهنيين ذوي الخبرة.
- خلق بيئة خدمية للموظفين من خلال توقع الاحتياجات وتقديم الدعم العملي لتمكين المهنيين وفرق خدمة العملاء من العمل بكفاءة.
- إدارة التقويم بشكل استباقي، بما في ذلك جدولة المواعيد وتحديد الأولويات وتنسيق الاجتماعات ومتابعة المواعيد النهائية وضمان إنجاز العروض التقديمية والمستندات والتسليمات الأخرى في الوقت المحدد.
- كتابة وتحرير وتنسيق العروض التقديمية والمراسلات التجارية والاتصالات الداخلية بدقة واحترافية.
- دعم إعداد المواد والعروض التقديمية والوثائق المتعلقة بالمكتب الإقليمي للإدارة العليا وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- الحفاظ على جهات الاتصال وقوائم التوزيع والوثائق والسجلات في المستودعات المناسبة وفقًا لسياسات الشركة.
- تقديم دعم للتسويق والاتصالات (MarCom) لرئيس المكتب والفريق التنفيذي بما في ذلك تنسيق المواد وتنسيق العروض ودعم وثائق تطوير الأعمال.
- دعم عمليات تقديم العروض والعطاءات من خلال جمع المدخلات المطلوبة وتنسيق المواد وضمان تقديمها بدقة وفي الوقت المحدد.
- المساعدة في الحفاظ على المعلومات المتعلقة بالعملاء والموردين والجهات الحكومية لأغراض تطوير الأعمال أو تسجيل العملاء أو تسجيل الموردين.
- دعم تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية المتعلقة بأنشطة المكتب الإقليمي والفعاليات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
- دعم أنشطة الحسابات الدائنة والمدينة (AR/AP) مع التركيز على المكتب الإقليمي في السعودية ومساعدة الفريق في الكيان التجاري عند الحاجة.
- المساعدة في معالجة فواتير AP، وتقديم المصروفات، ووثائق الموردين، وتحديثات المستندات البنكية، وخطابات IBAN، والضمانات، والإدارة المالية ذات الصلة.
- دعم متطلبات الفوترة والفواتير لأعمال السعودية بالتنسيق مع مديري المشاريع والمالية وفرق الأعمال ذات الصلة.
- المساعدة في عمليات الوقت والمصروفات الأسبوعية وفقًا لسياسات الشركة ومتطلبات العميل، بما في ذلك حل الاستفسارات المتابعة.
- التنسيق مع الموارد البشرية والمالية والقانونية بشأن الموظفين الجدد وعقود الموردين والفواتير والهجرة ومتطلبات دعم الأعمال الأخرى.
- دعم عمليات تسجيل الموردين، بما في ذلك الوصول إلى بوابات العملاء والحكومية وجمع معلومات KYC المطلوبة والتنسيق مع الفرق الداخلية لتقديمها.
- الحفاظ على وتحديث ملفات تعريف الموردين والعملاء والحكومية على البوابات، ومراقبة متطلبات الوثائق والوصول وإبقائها محدثة.
- مراقبة ودعم صيانة وتفعيل العلاقات التجارية عبر البوابات الحكومية.
- دعم تقديم العروض والعطاءات والتقديمات الإدارية المرتبطة، وضمان جمع المعلومات المطلوبة والتحقق منها وتقديمها بشكل مناسب.
- التنسيق مع الفرق القانونية والمالية والامتثال والفواتير والتسويق والأعمال لجمع الوثائق المطلوبة للتسجيلات والتقديمات والبوابات.
- دعم أنشطة الامتثال للمكتب الإقليمي والأعمال المحلية بالتنسيق مع فرق Ankura القانونية والمالية وخدمات الأعمال.
- المساعدة في التقديمات الدورية للجهات المعنية حسب التوجيهات.
- دعم التواصل مع الجهات المعنية والمستشارين الخارجيين نيابة عن Ankura حسب توجيهات أصحاب المصلحة الداخليين.
- إدارة عمليات ختم المستندات وتقديمها وتسليمها بعد الموافقة عليها عبر العمليات الداخلية.
- دعم إدارة متطلبات المكتب المسجل ووثائق المكتب المحلي والتنسيق مع المالك حسب توجيهات فرق خدمات الأعمال.
- استخدام البوابات المحلية والحكومية والهجرية بشكل فعال لدعم التأشيرات والتراخيص والتسجيل والعمليات التشغيلية الأخرى.
- تنسيق عمليات المكتب وخدمات مكان العمل لمكتب الرياض، وضمان تجربة مهنية وفعالة وموجهة نحو الخدمة للموظفين والعملاء والزوار.
- استقبال العملاء والزوار في مكتب الرياض وتقديم الدعم المناسب للاجتماعات والفعاليات.
- التنسيق مع موردي صيانة المرافق والمقاولين الخارجيين وإدارة المبنى لضمان تلبية متطلبات المكتب والصحة والسلامة.
