PULSE MENA تعلن عن وظيفة مدخل بيانات ومساعد إداري (عن بُعد) في الرياض
Data EntryVirtual Assistant Administrator (Remote)
🏢 PULSE MENA
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE MENA عن توفر وظيفة مدخل بيانات ومساعد إداري افتراضي (عن بُعد) في الرياض، السعودية، للانضمام إلى فريق العمل وتقديم الدعم الإداري وإدارة البيانات.
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن مدخل بيانات ومساعد إداري افتراضي منظم وموثوق ويهتم بالتفاصيل لتقديم دعم إداري وإدارة بيانات عن بُعد لفريقنا المتنامي. تجمع هذه الوظيفة بين إدخال البيانات، المساعدة الافتراضية، إدارة المستندات، الجدولة، إدارة البريد الإلكتروني، البحث عبر الإنترنت، والدعم الإداري العام. المرشح المثالي مرتاح للعمل بشكل مستقل، يتواصل بشكل احترافي، يدير أولويات متعددة بفعالية، ويحافظ على مستوى عالٍ من الدقة عند التعامل مع معلومات الشركة. ستلعب دوراً مهماً في الحفاظ على تنظيم العمليات اليومية، وضمان دقة السجلات، ومساعدة أعضاء الفريق بالمهام الإدارية، والمساهمة في كفاءة العمل.
المهام والمسؤوليات
- إدخال البيانات وتحديثها وصيانتها بدقة في قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات وأنظمة CRM والمنصات الرقمية الأخرى.
- نقل المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني والنماذج وملفات PDF والفواتير والمستندات والمصادر الأخرى إلى الأنظمة المخصصة.
- مراجعة المعلومات المدخلة للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- تحديد وتصحيح السجلات المكررة أو غير المكتملة أو القديمة أو غير الدقيقة.
- الحفاظ على تنظيم الملفات والمجلدات الإلكترونية.
- إنشاء وتحديث جداول بيانات Excel وGoogle Sheets.
- إجراء فحوصات دورية لتنظيف البيانات ومراقبة الجودة.
- إعداد تقارير وملخصات أساسية باستخدام بيانات الشركة.
- الحفاظ على سجلات العملاء والموردين والموظفين والمنتجات والمخزون والعمليات حسب الحاجة.
- اتباع الإجراءات المقررة لتخزين المعلومات السرية وحمايتها وإدارتها.
- تقديم الدعم الإداري الافتراضي اليومي للمديرين وأعضاء الفريق.
- إدارة وتنظيم صناديق البريد الإلكتروني عند التفويض.
- صياغة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية والمراسلات والاتصالات الداخلية.
- جدولة المواعيد والاجتماعات والمكالمات الجماعية.
- الحفاظ على التقويمات وتقديم تذكيرات للمواعيد والمواعيد النهائية الهامة.
- المساعدة في التحضير للاجتماعات وتنظيم المستندات ذات الصلة.
- تدوين وتنظيم ملاحظات الاجتماع عند الحاجة.
- إجراء أبحاث أساسية عبر الإنترنت وتجميع النتائج في مستندات أو جداول بيانات منظمة.
- المساعدة في أبحاث السفر والحجوزات وإعداد خط سير الرحلة عند الحاجة.
- متابعة الطلبات الإدارية الروتينية والمهام المعلقة.
- تنسيق المعلومات بين أعضاء الفريق والعملاء والموردين والجهات الأخرى عند الاقتضاء.
- إعداد وتنسيق وتحرير وتنظيم المستندات والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الرقمية بحيث يمكن الوصول إلى المستندات بسرعة.
- معالجة النماذج والطلبات والفواتير والأوامر أو المستندات الإدارية الأخرى.
- المساعدة في إدارة سجلات العملاء.
- تتبع المواعيد النهائية والمواعيد والمهام والأنشطة الإدارية الجارية.
- المساعدة في تتبع الفواتير والمصروفات الأساسية عند الحاجة.
