تفاصيل الوظيفة
شركة أكوا باور تعلن عن وظيفة Document Controller في المدينة المنورة (سدرة). المسؤول عن إدارة نظام المستندات وأرشفة جميع المستندات الواردة والصادرة، والتنسيق مع الفرق القانونية والجهات الأخرى لضمان سير العمل وفق الأنظمة المعتمدة.
المهام والمسؤوليات
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وفق متطلبات الشركة وتعليمات المدير المباشر.
- تقديم الدعم للفريق القانوني للشركة.
- تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، محاضر الاجتماعات (MoMs)، المخططات، المستندات الفنية وغيرها باللغتين العربية والإنجليزية أو بإحداهما.
- الحفاظ على سجل لجميع المراسلات الواردة والصادرة، وختمها وتسجيلها قبل توزيعها.
- التحكم في وتتبع وإصدار جميع المستندات مثل المراسلات، محاضر الاجتماعات، قرارات مجلس الإدارة، قرارات المساهمين، القرارات الرئاسية، المستندات التأسيسية (CR, AoA, Bylaws)، التراخيص والتصاريح، الاتفاقيات، الخطابات وغيرها من المستندات ذات الصلة المستلمة من الإدارات الأخرى وشركات المشاريع وأصحاب المصلحة.
- استلام وتسجيل وتوزيع جميع المستندات الفنية، والمساعدة في تنسيق ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل workflow.
- إنشاء/المساعدة في نظام حفظ الملفات الخاصة بالتحكم بالمستندات.
- الحفاظ على جميع الملفات داخل قسم الحفظ.
- فتح ملفات جديدة وفق إجراءات التشغيل القياسية للشركة.
- الحفاظ على جميع سجلات التتبع والتأكد من التوقيع عند استعارة أي ملف من غرفة الحفظ.
- متابعة الأفراد لإعادة الملفات.
- الحفاظ على جميع مستندات المناقصات وضمان عدم إخراج الأصول من غرفة الحفظ.
- الحفاظ على جميع الملفات مرتبة.
- جمع الفاكسات بانتظام، وتسجيلها وإرسالها للتوزيع على المعنيين، وتصويرها إذا كانت عاجلة وإرسالها مع نسخة لمدير المشروع/المدير المباشر.
- تطبيق والحفاظ على نظام حفظ منسق ومتسق، وضمان أن جميع الملفات محدثة ومتوافقة مع إجراءات QSE.
- التنسيق بين الفرق المختلفة وأعضاء الفريق والاستشاريين الخارجيين والمقاولين لتسهيل workflow وضمان إغلاق حالة المستندات.
- متابعة أعضاء الفريق وغيرهم لإغلاق العناصر ذات الحالة 'مفتوح'.
- الحفاظ على وثائق المشروع وفق معايير ISO.
- الإرسال الإلكتروني للمستندات.
- إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام وتتبع المستندات.
- التنسيق مع أعضاء الفريق والسكرتيرات والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
- أرشفة مستندات العقود/المشاريع والحفاظ على قسم الأرشيف محدثًا.
- الإغلاق الناجح وتسليم الوثائق وفقًا لتعليمات المدير المباشر.
- الالتزام بجميع السياسات والإجراءات والعمليات والتعليمات التنظيمية ذات الصلة.
- المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات التغيير والبرامج والمشاريع وفق معايير المنظمة.
- أداء المهام الأخرى ذات الصلة حسب التوجيه.
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن سنتين كـ Document Controller.
- مؤهلات وخبرة في تكنولوجيا المعلومات (IT) وخبرة عملية لا تقل عن سنتين في إدارة أنظمة التحكم بالمستندات.
- درجة جامعية (بكالوريوس).
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في كتابة التقارير والتواصل باللغة الإنجليزية.
- إجادة استخدام MS Office وPrimavera والبرامج الأخرى.
- ضمان المساءلة (Ensures Accountability).
- التعاون (Collaborates).
- تحقيق النتائج (Drives Results).
- الروح التنافسية (Champions Agility).
- تبني الابتكار (Embraces Innovation).
- إظهار النزاهة والاحترام (Demonstrates Integrity and Respect).
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Title: Document Controller
Location: Al Madinnah Al Manwarah, Sidra
Job Purpose
KEY ACCOUNTABILITIES:
Administrative
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
Location: Al Madinnah Al Manwarah, Sidra
Job Purpose
- Responsible for Document Control System and/or Document Management System
- Archiving all the documents received by the Department and get an update/confirmation the shareholders of their documents (CR, AoA, Bylaws, shareholding structure/UBO.
KEY ACCOUNTABILITIES:
Administrative
- Using EDMS (Electronic Document Management System) as per company requirement and as per line manager’s instructions.
- Provide Assistance to Corporate legal team.
- Registering all incoming and outgoing letters, MoMs, Drawings & technical submittals and other documents whether in Arabic or English and/or in both language and other language.
- Maintaining a register of all incoming and outgoing mail, stamping and recording of mail before circulating for distribution / circulation.
- Responsible for Control/Track/Issue of complete documentation such as incoming and outgoing correspondence, Minutes of the Meeting, Board resolutions, Shareholder resolutions, Chairman resolutions, Constitutional documents, licenses and permits, agreements, Letters, and other forms of pertinent documents whether receive from other departments, project companies and other stakeholders.
- Responsible for receiving, logging and distributing all technical documents and assisting in coordination and monitoring of administrative activities to facilitate and expedite the workflow.
- Set up/assist document control filing system.
- Maintaining all files within the Filing Department
- Opening new files in accordance with Standard Operating Procedures of the company.
- Maintaining all tracking records and ensuring that they are initialed when a file is taken from the filing room
- Chasing up each individual for return of files
- Maintaining all Tender Documents and ensuring originals are not take from the filing room
- Keeping all files in a tidy condition
- Collecting faxes regularly, recording and sending for distribution to the individuals concerned, photocopying fax if it is marked for someone’s urgent attention and sending them accordingly with a copy to the Project Manager/line manager
- Implement and maintain a coordinated and consistent filing system; ensure that all filing is up-to-date and in accordance with QSE procedures
- Co-ordination between other teams and team members, third party Consultants & Contractors, etc. for facilitating documents workflow and ensure documents status to be closed.
- Follow-up with team members and others for “open” status items to be closed.
- Maintain Project Documentation as per ISO standards.
- Electronic transmission of documents
- Data input to database related to document receiving & tracking document.
- Coordination with the respective team members, Secretaries, and other staff to ensure correctness of the records.
- Archiving contract/project documents and Maintain Archive section up to date
- Successful closeout and handover of documentation as required by line manager
- Adhere to all relevant organisational and departmental policies, processes, standard operating procedures, and instructions so that work is carried out to the required standard and in a consistent manner.
- Contribute in the identification and implementation of change initiatives, programmes, and projects in line with the organisation’s standards.
- Perform other related duties or assignments as directed.
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
- Minimum of 2 years of experience as a Document controller.
- Qualifications and expertise in IT Technology and working experienced with similar Document Control System 2 years + experience in management
- Undergraduate degree
- Excellent report writing and communication skills in English
- User of MS Office, Primavera and other software
- Ensures Accountability
- Collaborates
- Drives Results
- Champions Agility
- Embraces Innovation
- Demonstrates Integrity and Respect
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4467723097
رقم الإعلان لدى المصدر: 4467723097
