📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

وظيفة سكرتير - مراقب مستندات وإداري شاغرة لدى أكوا باور

Secretary - Document Controller & Admin
🏢 أكوا باور (ACWA Power)
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 السعودية وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

شركة أكوا باور (ACWA Power) تعلن عن وظيفة سكرتير ومراقب مستندات (Secretary - Document Controller & Admin) للعمل بموقع NOMAC - سدرة. تهدف الوظيفة إلى تقديم الدعم في إدارة الوثائق للفرق الفنية بالمحطة، بما في ذلك حفظ الملفات والأرشفة وإدارة قواعد البيانات واسترجاع الوثائق باستخدام نظام إدارة المستندات الخاص بالشركة، لضمان التحكم الفعال في الوثائق وفق السياسات والإجراءات المحددة.

المهام والمسؤوليات

  • إجراء تسجيل وتصنيف ومسح وحفظ ونقل الملفات الإلكترونية / النسخ الورقية، والمستندات المالية والفواتير وإجراءات المحطة والمستندات الخاضعة للرقابة، لضمان التتبع السليم للمعلومات والوثائق وفقاً لمتطلبات القسم.
  • تشغيل وحدات الحفظ التي تشمل استلام طلبات سحب الملفات من مختلف الأقسام، والتحقق من التصريح المطلوب، واسترجاع الملفات من وحدة الحفظ، وتسجيل حركة الملفات لضمان المتابعة الصحيحة للملفات المستعارة وإعادتها في الوقت المناسب.
  • فتح ملفات جديدة حسب الطلب، بما في ذلك استلام طلب فتح الملف وتوفير رقم مرجعي حسب الأصول، لتحديث قوائم الحفظ وتوزيع القوائم الجديدة دورياً على الأقسام المعنية للرجوع إليها.
  • ضمان الحفاظ على نظام ترقيم تسلسلي مناسب لكل مستند لضمان سهولة استرجاع وإدارة المعلومات وفق إجراءات NOMAC.
  • التوصية بحلول مثالية لتحسين إجراءات مراقبة إدارة المستندات لأنشطة المحطة.
  • الالتزام بجميع السياسات والإجراءات التنظيمية والإدارية ذات الصلة وعمليات التشغيل القياسية والتعليمات لضمان تنفيذ العمل بالمستوى المطلوب وبطريقة متسقة.
  • المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات وبرامج ومشاريع التغيير بما يتماشى مع معايير المنظمة.
  • الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والأمن والبيئة لضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.
  • أداء أي مهام أخرى قد يطلبها المدير المباشر.

الشروط والمتطلبات

  • شهادة تقنية أو دبلوم في إدارة الأعمال (Business Administration).
  • خبرة لا تقل عن 13 عاماً في مجال مراقبة المستندات (Document Control).

المهارات المطلوبة

  • مهارات التخطيط والتنظيم.
  • خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات المحوسبة (Document Control Management System).
  • الإلمام بالرسومات الفنية ووثائق المناقصات.
  • القدرة على التكيف مع التغييرات، وتعدد المهام، والتنظيم، وتحديد الأولويات.
  • القدرة على اتباع سير العمل والمعايير.
  • الاهتمام الشديد بالتفاصيل.
عرض النص الأصلي للإعلان

Job Title: Secretary & Document Controller

Location: NOMAC, Sidra 

Department: North & West Cluster 

Reports To: Plant General Manager 

 

JOB PURPOSE:

To provide documentation management support to the plant technical teams, including filing, archiving, managing databases and retrieval, using ACWA NOMAC’s document management system, to ensure the timely and effective documentation control in compliance with defined policies and procedures. 

 

KEY ACCOUNTABILITIES:  

 

Document Management 

  • Conduct registration, classification, scanning, filing and transmission of electronic files / physical paper copies, financial documents, invoices, plant procedures and other controlled documents to ensure proper tracking of information and documents as required by the department. 

  • Operate filing units which include receiving requests for files’ withdrawal from various departments, checking for required authorization, retrieving files from filing unit and recording movement of files to ensure proper follow up on borrowed files and their prompt return. 

  • Open new files as requested which include receiving file opening request and providing reference number as appropriate in order to update filing lists and periodically circulate new lists to departments concerned for reference. 

  • Ensure maintenance of a proper sequential numbering system in each and every document to ensure easy retrieval and management of information in accordance with NOMAC’s procedures. 

  • Recommend optimal solutions to improve document management control procedures for plant activities. 

Policies, Processes, Systems & Procedures 

  • Adhere to all relevant organisational and departmental policies, processes, standard operating procedures and instructions so that work is carried out to the required standard and in a consistent manner.  

Continuous Improvement  

  • Contribute in the identification and implementation of change initiatives, programmes and projects in line with the organisation’s standards. 

Health, Safety, Security & Environment  

  • Adhere to all relevant health, safety, security and environmental procedures, instructions and controls so that the safety of employees and environmental compliance can be guaranteed. 

 Related Assignments  

  • Perform any other duties which the line manager may require to be carried out.  

 

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS: 

 

Minimum Qualifications: 

  • A technical certificate / Diploma in Business Administration. 

Minimum Experience: 

  • 13 years’ experience in document control  

Skills: 

  • Planning and organizing skills 
  • Experience using a computerized document control management system 
  • Familiar with technical drawings and tender documents 
  • Ability to changes, multi-task, organize, and prioritize  
  • Ability to follow workflows and standards  
  • Have strong attention to detail 

المصدر: الموقع الرسمي للجهة - أُضيفت للموقع في 23 أغسطس 2026

وظائف أخرى لدى أكوا باور