وظيفة مراقب مستندات شاغرة لدى Jones Engineering في الدمام
Document Controller
🏢 Jones Engineering
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Jones Engineering عن توفر وظيفة Document Controller في الدمام، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية.
نبذة عن الوظيفة
إدارة وتنظيم وحفظ مستندات المشروع باستخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل Aconex، SharePoint، وغيرها)، بما في ذلك رفع المستندات ومسحها ضوئياً والتأكد من تخزينها وتسجيلها بشكل آمن ومنظم.
المهام والمسؤوليات
- الرفع المباشر لمدير المشروع.
- السيطرة الأولية على جميع وثائق المشروع وفقاً لإجراءات إدارة الوثائق المعتمدة (سواء معايير JEG الداخلية أو الخاصة بالمشروع).
- ضمان تدريب النفس وأعضاء الفريق المعنيين على استخدام أنظمة إدارة الوثائق المحددة للمشروع (Aconex، ASite، SharePoint، وغيرها).
- التأكد من أن جميع المستندات تستوفي متطلبات ومعايير الجودة قبل رفعها أو قبولها من الأطراف الخارجية.
- فرز واسترجاع وتخزين المستندات الورقية والإلكترونية نيابة عن أصحاب المصلحة في المشروع.
- التنسيق مع فريق إدارة المشروع وجميع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتنفيذ المهام الموكلة.
- إعداد تقارير تقدم المستندات للسجلات وإدارة دقيقة للوثائق.
- إجراء مراجعات دورية وتدقيق للوثائق بالتنسيق مع مسؤولي مراقبة الجودة / ضمان الجودة.
- ضمان مشاركة / تقديم المستندات في الوقت المطلوب لتسهيل إنجاز المشروع وفقاً لجدوله الزمني.
- تقديم تقارير أسبوعية لمراقبة المشروع، مكتب تقدير التكاليف ومدير المشروع حول التقدم، ملاحظات التأخير بحسب الحالة للمستندات الصادرة متأخرة أو المرتجعة.
- إرسال إشعارات لأصحاب المصلحة حول أحدث إصدارات المستندات وضمان أرشفة صحيحة للإصدارات السابقة بحيث يُستخدم الإصدار الأحدث فقط مع إمكانية تتبع تاريخ المستند.
- الحفاظ على سلامة الوصول إلى SharePoint للمستندات بالتنسيق مع مدير المشروع لضمان سرية الوثائق الحساسة.
- استرجاع وإصدار المستندات بناءً على طلب أصحاب المصلحة.
- إنشاء وتحديث سجلات تقديم المستندات بشكل دائم.
- فحص وتحرير المستندات قبل الرفع / التوزيع للتأكد من دقتها وامتثالها للمشروع (الشكل المطلوب، رقم المستند الصحيح، إلخ).
- الإبلاغ عن أي أخطاء في نظام إدارة الوثائق لاتخاذ إجراءات تصحيحية فورية.
- إعداد وحفظ نسخ ورقية من المستندات عند الحاجة وضمان التصنيف الصحيح لسهولة الاسترجاع.
- ضمان إجراء نسخ احتياطية لأنظمة إدارة الوثائق في فترات زمنية محددة ومتفق عليها.
- تتبع ومتابعة أي مستندات لم تُرجع في المواعيد المحددة وإبلاغ المشرف المباشر وتسجيل ذلك.
- ترتيب وإدارة ورش العمل / الاجتماعات لمعالجة أي قضايا تتعلق بإدارة المستندات مع أصحاب المصلحة، وتسجيل محاضر الاجتماعات عند الاقتضاء.
- تسجيل الوقت اليومي لموظفي JEG المباشرين في المشروع بالتنسيق مع مسؤول مراقبة المشروع.
- إدارة والحفاظ على مخزون القرطاسية في موقع مشروع JEG.
- تقديم الدعم أثناء إغلاق المشروع بما في ذلك تجميع الوثائق النهائية على SharePoint (تعليمات التشغيل والصيانة، الضمانات، إلخ) وحالة الإنجاز.
- مراقبة تقدم وحالة إدارة المستندات والإبلاغ عن التقديمات والإرجاعات المتأخرة.
- إعداد مطبوعات وتقارير مؤقتة حسب التوجيه.
