وظيفة منسق استقبال أمامي لدى Savills Middle East في الرياض
Front of House Coordinator
تفاصيل الوظيفة
فرصة انضمام إلى شركة Savills Middle East في منطقة الرياض كمنسق استقبال (Front of House Coordinator)، حيث يمثل هذا الدور نقطة الاتصال الأولى للزوار والموظفين ويلعب دوراً مهماً في تمثيل فريق إدارة المرافق التابع للشركة.
المهام والمسؤوليات
- استقبال ومساعدة الزوار والمقاولين والموظفين بطريقة مهنية وترحيبية باللغتين العربية والإنجليزية.
- إدارة تسجيل الزوار وبطاقات الدخول وسجلات الزوار وفقاً لإجراءات الأمن الخاصة بالعميل.
- الرد على المكالمات وتحويلها وإدارة بريد الاستقبال الإلكتروني والتعامل مع الاستفسارات العامة.
- إدارة حجوزات غرف الاجتماعات والمساحات المشتركة، وضمان نظافة الغرف وترتيبها وجاهزيتها للاستخدام.
- العمل كنقطة اتصال أولى لطلبات المرافق، والإبلاغ عن أي مشكلات صيانة أو تنظيف أو سلامة.
- التنسيق مع مشرف المرافق ومكتب المساعدة لإدارة المرافق وتقنية المعلومات وممثلي المالك والمقاولين حسب الحاجة.
- استلام وتوزيع البريد والطرود والمواد السريعة والحفاظ على السجلات ذات الصلة.
- تقديم الدعم الإداري العام بما في ذلك الطباعة والمسح الضوئي وإعداد المستندات ودعم الفعاليات.
- دعم إجراءات تأهيل الموظفين الجدد وترتيبات السفر والاجتماعات الداخلية أو الفعاليات عند الحاجة.
- دعم إجراءات الصحة والسلامة بما في ذلك حالات الإخلاء الطارئ ومسؤوليات الحريق.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للاستقبال والمرافق والمساعدة في إعداد التقارير حسب الحاجة.
- تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يطلبها مدير العقارات الأول أو رئيس إدارة الممتلكات / المرافق.
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن سنتين في دور استقبال أو استضافة أو خدمات ضيوف أو إدارة مكتبية.
- إجادة تامة للغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
- أسلوب واثق ولطيف ومهني في التعامل مع زوار من المستوى التنفيذي.
- كفاءة في استخدام Microsoft Outlook وWord وExcel وTeams، مع القدرة على تعلم نظام CAFM بسرعة.
- مظهر حسن، الالتزام بالمواعيد، والموثوقية.
- التحفظ والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب.
- القدرة على ترتيب الأولويات في فترات الضغط بهدوء.
- إقامة سارية المفعول وحق العمل في المملكة العربية السعودية.
- يفضل خبرة في برج تجاري من الفئة الأولى أو مكتب شركة متعددة الجنسيات.
- يفضل خبرة سابقة في إدارة المرافق أو خدمات أماكن العمل أو عمليات الضيافة.
- الإلمام بمنصات حجز غرف الاجتماعات وأنظمة إدارة الزوار.
- يفضل خبرة سابقة في العمل مع مستأجر في قطاع أمني حساس أو قطاع التكنولوجيا.
عرض النص الأصلي للإعلان
The Receptionist is the first point of contact for visitors and staff on the floor and plays an important role in representing the Savills Facilities Management team.
The role combines front-of-house hospitality with facilities coordination, including managing the reception and visitor experience, coordinating meeting rooms, supporting facilities requests and providing day-to-day administrative assistance to client staff.
The successful candidate will be proactive and attentive, ensuring the workplace is always presented to a high standard and that any issues, from meeting room requirements to maintenance or deliveries, are identified and addressed promptly.
The role plays an important part in delivering a positive experience for the client and their visitors and supporting the high standards of service expected across the site.
Key Responsibilities
Skills, Knowledge and Experience
The role combines front-of-house hospitality with facilities coordination, including managing the reception and visitor experience, coordinating meeting rooms, supporting facilities requests and providing day-to-day administrative assistance to client staff.
The successful candidate will be proactive and attentive, ensuring the workplace is always presented to a high standard and that any issues, from meeting room requirements to maintenance or deliveries, are identified and addressed promptly.
The role plays an important part in delivering a positive experience for the client and their visitors and supporting the high standards of service expected across the site.
Key Responsibilities
- Greet and assist visitors, contractors and staff in a professional and welcoming manner, in Arabic and English.
- Manage visitor registration, access passes and visitor records in line with client security procedures.
- Answer and direct calls, manage the reception inbox and handle general enquiries.
- Manage meeting room and shared space bookings, ensuring rooms are clean, organised and ready for use.
- Act as the first point of contact for facilities requests and report any maintenance, cleaning or safety issues.
- Coordinate with the Facilities Supervisor, FM helpdesk, IT, landlord representatives and contractors as required.
- Receive and distribute mail, deliveries and courier items and maintain relevant records.
- Provide general administrative support, including printing, scanning, document preparation and event support.
- Support staff onboarding, travel arrangements and internal meetings or events where required.
- Support health and safety procedures, including emergency evacuations and fire warden responsibilities.
- Maintain accurate reception and facilities records and assist with reporting as required.
- Carry out any other related duties as requested by the Senior Property Manager or Head of PM/FM.
Skills, Knowledge and Experience
- Minimum 2 years in a reception, front of house, guest services or corporate administration role.
- Fluent written and spoken Arabic and English.
- Confident, warm and professional manner with senior business visitors.
- Competent in Microsoft Outlook, Word, Excel and Teams; able to learn a CAFM system quickly.
- Well presented, punctual and reliable.
- Discreet, with a demonstrated ability to handle confidential information appropriately.
- Able to prioritise competing demands calmly during busy periods.
- Valid iqama and the right to work in the Kingdom of Saudi Arabia.
- Experience in a Grade A commercial tower or multinational corporate office.
- Prior exposure to facilities management, workplace services or hospitality operations.
- Familiarity with meeting room booking platforms and visitor management systems.
- Experience supporting a security-sensitive or technology sector occupier
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 21 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4468732048
رقم الإعلان لدى المصدر: 4468732048
وظيفة موظف استقبال شاغرة في الرياض لدى جهة غير معلنة
جهة غير معلنة الرياض
موظف استقبال
MyPet Clinic الرياض