- دعم وثائق التوظيف والعمليات الإدارية الداخلية الأخرى.
- أداء مهام إدارية إضافية يكلف بها من قبل الإدارة.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يُفضل الحصول على تعليم إضافي في المجال الإداري أو التجاري.
- يفضل خبرة سابقة في إدخال البيانات، المساعدة الافتراضية، الإدارة، دعم المكاتب، خدمة العملاء، أو دور ذي صلة.
- مهارات قوية في استخدام الكمبيوتر والإنترنت.
- إتقان استخدام Microsoft Office، خاصة Excel وWord وOutlook.
- خبرة في استخدام Google Workspace بما في ذلك Gmail وGoogle Docs وGoogle Sheets وGoogle Drive وGoogle Calendar.
- مهارات طباعة سريعة ودقيقة.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
- مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
- قدرات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المقررة.
- القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
- التعامل المهني مع المعلومات السرية والحساسة.
المهارات المطلوبة
- خبرة في أنظمة CRM وإدارة قواعد البيانات.
- إتقان صيغ Excel المتقدمة، التصفية، الفرز، والتحقق من صحة البيانات.
- إتقان Google Sheets.
- إدارة التقويم والمواعيد.
- إدارة البريد الإلكتروني وصناديق الوارد.
- البحث عبر الإنترنت.
- تنسيق المستندات وإعدادها.
- خدمة العملاء أو التواصل مع العملاء.
- تتبع الفواتير والمصروفات.
- منصات إدارة المشاريع أو المهام.
- أنظمة تخزين الملفات السحابية وإدارة المستندات.
- منصات التعاون عن بُعد مثل Zoom وMicrosoft Teams وSlack.
- الانتباه للتفاصيل: مراجعة المعلومات بدقة وملاحظة الأخطاء أو التناقضات.
- التنظيم: إدارة مستندات متعددة ورسائل بريد إلكتروني ومواعيد ومهام مع الحفاظ على تنظيم المعلومات.
- الموثوقية: إنجاز المسؤوليات الموكلة باستمرار والالتزام بالمواعيد النهائية المتفق عليها.
- التواصل: التواصل بوضوح واحترافية واحترام في التفاعلات الكتابية والشفوية.
- السرية: فهم أهمية حماية معلومات الشركة والعملاء والموظفين والبيانات المالية.
- المبادرة: تحديد الاحتياجات الإدارية الروتينية واتخاذ الإجراء المناسب دون إشراف مستمر.
- التكيف: التعلم السريع للبرامج والعمليات والإجراءات الإدارية الجديدة.
- حل المشكلات: التحقيق في المشكلات البسيطة، وتحديد المعلومات المفقودة، وتحديد متى يجب رفع الأمر.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Overview
We are seeking a highly organized, dependable, and detail-oriented Data Entry & Virtual Assistant Administrator to provide remote administrative and data-management support to our growing team.
This position combines data entry, virtual assistance, document management, scheduling, email administration, online research, and general administrative support. The ideal candidate is comfortable working independently, communicates professionally, manages multiple priorities effectively, and maintains a high level of accuracy when handling company information.
As a remote team member, you will play an important role in keeping daily operations organized, ensuring records are accurate, assisting team members with administrative tasks, and helping the business operate efficiently.
Key Responsibilities
Data Entry & Records Management
Experience with any of the following would be beneficial:
Ideal Candidate
The ideal candidate is organized, accurate, trustworthy, proactive, and comfortable working independently. You should be able to receive an assignment, understand the requirements, ask appropriate questions when information is unclear, and complete the work accurately within the required timeframe.
Because this is a remote position, successful candidates should also demonstrate excellent communication skills, reliability, responsiveness, and the ability to manage their working day without continuous supervision.
Key Competencies
Attention to Detail: You carefully review information and notice errors or inconsistencies.
Organization: You can manage multiple documents, emails, appointments, and assignments while keeping information properly organized.
Reliability: You complete assigned responsibilities consistently and meet agreed deadlines.
Communication: You communicate clearly, professionally, and respectfully in written and verbal interactions.