- تقديم طلبات التوريد وإدارة المخزون والتنسيق لطلبات الإنتاج بما في ذلك الطباعة والنسخ والتجليد والشحن والبريد السريع.
- دعم ترتيبات السفر المحلي والدولي، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق والسيارات وجوازات السفر والتأشيرات وملفات السفر والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
- دعم دمج الموظفين الجدد، والعمل كمصدر معرفة محلي لمساعدتهم في التنقل بين العمليات والأدوات ومتطلبات المكتب.
- استخدام الأدوات والعمليات وقواعد البيانات على مستوى الشركة والخاصة بالممارسة بشكل فعال، بما في ذلك Workday وIntapp وSalesforce وMicrosoft Office وOutlook وCalendar وSharePoint وTeams.
- دعم اعتماد واستخدام التكنولوجيا بشكل فعال.
المهارات المطلوبة
- إتقان استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية والمبيعات والعملاء مثل Workday وIntapp وSalesforce.
- إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (بما في ذلك Outlook وTeams وSharePoint) بشكل متقدم.
- مهارات تنظيمية وتنسيقية قوية مع القدرة على إدارة أولويات متعددة.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة بالعربية والإنجليزية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف واتخاذ المبادرة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.
عرض النص الأصلي للإعلان
Ankura is a team of excellence founded on innovation and growth.
This position supports Ankura Business Services, Ankura’s internal firm services function, with a primary focus on supporting Ankura’s KSA Regional Headquarters in Riyadh.
Role Overview
Ankura opened its first office in Saudi Arabia in 2023 and is seeking an Operations Senior Associate to join the Riyadh office. The individual will provide operational, administrative and business services support to the KSA Regional Headquarters, the RHQ Head, the executive team and employees supporting the daily management of the business and local office. The role will also support the wider commercial entity where required, ensuring operational alignment across Ankura’s activities in Saudi Arabia.
Working as part of a global Operations & Workplace Services team, the role will help create a sense of community and operational excellence, provide office and executive support, administer processes and systems, support projects and assist with efficient service delivery for the firm and its clients. The role requires a confident self-starter who can work independently with minimal supervision and manage a broad range of activities across multiple functional areas.
You will be part of the global Operations & Workplace Services team within Ankura Business Services. The role will work closely with the RHQ Head, KSA executive team, local business leadership and international OWS colleagues to ensure effective support to the Regional Headquarters and wider Saudi business.
Responsibilities
RHQ Operational and Executive Support
This position supports Ankura Business Services, Ankura’s internal firm services function, with a primary focus on supporting Ankura’s KSA Regional Headquarters in Riyadh.
Role Overview
Ankura opened its first office in Saudi Arabia in 2023 and is seeking an Operations Senior Associate to join the Riyadh office. The individual will provide operational, administrative and business services support to the KSA Regional Headquarters, the RHQ Head, the executive team and employees supporting the daily management of the business and local office. The role will also support the wider commercial entity where required, ensuring operational alignment across Ankura’s activities in Saudi Arabia.
Working as part of a global Operations & Workplace Services team, the role will help create a sense of community and operational excellence, provide office and executive support, administer processes and systems, support projects and assist with efficient service delivery for the firm and its clients. The role requires a confident self-starter who can work independently with minimal supervision and manage a broad range of activities across multiple functional areas.
You will be part of the global Operations & Workplace Services team within Ankura Business Services. The role will work closely with the RHQ Head, KSA executive team, local business leadership and international OWS colleagues to ensure effective support to the Regional Headquarters and wider Saudi business.
Responsibilities
RHQ Operational and Executive Support
- Provide high-quality operational and administrative support to the KSA Regional Headquarters, including support to the RHQ Head, executive team and senior professionals.
- Create an environment of service for Ankura employees, anticipating needs and providing practical support to enable senior professionals and client service teams to operate efficiently and effectively.
- Perform proactive calendar management, including scheduling, prioritising appointments, coordinating meetings, tracking deadlines and ensuring presentations, filings and other deliverables are completed efficiently.
- Draft, edit and format presentations, business correspondence and internal communications, ensuring grammar, spelling, formatting and tone are accurate, professional and engaging.
- Support preparation of RHQ-related materials, presentations and documentation for leadership, internal stakeholders and external parties.
- Maintain contacts, distribution lists, working documentation and records on appropriate repositories in accordance with firm policies and best practices.
- Provide MarCom support to the RHQ Head, executive team and local leadership, including coordination of materials, formatting of presentations and support with business development documentation.
- Support proposal filing processes, including gathering required inputs, coordinating materials and ensuring submissions are completed accurately and within required deadlines.
- Assist with maintaining client, supplier and government-facing information where required for business development, client onboarding or supplier registration purposes.
