TÜV SÜD تعلن عن وظيفة منسق عمليات التصديق في الرياض
Operation Coordinator - Certification - Riyadh ,KSA
🏢 TÜV SÜD
تفاصيل الوظيفة
نحن في TÜV SÜD نبحث عن منسق عمليات للشهادات (Operation Coordinator - Certification) للعمل في الرياض، المملكة العربية السعودية. تتولى هذا الدور مسؤولية دعم وتنسيق الأنشطة التشغيلية اليومية المتعلقة بمراجعات أنظمة الإدارة وخدمات إصدار الشهادات.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق ودعم الأنشطة التشغيلية المتعلقة بمراجعات أنظمة الإدارة وبرامج الشهادات والمراقبة وإعادة الاعتماد.
- التخطيط وجدولة مواعيد المراجعات بالتنسيق مع المراجعين والعملاء والفرق الداخلية لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
- إشعار العملاء بمواعيد المراجعة قبل شهر على الأقل والحصول على تأكيدهم، وإصدار إشعارات المراجعة في الوقت المناسب مع ضمان توصيل جميع المعلومات المطلوبة قبل المراجعة.
- متابعة تقدم المراجعات وحالة الشهادات والإجراءات المعلقة، ورفع المشكلات أو التأخيرات إلى الإدارة عند الحاجة.
- تنسيق مهام المراجعين وتوفرهم لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.
- ترتيب جميع احتياجات المراجعين اللوجستية، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق والنقل وغيرها من متطلبات السفر بعد تأكيد المراجعة.
- إعداد تقارير الجدوى والحصول على الموافقات اللازمة، ومراقبة نفقات سفر المراجعين لضمان الامتثال لسياسات الشركة والميزانية.
- إنشاء ومعالجة طلبات الشراء وأوامر الشراء بدقة وفي الوقت المحدد مع الأوصاف والمستندات الداعمة المناسبة.
- إعداد ومراجعة وصيانة الوثائق والسجلات والتقارير والشهادات وملفات العملاء المتعلقة بالمراجعة وفقاً لإجراءات الشركة ومتطلبات الاعتماد.
- ضمان إدخال البيانات وصيانة سجلات المراجعة والشهادات والعملاء بدقة في الأنظمة ذات الصلة، والمساعدة في توثيق الشهادات وإصدارها وإدارة السجلات.
- تنسيق أنشطة الفوترة من خلال ضمان تقديم طلبات الفواتير بدقة وفي الوقت المناسب إلى قسم الحسابات، ودعم تتبع التكاليف التشغيلية.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء بخصوص جداول المراجعة ومتطلبات التوثيق وعمليات الشهادات والاستفسارات التشغيلية، وضمان التواصل الفعال طوال دورة حياة المراجعة والشهادة.
- إرسال نماذج ملاحظات العملاء بعد الانتهاء من المراجعات وأنشطة الشهادات والحفاظ على سجلات الردود المستلمة.
- دعم مبادرات التحسين المستمر داخل القسم لتعزيز الكفاءة التشغيلية ورضا العملاء، وأداء المهام الإدارية والتشغيلية الإضافية التي تحددها الإدارة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 1-4 سنوات في تنسيق العمليات أو دعم الشهادات أو إدارة المراجعات أو أدوار تشغيلية مماثلة.
- يفضل الخبرة في مجال شهادات أنظمة الإدارة، بيئات المراجعة، هيئات تقييم المطابقة، التفتيش، أو منظمات الاختبار.
المهارات المطلوبة
- مهارات قوية في التخطيط والتنسيق والتنظيم.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
- مهارات تواصل وشخصية جيدة باللغة الإنجليزية.
- إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office وأنظمة إدارة العمليات.
- القدرة على العمل في بيئة منظمة وموجهة نحو الامتثال والمواعيد النهائية.
- توجه قوي نحو خدمة العملاء ومهارات حل المشكلات.
- القدرة على التنسيق بفعالية مع العملاء والمراجعين وأصحاب المصلحة الداخليين.
المزايا
- إجازة مدفوعة الأجر.
