أخصائي خدمات مساندة

جمعية الوداد الخيرية لرعاية الأيتامإدارة ومتابعة مركبات الجمعية

حصر كافة المركبات في جداول (قائمة بالمركبات - جدول عمليات صيانة المركبة والتكاليف المالية)

متابعة تفاويض منسقي الخدمات المساندة والتأكد من تفعيلها

متابعة الفحص الدوري لكل مركبة والتأكد من الانتهاء وطلبات التجديد مع الفروع والمستخدمين للمركبات

متابعة تأمين المركبات والتأكد من الصلاحية

متابعة تجديد رخص السير للمركبات ومواعيد الانتهاء بالتواصل مع المستخدمين وعبر منصة تم.

تنسيق وفوترة رحلات العمل (طيران - قطار) للموظفين

استلام الطلب والتأكد من صحة البيانات والنماذج المطلوبة (نموذج الانتداب + نموذج طلب حجز رحلة عمل)

رفع الطلب إلى الجهة المعتمدة لإصدار الحجز بالتنسيق مع الموظف فيما يخص التوقيت ومشغل الرحلة

تزويد الموظف بالحجز المطلوب بعد الانتهاء وإصدار تذكرة صعود الطائرة وحل أي مشكلة تواجه الموظف كحذف أو تعديل للحجز

متابعة وإدارة التسجيل في جدول تكاليف الحجوزات لكل عملية حجز

رفع طلب شراء إلى قسم المشتريات لسداد الفواتير والتأكد من مطابقة الفواتير بعمليات الحجوزات.

تنسيق عمليات الشحنات البريدية بين الإدارات والفروع

إدارة الحسابات وتنظيم وتنسيق العمليات اللوجستية مثل استلام وتوزيع البريد والتأكد من أن جميع العمليات تسير بسلاسة

استلام طلب إرسال شحنة والتأكد من صحة البيانات والاعتمادات في نموذج إرسال شحنة

تعبئة بيانات الشحنة وإصدار بوليصة الشحن

تغليف الشحنة وتجهيزها للالتقاط

إشعار الجهة المرسل لها بالشحنة ومحتوياتها وبوليصة الشحن

تنسيق أعمال الصيانة ورفع طلبات الشراء الخاصة بالقسم

استلام طلب صيانة في الإدارة الرئيسية أو الفرع ومراجعته وتقييم الحالة

رفع طلب للجهة المختصة والمعتمدة في تنفيذ أعمال الصيانة بتنفيذ الطلب

متابعة وصيانة المرافق العامة للجمعية بما في ذلك المباني، المكاتب، والمعدات، وضمان بيئة عمل آمنة وصحية

رفع طلب شراء إلى قسم العقود والمشتريات لإتمام الدفع مقابل إتمام أعمال الصيانة

إشعار الفرع بالانتهاء من الأعمال

إدارة الخدمات (+ موبايلي stc + الكهرباء + المياه + البريد + تم)

إدارة الحساب الرئيسية لخدمة الهاتف والإنترنت ودوائر البيانات (إضافة - إلغاء - تعديل) وتنفيذ الخدمات الجديدة بعد أخذ موافقة رئيس القسم

توثيق الحسابات وإلغاء الخدمات غير المستفاد منها لتخفيف العبء المالي

متابعة سداد الفواتير للخدمات وضمان عدم انقطاعها

تزويد الإدارة المالية بالفواتير بشكل دوري لجميع الخدمات في المنصة

حل المشاكل الفنية للخدمات وإيجاد حلول بديلة في حال انقطاعها لأي سبب