وظيفة مدير مكتب شاغرة لدى Veeam Software بالرياض
Office Manager - Riyadh
🏢 Veeam Software
تفاصيل الوظيفة
تقدم شركة Veeam Software، المتخصصة في حماية البيانات والذكاء الاصطناعي، فرصة عمل في مدينة الرياض لوظيفة مدير مكتب (Office Manager).
نبذة عن الوظيفة
Veeam هي شركة موثوقة في مجال البيانات والذكاء الاصطناعي، تساعد المؤسسات على فهم بياناتها وذكاءها الاصطناعي وتأمينها ومرونتها لتمكين تسريع الذكاء الاصطناعي الآمن على نطاق واسع. بصفتها الشركة الرائدة في السوق في كل من مرونة البيانات وإدارة وضع أمان البيانات، صُممت Veeam لتلاقي مخاطر الهوية والبيانات والأمان والذكاء الاصطناعي. مقرها الرئيسي في سياتل ولها مكاتب في أكثر من 30 دولة، تحمي Veeam أكثر من 550,000 عميل حول العالم. مدير المكتب مسؤول عن تشغيل وإدارة مكتب الرياض بسلاسة وتميز، وهو الشخص المرجعي الذي يعمل عن كثب مع الإدارة والموظفين والموردين وغيرهم.
المهام والمسؤوليات
- التحكم في عمليات المكتب عبر استقبال الزوار والمتصلين ومعالجة استفساراتهم وتوجيههم للأشخاص المناسبين حسب احتياجاتهم.
- طلب المخزون والمواد والتأكد من توفر كمية كافية من جميع المستلزمات الأساسية وغير الأساسية.
- جمع وفرز وتوزيع وتحضير البريد والشحنات.
- المسؤولية عن سجل زوار المكتب.
- تعزيز اللباقة والمساعدة وبناء الفريق مع أعضاء الفريق الداخليين.
- التعاون مع إدارة المبنى لضمان الاتساق فيما يتعلق بالصيانة العامة للمساحات المكتبية.
- مساعدة مدير الموارد البشرية والمرافق في المهام المتعلقة بالمرافق حسب الحاجة.
- التنسيق مع مدير المرافق لتتبع إشغال المساحات.
- التأكد من أن منطقة الاستقبال وقاعات الاجتماعات مرتبة وحسنة المظهر.
- الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها مع الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف.
- معالجة الفواتير وفرز البريد الوارد والصادر والحفاظ على جداول المواعيد وإعطاء الرسائل للموظفين والإدارة.
- إعطاء التعليمات وضمان الأداء الممتاز لعمال النظافة اليومية.
- ضمان تقديم فواتير الموردين في الوقت المحدد وبشكل صحيح؛ والحفاظ على سجلات الفواتير المستلمة والمرسلة للدفع.
- المساعدة في المشاريع الخاصة مع مختلف الفرق التنظيمية.
- تنظيم وتخطيط وإدارة مختلف فعاليات المكتب واجتماعاته بما في ذلك الاحتفالات الخاصة وفعاليات التدريب حسب التوجيهات.
- المساعدة في تحديث موقع الإنترانت الخاص بالشركة.
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في إدارة المكاتب أو المرافق.
- إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (MS Office Suite).
- خبرة في تخطيط طوابق المكتب وإعادة تكوين المساحات/إعادة التشكيل ميزة إضافية.
- مظهر ودي وحماسي ومهني.
- إظهار المسؤولية والالتزام.
- مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والقدرة على التعامل مع عدد كبير من الزوار والموظفين.
- يفضل درجة الزمالة (Associate's degree) و/أو ما يعادلها من سنوات الخبرة.
- القدرة على إظهار حكم فني ناضج ومبادرة وتفكير نقدي.
- القدرة على إدارة الموردين المحليين بشكل استباقي.
- مهارات تنظيمية ممتازة مع الاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على تحديد الأولويات وتعدد المهام بثقة.
- مهارات اتصال ممتازة.
المهارات المطلوبة
- التواصل الفعال.
- القدرة على التكيف.
- اتخاذ القرارات.
- إدارة العمل.
- التوجه نحو الجودة.