- تعويض تنافسي.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Summary
The Operations Coordinator is responsible for supporting and coordinating day-to-day operational activities related to management system audits and certification services. The role ensures efficient planning and execution of audits, coordination with auditors and clients, management of travel and logistics arrangements, maintenance of certification records, and timely completion of administrative and financial processes in compliance with company procedures, accreditation requirements, and applicable standards.
Key Responsibilities
Audit Planning & Coordination
Education
Bachelor's Degree or Diploma in Business Administration, Management, Engineering, or a related field.
Experience
You don’t meet every single requirements? No problem - we encourage you to apply if this role excites you.We welcome applications from people of all backgrounds, experiences, and perspectives.
Work Area: Others
Country/Region: Saudi Arabia
Job Location: Ar-Riyāḍ
Working Model : Onsite
Employment Type: Full time / regular
Company: TUV SUD for Safety Engineering LLC
Org Unit Code: MSA
Requisition ID: 5797
The Operations Coordinator is responsible for supporting and coordinating day-to-day operational activities related to management system audits and certification services. The role ensures efficient planning and execution of audits, coordination with auditors and clients, management of travel and logistics arrangements, maintenance of certification records, and timely completion of administrative and financial processes in compliance with company procedures, accreditation requirements, and applicable standards.
Key Responsibilities
Audit Planning & Coordination
- Coordinate and support operational activities related to management system audits, certification, surveillance, and re-certification programs.
- Plan and coordinate audit schedules in liaison with auditors, clients, and internal teams to ensure timely execution.
- Ensure audit date intimation is provided to clients at least one month in advance and obtain confirmation on proposed dates.
- Issue audit intimation to clients in a timely manner and ensure all required information is communicated well before the audit.
- Monitor audit progress, certification status, pending actions, and escalate issues or delays to management when necessary.
- Coordinate auditor assignments and availability to ensure optimal resource utilization.
- Arrange and coordinate all auditor logistics, including flight bookings, hotel reservations, transportation, and other travel requirements upon audit confirmation.
- Prepare feasibility reports, obtain necessary approvals, and monitor auditor travel expenses to ensure compliance with company policies and budget requirements.
- Create and process Purchase Requisitions (PR) and Purchase Orders (PO) accurately and on time with proper descriptions and supporting documentation.
- Prepare, review, and maintain audit-related documentation, records, reports, certificates, and client files in accordance with company procedures and accreditation requirements.
- Ensure accurate data entry and maintenance of audit, certification, and client records within relevant systems.
- Assist in certification documentation, certificate issuance, and record management activities.
- Coordinate invoicing activities by ensuring invoice requests are submitted accurately and on time to the Accounts Department.
- Support tracking of operational costs and assist in maintaining proper documentation for audit and travel-related expenses.
- Serve as a key point of contact for clients regarding audit schedules, documentation requirements, certification processes, and operational inquiries.
- Ensure effective communication with clients throughout the audit and certification lifecycle.
- Send customer feedback forms upon completion of audits and certification activities and maintain records of responses received.
- Support continuous improvement initiatives within the department to enhance operational efficiency and customer satisfaction.
- Perform additional operational and administrative duties as assigned by management.
Education
Bachelor's Degree or Diploma in Business Administration, Management, Engineering, or a related field.
Experience
- Minimum 1-4 years of experience in operations coordination, certification support, audit administration, or related operational roles.
- Experience within management systems certification, auditing environments, conformity assessment bodies, inspection, or testing organizations is preferred.
- Strong planning, coordination, and organizational skills.
- Excellent attention to detail and ability to manage multiple priorities.
- Good communication and interpersonal skills in English.
- Proficiency in Microsoft Office applications and operational management systems.
- Ability to work in a structured, compliance-driven, and deadline-oriented environment.
- Strong customer service orientation and problem-solving skills.
- Ability to coordinate effectively with clients, auditors, and internal stakeholders.
- Paid vacation time.
- Competitive compensation.
You don’t meet every single requirements? No problem - we encourage you to apply if this role excites you.We welcome applications from people of all backgrounds, experiences, and perspectives.
Work Area: Others
Country/Region: Saudi Arabia
Job Location: Ar-Riyāḍ
Working Model : Onsite
Employment Type: Full time / regular
Company: TUV SUD for Safety Engineering LLC
Org Unit Code: MSA
Requisition ID: 5797
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 5 يوليو 2026