وظيفة مساعد إداري / مراقب مستندات شاغرة في الدمام لدى جهة غير معلنة
جهة غير معلنة الدمام
الشركة السعودية لمعدات الديزل تعلن عن وظيفة مساعد إداري (برنامج التوظيف الشامل) في الخبر
Administrative Assistant | Inclusive Hiring Program
تفاصيل الوظيفة
الشركة السعودية لمعدات الديزل المحدودة (SDEC) تعلن عن وظيفة مساعد إداري ضمن برنامج التوظيف الشامل، في الخبر، المنطقة الشرقية.
نبذة عن الوظيفة
يساهم المساعد الإداري في توفير الدعم المكتبي والتنظيمي والتشغيلي لضمان سير العمل اليومي بسلاسة. صُممت هذه الوظيفة لتبسيط سير العمل الإداري والحفاظ على السجلات بدقة ودعم التواصل بين الفرق. وتأتي ضمن التزام الشركة بالتنوع والإنصاف والشمول، حيث توفر بيئة عمل داعمة ومتاحة تُلبي احتياجات المرشحين من ذوي الإعاقة.
المهام والمسؤوليات
- إعداد وتنسيق ومراجعة الخطابات والتقارير والمذكرات والمستندات الروتينية بدقة عالية.
- صيانة وتحديث أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية وقواعد البيانات والسجلات الرقمية مع ضمان السرية التامة.
- استقبال المكالمات الواردة وتوجيه البريد الإلكتروني وتوزيع البريد الوارد والتعامل مع الاستفسارات العامة بأسلوب مهني.
- المساعدة في جدولة الاجتماعات وحجز قاعات الاجتماعات وإرسال دعوات التقويم للأطراف الداخلية والخارجية.
- استقبال الزوار وتنسيق تصاريح الدخول وتقديم التوجيهات الأساسية عند الوصول.
- مراقبة مخزون القرطاسية ومستلزمات المكتب وطلب إعادة التعبئة عند الحاجة.
- دعم تخطيط وتنفيذ ورش العمل الداخلية وفعاليات الفرق وجلسات التدريب.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الآداب أو أي تخصص ذي صلة (أو خبرة عملية معادلة).
- خبرة لا تقل عن سنة ولا تزيد عن 3 سنوات في دور إداري أو كتابي أو خدمة عملاء أو دعم مكتب أمامي.
المهارات المطلوبة
- إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) أو Google Workspace.
- الإلمام بالتقنيات المساعدة (مثل قارئات الشاشة، برامج تحويل الصوت إلى نص، لوحات المفاتيح التكيفية) عند الحاجة.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية، وسرعة ودقة في الطباعة وإدخال البيانات.
- مهارات تنظيم الوقت وتعدد المهام.
- الاهتمام بالتفاصيل في التوثيق وإدارة التقويم ودقة السجلات.
- القدرة على التكيف والعمل في بيئة ديناميكية والرغبة في تعلم أنظمة وأدوات جديدة.
- عقلية تعاونية وبناء علاقات إيجابية مع الزملاء والتعامل مع المهام اليومية بروح المبادرة.
- النزاهة والسرية في التعامل مع المعلومات السرية.
- المبادرة في أداء المهام الروتينية والبحث عن حلول لتحديات العمل اليومية.
المزايا
تلتزم المنظمة بتوفير عملية مقابلة ميسرة وبيئة عمل شاملة. سيتم توفير التسهيلات المعقولة في مكان العمل (مثل ترتيبات العمل المرنة، الإعدادات المريحة، برامج قراءة الشاشة، المرافق المتاحة، أو جداول المهام المعدلة) بناءً على احتياجات كل مرشح.
عرض النص الأصلي للإعلان
SDEC is one of the leading equipment distributors and custom industrial equipment solution provider. SDEC has a dynamic portfolio of products which is determined by the needs of our customers. SDEC culture is characterized by high customer orientation with a long-term view of relationships. We are inviting applications from candidates who have experience working as Admin Assistant.