- المبادرة في العمل.
- التعاون.
- المعرفة والمهارات التقنية/المهنية.
- التركيز على العملاء.
- التعلم التطبيقي.
- تنوع المهام.
- التعلم المستمر.
- الاهتمام بالتفاصيل.
- النتائج العملية.
- العمل الموحد.
عرض النص الأصلي للإعلان
Veeam is the Data and AI Trust Company, specializing in helping organizations ensure their data and AI are fully understood, secured, and resilient to enable the acceleration of safe AI at scale. As the market leader in both data resilience and data security posture management, Veeam is built for the convergence of identity, data, security, and AI risk. Headquartered in Seattle with offices in more than 30 countries, Veeam protects over 550,000 customers worldwide, who trust Veeam to keep their businesses running. Join us as we go fearlessly forward together, growing, learning, and making a real impact for some of the world’s biggest brands.
Job Purpose
The Office Manager is responsible for smooth and flawless operations and management of the Riyadh office. You are the go-to person working closely with management, employees, vendors, and more.
Key Responsibilities
Personal data collected during the recruitment process will be processed in accordance with our Recruiting Privacy Notice, which explains how your information is collected, used, and handled in connection with hiring activities. By applying for this position, you consent to this processing.
By submitting your application, you confirm that the information provided, including any supporting documents, is complete and accurate to the best of your knowledge. Any misrepresentation, omission, or falsification may result in disqualification from consideration or, if discovered after employment begins, termination of employment.
Job Purpose
The Office Manager is responsible for smooth and flawless operations and management of the Riyadh office. You are the go-to person working closely with management, employees, vendors, and more.
Key Responsibilities
- Controls office operations by greeting visitors and callers, handling their inquiries, and directing them to the appropriate persons, per their needs
- Ordering inventory, stocks and ensures enough stock of all critical and non-critical supplies
- Collect, sort, distribute and prepare mail and deliveries
- Responsible for visitor log book
- Fosters courtesy, helpfulness and teambuilding with internal team members
- Works with the building property management to ensure consistency relative to general maintenance of the office space
- Assists HR & Facilities Director on facilities matters/tasks as needed
- Coordinates with the Facilities Manager to track space occupancy
- Ensures the reception area and the meeting rooms are tidy and presentable
- Answering and directing incoming calls while responding to customers questions over the phone
- Processing invoices, sorting incoming and outgoing mail, keeping appointment calendars, and giving messages to staff and management in other parts of the building
- Giving instructions and ensuring excellent performance of day porters
- Ensures timely and correct submission of vendors invoice; maintain records of invoices received and sent for payment
- Assists in special projects with various organizational teams
- Organizes, plans, and manages various office events, meetings including special celebrations and training events as directed
- Assists in the updating of the company’s intranet site
- Communication
- Adaptability
- Decision-Making
- Managing Work
- Quality Orientation
- Initiating Action
- Collaborating
- Technical/Professional Knowledge & Skills
- Customer Focus
- Applied Learning
- Task Variety
- Continuous Learning
- Details Learning
- Practical Results
- Standardized Work
- 1+ years of experience in office or facilities management
- Proficient in MS Office Suite
- Experience in office floor planning and space restacking/reconfiguration is a plus
- Friendly, enthusiastic and professional appearance and demeanor
- Demonstrates responsibility and accountability
- Great people skills and ability to deal with a high volume of visitors and employees
- Associate's degree preferred and/or equivalent years of experience
- Ability to demonstrate mature technical skills based judgment, initiative and critical thinking
- Ability to proactively manage local vendors
- Proficient in MS Office Suite
- Great organizational skills with attention to detail
- Ability to prioritize and multi-task with confidence
- Excellent communication skills
Personal data collected during the recruitment process will be processed in accordance with our Recruiting Privacy Notice, which explains how your information is collected, used, and handled in connection with hiring activities. By applying for this position, you consent to this processing.
By submitting your application, you confirm that the information provided, including any supporting documents, is complete and accurate to the best of your knowledge. Any misrepresentation, omission, or falsification may result in disqualification from consideration or, if discovered after employment begins, termination of employment.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 18 يونيو 2026