مشرف اعمال إدارية

ملخص الوظيفة:

المتابعة وتقديم الدعم الإداري اللازم للمدير االمباشر من خلال القيام بمجموعة من المهام التنظيمية والتنسيق الفعّال بين جميع الأقسام بحيث يمثّل نقطة إرتباط بين المدير المباشر وبقية الادارات في الشركة من جهة والجهات الخارجية من جهة أخرى.

المهام و المسؤوليات:

1. دراسة الطلبات الواردة إلى مكتب المدير التنفيذي ومعالجتها ضمن حدود الصلاحيات الوظيفية وإعلام المدير التنفيذي بما يلزم.

2. إعداد وتنظيم جداول الأعمال للمدير التنفيذي ومتابعتها، والتأكد من تحديث المعلومات بناء على المستجدات اليومية في جدول الأعمال، والمساعدة في جدولة المواعيد والإجتماعات بإعتماد الوسائل التقنية اللازمة.

3. عمل الجداول الزمنية للمواعيد الداخلية والخارجية والمؤتمرات واللقاءات، بما في ذلك التحضيرات للضيوف والزائرين.

4. استقبال المراجعين وزوار المدير التنفيذي وتلبية متطلباتهم وفق التوجيهات.

5. لمشاركة في التخطيط للفعاليات والإجتماعات الرسمية من أجل تقديم الدعم الإداري و(اللوجستي).

6. تحضير جدول أعمال إجتماعات المدير التنفيذي وتوفير الوثائق والتقارير ومحاضر الإجتماعات السابقة، وكتابة محاضر الإجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الناتجة مع الجهات ذات العلاقة.

7. إعداد المراسلات الصادرة ومتابعة وصولها إلى الجهات المعنية، وتدقيق المراسلات الواردة وترتيبها حسب الأولوية وأرشفتها ضمن السجلات المعدّة لذلك.

8. إعداد المذكرات والقرارات الإدارية والتعاميم وضمان تعميمها وتنفيذها من الأقسام المعنية في الشركة.

9. إعداد البحوث والتقارير والعروض التقديمية وكل ما يلزم عند الطلب.

10. تنسيق ترتيبات السفر للمدير التنفيذي والمدراء في الشركة، بما في ذلك مكان الإقامة والترتيب للتأشيرات، وكذلك مسارات الرحلات ومواعيدها اللازمة.

11. القيام بالتنسيق والمتابعة مع كافة الأقسام في الشركة وفق توجيهات المدير التنفيذي، وتقديم الدعم الإداري اللازم لهذه الأقسام لضمان حسن سير العمل.

12. وضع آلية للأرشفة الورقية والالكترونية لكافة الملفات والمستندات والوثائق الخاصة بمكتب المدير التنفيذي والحرص التام بالمحافظة على سريتها وضمان حفظها أصولاً وبشكل آمن وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

13. متابعة اعمال الصيانة في المواقع.

14. متابعة السيارات وما يخص ذلك.

15. متابعة المشتريات.

16. إدارة الفريق و الاعمال الادارية.

17. القيام والالتزام بالمهام او المسؤوليات الاخرى المتعلقة بالوظيفة او الادارة التي يتم التكليف بها من قبل مديرالإدارة.

المهارات الفنية:

- مهارات الستخدام برامج المايكروسوفت اوفيس.

- أرشفة الملفات.

- صياغة الرسائل البريدية والخطابات.

- إعداد التقارير.

المهارات السلوكية:

- مهارات التواصل الفعالة شفهياً.

- حل المشكلات اإتخاذ القرار.

- مهارات إدارة الوقت.

- الدقة وقوة الملاحظة.

المؤهلات والخبرات:

- درجة البكالوريوس في تخصص ادارة الاعمال او ما يعادلها.

- خبرة عملية إدارة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الاعمال الادارية او السكرتاريا.

- إجادة اللغة العربية والانجليزية تحدثا وكتابة.