Confidentiality: You understand the importance of protecting company, customer, employee, and financial information.
Initiative: You can identify routine administrative needs and take appropriate action without requiring constant supervision.
Adaptability: You are comfortable learning new software, processes, and administrative procedures.
Problem Solving: You can investigate minor issues, identify missing information, and determine when a matter should be escalated.
Typical Daily Tasks
A typical workday may involve reviewing emails and administrative requests, entering information into company systems, updating spreadsheets, organizing electronic documents, managing appointments, preparing reports, conducting online research, following up on outstanding items, and assisting managers or other team members with administrative duties.
Priorities may change throughout the day, so the ability to remain organized while handling multiple responsibilities is important.
Remote Work Requirements
Candidates Should Have
The Successful Candidate Will Be Expected To
We are committed to maintaining an inclusive and professional workplace. Employment decisions are based on qualifications, experience, skills, performance, and legitimate business requirements. All qualified candidates will receive consideration in accordance with applicable employment laws.
How to Apply
Interested candidates should submit an updated resume/CV outlining relevant experience in data entry, virtual assistance, administration, customer service, or remote work.
Applicants are encouraged to highlight their experience with Microsoft Excel, Google Sheets, email and calendar management, CRM systems, document processing, online research, and remote collaboration tools.
We are looking for a dependable professional who can work independently, maintain accurate records, communicate effectively, and provide reliable administrative support to our remote team.
We are seeking a highly organized, dependable, and detail-oriented Data Entry & Virtual Assistant Administrator to provide remote administrative and data-management support to our growing team.
This position combines data entry, virtual assistance, document management, scheduling, email administration, online research, and general administrative support. The ideal candidate is comfortable working independently, communicates professionally, manages multiple priorities effectively, and maintains a high level of accuracy when handling company information.
As a remote team member, you will play an important role in keeping daily operations organized, ensuring records are accurate, assisting team members with administrative tasks, and helping the business operate efficiently.
Key Responsibilities
Data Entry & Records Management
- Accurately enter, update, and maintain information in company databases, spreadsheets, CRM systems, and other digital platforms.
- Transfer information from emails, forms, PDFs, invoices, documents, and other sources into designated systems.
- Review entered information for accuracy, completeness, and consistency.
- Identify and correct duplicate, incomplete, outdated, or inaccurate records.
- Maintain organized electronic files and folders.
- Create and update Excel and Google Sheets spreadsheets.
- Perform routine data-cleaning and quality-control checks.
- Prepare basic reports and summaries using company data.
- Maintain customer, supplier, employee, product, inventory, or operational records as required.
- Follow established procedures for storing, protecting, and managing confidential information.
- Provide day-to-day virtual administrative support to managers and team members.
- Manage and organize email inboxes when authorized.
- Draft routine emails, correspondence, and internal communications.
- Schedule appointments, meetings, and conference calls.
- Maintain calendars and provide reminders for important appointments and deadlines.
- Assist with meeting preparation and organize relevant documents.
- Take and organize meeting notes when required.
- Conduct basic online research and compile findings into organized documents or spreadsheets.
- Assist with travel research, reservations, and itinerary preparation when required.
- Follow up on routine administrative requests and outstanding tasks.
- Coordinate information between team members, customers, vendors, and other contacts when appropriate.
- Prepare, format, edit, and organize documents, reports, presentations, and spreadsheets.
- Maintain digital filing systems so documents can be located quickly.
- Process forms, applications, invoices, orders, or other administrative documents.
- Assist with customer and client record management.
- Track deadlines, appointments, assignments, and ongoing administrative activities.
- Assist with basic invoice and expense tracking where required.
- Support onboarding documentation and other internal administrative processes.
- Perform additional administrative duties assigned by management.
- High school diploma or equivalent; additional administrative or business education is an advantage.
- Previous experience in data entry, virtual assistance, administration, office support, customer service, or a related role is preferred.
- Strong computer and internet skills.
- Proficiency with Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
- Experience with Google Workspace, including Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Drive, and Google Calendar.
