وظيفة أخصائي إدارة حسابات لدى Greenberg Traurig, LLP في الرياض
🏢 Greenberg Traurig, LLP
Greenberg Traurig, LLP تعلن عن وظيفة موظف استقبال وإداري في الرياض
Receptionist / Administrative Assistant
🏢 Greenberg Traurig, LLP
تفاصيل الوظيفة
Greenberg Traurig, LLP (GT)، شركة محاماة عالمية، تبحث عن موظف استقبال / مساعد إداري للعمل في مكتبها بالرياض، السعودية. ستكون مسؤولاً عن خلق انطباع أولي احترافي للعملاء والزوار ودعم العمليات اليومية للمكتب في بيئة قانونية سريعة الخطى.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والضيوف والترحيب بهم بطريقة مهنية، وإخطار الجهات المعنية بوصولهم.
- التأكد من تسجيل جميع الزوار فور وصولهم للحفاظ على أمن المكتب.
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها بلباقة واحترافية.
- تقديم الدعم الإداري للمساهمين المديرين ومدير الأعمال والمحامين، بما في ذلك جدولة المواعيد والمراسلات وترتيبات السفر ومعالجة المصروفات وإعداد المستندات.
- تنسيق احتياجات النقل للعملاء الداخليين والخارجيين (سيارات أجرة، خدمات سيارات، النقل من وإلى المطار، سفر مرتبط بالمحكمة، وغيرها).
- حجز مكاتب الزوار وجدولة الاجتماعات وحجز غرف الاجتماعات، ومراقبة جدول الغرف بشكل استباقي.
- تجهيز غرف الاجتماعات والتأكد من تلبية طلبات الحجز قبل الاجتماع المقرر.
- طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد وتنسيق الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالعملاء والمناسبات المكتبية والأنشطة التي ترعاها الشركة.
- شراء وتتبع وتخزين المواد الغذائية والمشروبات ولوازم المكتب؛ التعامل مع الموردين لدعم احتياجات الشراء وإرسال الفواتير للمعالجة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للزوار ودفاتر التوصيل وسجلات الطرود الصادرة وسجلات التتبع الأخرى.
- أداء مهام الخدمات المكتبية مثل توصيل البريد الداخلي ومعالجة البريد الوارد والصادر وتنسيق خدمات البريد السريع والفاكس والمسح الضوئي والنسخ والطباعة كبيرة الحجم.
- مراقبة مخزون المكتب وطلب القرطاسية والأثاث والمعدات والأجهزة وغيرها من اللوازم حسب الحاجة.
- المساعدة في تخطيط وتنفيذ الفعاليات المكتبية وحفلات الاستقبال والرعاية وفعاليات العملاء، بما في ذلك الحفاظ على قوائم الرد على الدعوات وإعداد بطاقات الأسماء.
- دعم تنسيق وإعداد النشرات الإخبارية والإعلانات والاتصالات الداخلية الأخرى.
- العمل كحلقة وصل مع إدارة المبنى والموردين، بما في ذلك تقديم ومتابعة طلبات الخدمة.
- تقديم تغطية إدارية ودعم قانوني وغير قانوني أثناء غياب الموظفين أو فترات زيادة العمل، بما في ذلك إعداد وتنسيق ومراجعة ومسح ونسخ وحفظ وتوزيع المستندات القانونية والتجارية.
- المساعدة في أنشطة الأقسام الأخرى حسب الحاجة، مثل معالجة الفواتير والمصروفات، وأداء مهام إضافية عند التكليف.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة؛ الشهادة الإضافية ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة استقبال أو مساعد إداري في بيئة مهنية.
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
- لباقة وحسن مظهر وسلوك مهني.
- القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة وتلبية توقعات العملاء أو تجاوزها مع روح استباقية لمساعدة الآخرين.
- مبادرة شخصية والقدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف محدود.
- اهتمام شديد بالتفاصيل ومهارات تنظيمية ممتازة وإدارة فعالة للوقت.
- إتقان استخدام أنظمة Windows وحزمة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
- مهارات حاسوبية استثنائية مع القدرة على تعلم تطبيقات برمجية جديدة بسرعة.
- فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI) بما في ذلك القدرات الأساسية والقيود وأهمية خصوصية البيانات والدقة والتحقق والاعتبارات الأخلاقية في بيئة الخدمات المهنية.
- نهج استباقي لتعلم التكنولوجيا الناشئة والتكيف معها والمساهمة في ثقافة الابتكار.
المزايا
نقدم تعويضات تنافسية وحزمة مزايا ممتازة، بالإضافة إلى فرصة العمل في بيئة مبتكرة وتعاونية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Greenberg Traurig (GT), a global law firm with locations across the world in 15 countries has an exciting full-time employment opportunity for an Administrative Assistant in our Riyadh, Saudi Arabia office. We offer competitive compensation and an excellent benefits package, along with the opportunity to work within an innovative and collaborative environment.
Join our Team as a Receptionist/Administrative Assistant located in our Riyadh, Saudi Arabia office.
We’re looking for a Receptionist/Administrative Assistant who enjoys working in a fast-paced law firm environment. As the first point of contact, you’ll play an important role in creating a professional, welcoming experience for clients, attorneys, and visitors. This role is ideal for someone who is organized, detail-oriented, and comfortable managing competing priorities while keeping the office running smoothly. A proactive, client-focused approach and strong communication skills are key. If you take initiative, stay adaptable, and enjoy supporting a busy legal team, we’d love to hear from you. This role be based in-office, Sunday to Thursday from 9:00 a.m. to 6:00 p.m.