- Support the coordination of internal and external communications related to RHQ activities, events and stakeholder engagement where required.
- Support AR/AP activities, focusing on the KSA Regional Headquarters and supporting the team in the commercial entity where required.
- Assist with AP invoice processing, expense submissions, vendor documentation, bank document updates, IBAN letters, guarantees and related finance administration.
- Support billing and invoicing requirements for Saudi Arabia matters, liaising with Project Managers, Finance and relevant business teams as required.
- Assist with weekly time and expense processes in accordance with firm policies and client requirements, including resolving follow-up queries where needed.
- Coordinate with HR, Finance and Legal on matters relating to new joiners, supplier contracts, invoicing, immigration and other business support requirements.
- Support supplier registration processes, including accessing client and government-related portals, gathering required KYC information and coordinating submissions with relevant internal teams.
- Maintain and update supplier, client and government portal profiles, ensuring documentation and access requirements are monitored and kept current.
- Regularly monitor and support the maintenance and activation of business relationships across government-related portals.
- Support proposal filings and associated administrative submissions, ensuring required information is gathered, checked and filed appropriately.
- Coordinate with Legal, Finance, Compliance, Billing, MarCom and business teams to gather documentation required for registrations, filings and portal submissions.
- Support RHQ and local business compliance activities in coordination with Ankura Legal, Finance and ABS teams.
- Assist with routine filings with relevant authorities as needed and as directed by Ankura’s ABS teams.
- Support engagement with relevant authorities and external advisors on Ankura’s behalf, as directed by the appropriate internal stakeholders.
- Manage document sealing, filing and submission processes where approved through Ankura internal processes.
- Support management of registered office requirements, local office documentation and landlord coordination as directed by Ankura’s ABS teams.
- Use local, government and immigration portals effectively to support visa, licensing, registration and other operational processes.
- Coordinate office operations and workplace services for the Riyadh office, ensuring a professional, efficient and service-led experience for employees, clients and visitors.
- Meet and greet clients and visitors to the Riyadh office and provide appropriate support for meetings and events.
- Coordinate facilities maintenance suppliers, external contractors and building management to ensure office requirements and health and safety matters are addressed.
- Place supply orders, manage inventory and coordinate production requests including printing, copying, binding, shipping and courier activity.
- Support domestic and international travel arrangements, including flights, hotels, cars, passports, visas, travel profiles and last-minute itinerary changes.
- Support onboarding and integration of new employees, acting as a local knowledge resource and helping employees navigate processes, tools and office requirements.
- Effectively use firmwide and practice-specific tools, processes and databases, including Workday, Intapp, Salesforce, Microsoft Office, Outlook, Calendar, SharePoint and Teams.
- Support adoption and effective use of technology applications and resources that enable client service delivery and RHQ operations.
- Conduct information and internet research as needed.
- Partner with other departments to improve business operations, identify process improvements and support consistent service delivery.
- Handle confidential and sensitive information with discretion and in line with firm policies.
- Fluent in both English and Arabic is essential.
- Degree in a related discipline.
- Experience operating in a similar role providing office management, executive support, operational support or business services support.
- Experience working in Saudi Arabia within an internationally oriented professional services firm, multinational company or similar environment.
- Experience supporting senior stakeholders, executive teams or regional office leadership.
- Strong understanding of working across different time zones and coordinating with regional and global teams.
- Highly proficient in Microsoft Office resources and applications, including Outlook, Calendar, SharePoint, Teams, Excel, PowerPoint and Word; experience with Workday is desirable.
- Experience using business systems and databases such as Intapp, Salesforce or similar platforms is desirable.
- Experience processing AP invoices, supporting AR/AP activities, expense submissions, bank documentation, IBAN letters, guarantees and supplier documentation.
- Experience supporting supplier registration processes, KYC documentation gathering and client or government portal submissions.
- Experience managing or supporting government, immigration, supplier, client or regulatory portals.
- Experience supporting proposal filings, business development documentation or MarCom activities is desirable.
- Project management experience is highly desirable.
- Critical thinking skills and initiative to proactively address issues and identify areas for business process improvement.
- Strong verbal and written communication skills with excellent attention to detail.
- Business acumen, curiosity about the company and its clients, and an understanding of how operational duties impact related teams.
- Ability to work well under pressure and with minimal supervision.
- Professional interpersonal skills with the ability to interact effectively with people at varying levels of the firm.
- Strong organisational and time management skills, with the ability to prioritise multiple tasks accurately in a fast-paced environment.
- Highly resourceful team player with the ability to work independently and with direction.
- Demonstrated proactive approach to problem-solving and strong decision-making capability.
- Proven ability to establish, build and maintain relationships with peers, client service delivery professionals, leadership and external stakeholders.
- Ability to handle confidential and sensitive information with appropriate discretion.
- Commitment to achieving business goals and meeting deadlines in an environment with competing demands.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 20 أغسطس 2026