- Fast and accurate typing skills.
- Excellent attention to detail.
- Strong organizational and time-management skills.
- Good written and verbal communication abilities.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Ability to follow written instructions and established procedures.
- Ability to prioritize multiple assignments and meet deadlines.
- Professional approach to confidential and sensitive information.
Experience with any of the following would be beneficial:
- CRM and database-management systems.
- Microsoft Excel formulas, filtering, sorting, and data validation.
- Google Sheets.
- Calendar and appointment management.
- Email and inbox management.
- Online research.
- Document formatting and preparation.
- Customer service or client communication.
- Invoice and expense tracking.
- Project or task-management platforms.
- Cloud-based file storage and document-management systems.
- Zoom, Microsoft Teams, Slack, or similar remote collaboration platforms.
Ideal Candidate
The ideal candidate is organized, accurate, trustworthy, proactive, and comfortable working independently. You should be able to receive an assignment, understand the requirements, ask appropriate questions when information is unclear, and complete the work accurately within the required timeframe.
Because this is a remote position, successful candidates should also demonstrate excellent communication skills, reliability, responsiveness, and the ability to manage their working day without continuous supervision.
Key Competencies
Attention to Detail: You carefully review information and notice errors or inconsistencies.
Organization: You can manage multiple documents, emails, appointments, and assignments while keeping information properly organized.
Reliability: You complete assigned responsibilities consistently and meet agreed deadlines.
Communication: You communicate clearly, professionally, and respectfully in written and verbal interactions.
Confidentiality: You understand the importance of protecting company, customer, employee, and financial information.
Initiative: You can identify routine administrative needs and take appropriate action without requiring constant supervision.
Adaptability: You are comfortable learning new software, processes, and administrative procedures.
Problem Solving: You can investigate minor issues, identify missing information, and determine when a matter should be escalated.
Typical Daily Tasks
A typical workday may involve reviewing emails and administrative requests, entering information into company systems, updating spreadsheets, organizing electronic documents, managing appointments, preparing reports, conducting online research, following up on outstanding items, and assisting managers or other team members with administrative duties.
Priorities may change throughout the day, so the ability to remain organized while handling multiple responsibilities is important.
Remote Work Requirements
Candidates Should Have
- A reliable computer suitable for daily administrative work.
- Stable and dependable internet access.
- A professional and distraction-controlled workspace.
- Ability to participate in video or telephone meetings when required.
- Reliable access to email and company communication platforms during scheduled working hours.
- Ability to maintain the confidentiality and security of company information while working remotely.
The Successful Candidate Will Be Expected To
- Maintain a high level of data-entry accuracy.
- Complete assignments within established deadlines.
- Respond to internal communications in a timely and professional manner.
- Maintain organized and accurate company records.
- Protect confidential information.
- Keep managers informed about task progress and potential delays.
- Demonstrate consistent attendance and reliability.
- Follow company policies and remote-working procedures.
- Maintain professional standards when communicating with customers, colleagues, and external contacts.
- Competitive compensation.
- 100% remote working opportunity.
- Flexible working arrangements where applicable.
- Training on company systems and procedures.
- Supportive and collaborative remote work environment.
- Opportunities for professional development.
- Potential for increased responsibilities and career advancement.
- Paid time off and employee benefits for eligible positions.
We are committed to maintaining an inclusive and professional workplace. Employment decisions are based on qualifications, experience, skills, performance, and legitimate business requirements. All qualified candidates will receive consideration in accordance with applicable employment laws.
How to Apply
Interested candidates should submit an updated resume/CV outlining relevant experience in data entry, virtual assistance, administration, customer service, or remote work.
Applicants are encouraged to highlight their experience with Microsoft Excel, Google Sheets, email and calendar management, CRM systems, document processing, online research, and remote collaboration tools.
We are looking for a dependable professional who can work independently, maintain accurate records, communicate effectively, and provide reliable administrative support to our remote team.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 21 أغسطس 2026
وظائف أخرى لدى PULSE MENA