Job Purpose
The Administrative Assistant provides essential clerical, organizational, and operational support to ensure smooth daily office activities. This role is designed to streamline administrative workflows, maintain accurate records, and support team communication. As part of our commitment to diversity, equity, and inclusion, this position offers an accessible, supportive workplace environment tailored to accommodate candidates with disabilities.
Main Responsibilities
Our organization is committed to providing an accessible interview process and inclusive work environment. Reasonable workplace accommodations (such as flexible working arrangements, ergonomic setups, screen-reading software, accessible facilities, or modified duty schedules) will be arranged based on individual candidate needs.
Job Purpose
The Administrative Assistant provides essential clerical, organizational, and operational support to ensure smooth daily office activities. This role is designed to streamline administrative workflows, maintain accurate records, and support team communication. As part of our commitment to diversity, equity, and inclusion, this position offers an accessible, supportive workplace environment tailored to accommodate candidates with disabilities.
Main Responsibilities
- Office & Document Support: Prepare, format, and review letters, reports, memos, and routine business documentation with high accuracy.
- Data Entry & Records Management: Maintain and update electronic filing systems, databases, and digital records ensuring strict confidentiality.
- Communication & Correspondence: Screen incoming calls, route emails, distribute incoming mail, and handle general inquiries in a professional manner.
- Calendar & Schedule Coordination: Assist in scheduling meetings, reserving conference rooms, and sending calendar invites for internal and external stakeholders.
- Visitor & Guest Coordination: Welcoming visitors, coordinating security passes, and providing basic guidance upon arrival.
- Supply & Inventory Control: Monitor office stationery and supply levels; place replenishment orders as needed.
- Event & Logistics Assistance: Support the planning and execution of internal workshops, team events, and training sessions.
- Internal: Frequent collaboration with department managers, administrative peers, HR, IT support, and internal cross-functional teams.
- External: Professional interactions with vendors, office suppliers, visitors, and external clients/service providers.
- Adhere to follow all company Quality, Health, Safety, And Environmental (QHSE) policies, procedures, and legal requirements.
- Promptly identify and report unsafe conditions, incidents, and near misses to the appropriate supervisor or QHSE team.
- Properly use, maintain, and store personal protective equipment (PPE) and safety tools as required by the job.
- Attend and actively participate in mandatory Safety inductions, HSE trainings, safety meetings, emergency drills and root cause investigations.
- Follow established emergency response procedures, including evacuation plans, fire response, and first aid if trained.
- Follow protocols to minimize environmental impact, including proper waste disposal and reporting spills or leaks.
- Provide suggestions to enhance Quality, Health, Safety and Environmental procedures and take responsibility and initiatives for continual improvement
- Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Literature, or any relevant discipline (or equivalent practical experience).
- Experience: Minimum 1-3 years of experience in an administrative, clerical, customer service, or front-office support role.
- Technical Skills: Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) or Google Workspace. Familiarity with assistive technologies (e.g., screen readers, speech-to-text software, adaptive keyboards) where applicable.
- Core Skills: Strong written and verbal communication skills. Fast and accurate typing, data entry, and record-keeping ability. Strong time management and multi-tasking skills.
- Attention to Detail: Meticulous approach to documentation, calendar management, and record accuracy.
- Adaptability & Resilience: Comfortable working in a dynamic team environment and eager to learn new systems and tools.
- Collaborative Mindset: Maintains positive relationships with colleagues and approaches daily tasks with a helpful attitude.
- Integrity & Discretion: Handles confidential company and employee information with utmost care.
- Proactivity: Takes initiative on routine tasks and seeks solutions when facing everyday office challenges.
Our organization is committed to providing an accessible interview process and inclusive work environment. Reasonable workplace accommodations (such as flexible working arrangements, ergonomic setups, screen-reading software, accessible facilities, or modified duty schedules) will be arranged based on individual candidate needs.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 30 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4471995517
رقم الإعلان لدى المصدر: 4471995517
