منسق أعمال (ادارة الامن والسلامة)

الهدف العام للوظيفة:

توفير الدعم الإداري والتنسيقي المتكامل للمدير العام للأمن والسلامة، والعمل كحلقة وصل فعالة بين ادارة الامن والسلامة ومدراء المشاريع ومدراء الأمن بالمركز الرئيسي والمواقع. يهدف الدور إلى ضمان انسيابية التواصل، متابعة تنفيذ التوجيهات، وتنظيم التقارير الدورية لضمان تحقيق الأهداف الإستراتيجية للإدارة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

.1 التنسيق والربط العملياتي:

حلقة الوصل: الربط بين مكتب المدير العام وبين مدراء المشاريع ومدراء الأمن لضمان وصول التعليمات والتوجيهات بوضوح.

متابعة التوجيهات: متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات الصادرة من المدير العام مع الجهات المعنية والتأكد من إنجازها في المواعيد المحددة.

إدارة الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الدورية والطارئة للمدير العام مع مدراء المشاريع، وإعداد أجندة الاجتماعات وكتابة المحاضر ومتابعة مخرجاتها.

.2 إدارة التقارير والبيانات:

تجميع التقارير: استلام التقارير الدورية (أمنية، سلامة، كوارث) من مدراء المشاريع والأمن، ومراجعتها وتلخيصها لعرضها على المدير العام.

لوحة المؤشرات: متابعة مؤشرات الأداء (KPIs) للمشاريع المختلفة وإبراز الانحرافات أو التحديات التي تتطلب تدخل الإدارة العليا.

الأرشفة والتوثيق: إدارة نظام حفظ الوثائق والخطابات الرسمية والتقارير السرية الخاصة بالإدارة العامة للأمن والسلامة.

.3 الدعم الإداري واللوجستي:

إدارة المراسلات: صياغة الخطابات والمذكرات الرسمية الموجهة لمدراء المشاريع أو الجهات الخارجية.

تنسيق الزيارات: ترتيب جولات المدير العام التفقدية للمشاريع والمواقع الصناعية بالتنسيق مع مدراء الأمن الميدانيين.

المتابعة الإدارية: التنسيق مع الإدارات الأخرى (الموارد البشرية، المالية، المشتريات) فيما يخص احتياجات مدراء المشاريع والأمن.

.4 إدارة التدفق البلاغي والطوارئ:

البلاغات العاجلة: استقبال البلاغات الهامة والمواقف الطارئة من مدراء الأمن وتصعيدها فوراً للمدير العام وفق بروتوكول التواصل المعتمد.

متابعة الإغلاق: التأكد من إغلاق الملاحظات الحرجة والشكاوى الواردة من المواقع بالتنسيق مع مدير المشروع المختص.

المهارات والكفاءات المطلوبة:

التواصل الاحترافي: مهارة عالية في التحدث والكتابة الرسمية والتعامل مع مختلف المستويات الإدارية.

التنظيم وإدارة الوقت: القدرة على ترتيب الأولويات والتعامل مع ملفات متعددة في وقت واحد (Multi-tasking).

السرية والأمانة: القدرة على التعامل مع المعلومات الأمنية الحساسة والتقارير الخاصة بمنتهى السرية.

مهارات تقنية: إجادة استخدام برامج (MS Office) والمنصات الإلكترونية لإدارة المشاريع والتقارير.

الحس الإداري: القدرة على استشراف التحديات قبل وقوعها وتنبيه مدراء المشاريع لها.