Position Summary
The Receptionist / Administrative Assistant serves as the first point of contact for clients, visitors, and callers to the law office and is responsible for maintaining a professional, welcoming, and efficient front-desk environment. This position's primary focus is reception and office support, including managing incoming calls, greeting guests, coordinating conference room and meeting logistics, and supporting the daily operations of the office.
In addition to reception responsibilities, this position provides administrative support to attorneys, the Managing Shareholders, and Business Director. The role handles a variety of legal and non-legal administrative matters, including document preparation, scheduling, correspondence, and office operations. The Receptionist / Administrative Assistant may also provide internal administrative coverage for executive and personal assistant responsibilities, as needed, and performs other duties to support the efficient operation of the law office.
Key Responsibilities
Skills & Competencies
Join our Team as a Receptionist/Administrative Assistant located in our Riyadh, Saudi Arabia office.
We’re looking for a Receptionist/Administrative Assistant who enjoys working in a fast-paced law firm environment. As the first point of contact, you’ll play an important role in creating a professional, welcoming experience for clients, attorneys, and visitors. This role is ideal for someone who is organized, detail-oriented, and comfortable managing competing priorities while keeping the office running smoothly. A proactive, client-focused approach and strong communication skills are key. If you take initiative, stay adaptable, and enjoy supporting a busy legal team, we’d love to hear from you. This role be based in-office, Sunday to Thursday from 9:00 a.m. to 6:00 p.m.
Position Summary
The Receptionist / Administrative Assistant serves as the first point of contact for clients, visitors, and callers to the law office and is responsible for maintaining a professional, welcoming, and efficient front-desk environment. This position's primary focus is reception and office support, including managing incoming calls, greeting guests, coordinating conference room and meeting logistics, and supporting the daily operations of the office.
In addition to reception responsibilities, this position provides administrative support to attorneys, the Managing Shareholders, and Business Director. The role handles a variety of legal and non-legal administrative matters, including document preparation, scheduling, correspondence, and office operations. The Receptionist / Administrative Assistant may also provide internal administrative coverage for executive and personal assistant responsibilities, as needed, and performs other duties to support the efficient operation of the law office.
Key Responsibilities
- Creates an exceptional first impression for our clients and visitors and represents the firm in a positive and professional manner. Greets guests and promptly notifies internal parties of their arrival
- Ensures all guests check in at reception immediately upon arrival to maintain office security
- Answers, screens, and directs incoming telephone calls in a courteous and professional manner
- Provides administrative support to Managing Shareholders, Business Director, and attorneys, including scheduling, correspondence, travel arrangements, expense processing, and document preparation
- Assists with administrative support, including travel/hotel needs
- Coordinates transportation needs for internal and external clients, including taxis, car services, airport transportation, court-related travel, and other business-related transportation requests
- Reserves visitor offices, schedules meetings, and coordinates conference room reservations; proactively monitors conference room schedule
- Manages conference room setup and ensures reservation requests are met prior to the scheduled meeting
- Orders catering, assists with setup and coordination of meetings, client events, office functions, and firm-sponsored activities
- Purchases, tracks, and stocks food, beverage and office supplies; works with vendors to support office purchasing needs and submits invoices for payment processing
- Accurately maintains visitor logs, delivery records, outgoing package logs, and other office tracking records
- Performs office services functions, including internal mail delivery, processing incoming and outgoing mail, coordinating messenger services, faxing, scanning, copying, and large-format printing
- Monitors office inventory and orders stationery, furniture, equipment, appliances, and other office supplies as required
- Assists with the planning and execution of office events, receptions, sponsorships, and client functions, including maintaining RSVP lists and preparing name badges
- Supports the coordination and development of office newsletters, announcements, and other internal communications
- Serves as a liaison to building management and vendors, including submitting and tracking service requests
- Provides administrative coverage and legal and non-legal administrative support, including preparing, formatting, proofreading, scanning, copying, filing, and distributing legal and business documents, during employee absences or periods of increased business needs
- Assists with other department activities as needed, such as processing invoices and expenses, and performs additional duties and responsibilities as assigned
Skills & Competencies
- Excellent interpersonal and communication skills (oral and written), professional demeanor and presentation
- Provide outstanding client service, meet high quality standards for services and meet or exceed client expectations. Proactive in seeking innovative ways in which to help others
- Candidate must be a self-starter who can work independently with minimal supervision
- High attention to detail, outstanding organizational skills and the ability to manage time effectively
- Fluency in both Arabic and English
- Diploma or College Degree or equivalent experience; additional certification is a plus
- Minimum 3 years of experience as a receptionist or administrative assistant position in a professional environment
- Computer proficiency in Windows-based software and Microsoft Office Suite applications including Word, PowerPoint, Excel and Outlook
- Exceptional computer skills with the ability to learn new software applications quickly
- Proactive approach to learning and adapting to emerging AI and related technologies and contributes to a culture of innovation
- Demonstrates a basic understanding of artificial intelligence (AI), including core capabilities, limitations, and importance of data privacy, accuracy, verification, and ethical considerations within a professional services environment
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 29 يوليو 2026
وظائف أخرى لدى Greenberg Traurig, LLP
Greenberg Traurig, LLP تعلن عن وظيفة أخصائي دعم فني لمكتب المساعدة في الرياض
🏢 Greenberg Traurig, LLP
وظيفة أخصائي فواتير شاغرة لدى Greenberg Traurig, LLP بالرياض
🏢 Greenberg Traurig, LLP
وظيفة أخصائي تطبيقات Endpoint لدى Greenberg Traurig, LLP في الرياض
🏢 Greenberg Traurig, LLP