- حضور التدريبات المكلف بها.
- الإشراف على موظفي المشروع وتطويرهم وتوجيههم.
- ضمان الوعي والامتثال لإجراءات نظام إدارة الجودة الموجودة في مكتبة الجودة لمجموعة JEG.
- توفير بيئة عمل تُطوّر فريقاً منتجاً ومتكيفاً ومحفزاً ومبدعاً يبني التعاون والاحترام والتركيز على الفريق والذات والانفتاح والالتزام.
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مشاريع البناء.
- مؤهلات ذات صلة بالمنصب مثل شهادة جامعية من جامعة مرموقة أو مؤهلات مهنية (NVQ أو ما يعادلها).
- يفضل خبرة في مشاريع مراكز البيانات.
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل Aconex، وغيرها).
- إجادة استخدام تطبيقات الحاسب الآلي (حزمة Microsoft Office أو ما يعادلها).
عرض النص الأصلي للإعلان
Location- Saudi Arabia- Dammam
Project Document Controller manages and maintains organized and updated documents for the project using document management software (e.g., Aconex, SharePoint, etc.) uploading and scanning paper documents, obtaining documents, and ensuring proper and secure storage and recording.
Responsibilities
Project Document Controller manages and maintains organized and updated documents for the project using document management software (e.g., Aconex, SharePoint, etc.) uploading and scanning paper documents, obtaining documents, and ensuring proper and secure storage and recording.
Responsibilities
- Direct line of report Project Manager
- Primary control of all project documentation in adherence to approved document control procedures both JEG SOP’s and project specific.
- To ensure training and familiarity of self and nominated project team members on operability and usage of project nominated document control systems (Aconex, ASite, SharePoint, etc.).
- Ensuring all documentation meets project defined formal requirements and required standards prior to upload or acceptance from third parties.
- Sorting, storing and retrieving electronic and hard copy documents on behalf of project stakeholders.
- Interface with the Project Management team and all key project stakeholders to carry out assigned duties.
- Producing document progress reports for records and accurate document management
- Conducting regular reviews and document audits in coordination with the QA/QC Leads
- Ensure documents are shared / submitted as required times to facilitate timely project completion in line with the project programme.
- Provide weekly reports to the Project Control, QS and Project Manager for the purpose of progress, delay notices as applicable for late issued or returned documentation.
- Send notifications to project stakeholders of latest revisions to documentation and ensure correct archiving of revisions so only latest revision is utilized but document history is traceable.
- Maintain document SharePoint access integrity in coordination with Project Manager to maintain confidentiality of sensitive documentation.
- Retrieve and issue documentation as requested by project stakeholders.
- Ensure document control submittal logs are always created and maintained up to date.
- Check and edit documentation prior to upload / distribution for accuracy and project compliance (project format, correct document number, etc.)
- Report any document control system errors so rectification measures can be addressed immediately.
- Where required prepare and maintain hardcopies of documents and ensure correct filing for easy document retrieval.
- Ensure all document control system backups are carried out at defined and agreed intervals.
- Track, follow up, notify line manager and record any documents that are not returned on due dates.
- Arrange and manage any workshops/meetings to address any issues that require dissemination to project stakeholders in relation to document management. Record minutes of meetings as applicable.
- Record daily timekeeping for JEG direct project staff in coordination with Project Controls Lead.
- Manage and maintain JEG project site office stationery inventory.
- Providing support during project closeout, including final project documentation collation on the project Share point (O&M’s, Warranties, etc.) and completion status.
- Monitor progress and status of document control and report overdue submittals and returns.
- Prepare ad-hoc printouts and reports as directed.
- Attend training as assigned.
- Supervise, develop and mentor project staff.
- Ensure awareness and compliance of the QSP’s which are located and maintained in the JEG Group Quality Library.
- Provides a working environment that develops a highly productive, adaptive, motivated and creative team which builds cooperation, respect, Team and Self focus, openness, respect and commitment.
- Minimum 3 years work experience on construction projects.
- Qualifications commensurate with position:
- Role applicable degree from a reputed university / Trade Qualifications NVQ, etc.
- Experience in Data Centre Projects an advantage.
- Experience with document management systems e.g. Aconex, etc.
- Competent in the use of PC applications (Microsoft Office suit or equivalent).
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 22 يونيو 2026