البحر الأحمر الدولية تعلن عن وظيفة أخصائي ضبط الوثائق
Specialist - Document Controller
🏢 البحر الأحمر الدولية (Red Sea Global)
تفاصيل الوظيفة
شركة البحر الأحمر الدولية تعلن عن فرصة لوظيفة أخصائي مراقبة الوثائق (Specialist - Document Controller)، وهي وظيفة تتولى تنسيق تدفق الوثائق الفنية بين المشاريع وعمليات إعداد العروض والتخصصات الهندسية.
نبذة عن الوظيفة
يتولى أخصائي مراقبة الوثائق تنسيق تدفق الوثائق الفنية (طلبات الشراء، وكتب البيانات، والمخططات، والمواصفات، والحسابات) بين المشاريع وعمليات إعداد العروض والتخصصات الهندسية وغيرها من مجموعات الدعم ذات الصلة، داخلياً وخارجياً، ويضمن الالتزام بمعايير التدقيق الداخلية للشركة. كما يُتوقع منه القدرة على تبسيط البيانات وإعداد القوالب والعروض التقديمية، وعرض المعلومات في رسوم بيانية (Infographics) جذابة بصرياً.
المهام والمسؤوليات
- إنشاء مكتبة للوثائق المرجعية والمحافظة عليها، والإلمام بإجراءات حفظ السجلات والتقارير ومعايير الجودة في الشركة.
- ربط المعلومات المتعلقة بسجلات المشاريع وعروض الأسعار.
- طباعة ونسخ وتوزيع وأرشفة مراسلات المشاريع ومحاضر الاجتماعات.
- المساعدة في إعداد محاضر الاجتماعات مع مديري المشاريع والمديرين.
- المساعدة في إعداد نموذج أولي (Mock up) لأدلة التشغيل أو كتب بيانات المشاريع، بما في ذلك إعداد الفهرس والملفات والفواصل، والتأكد من الطباعة والتجميع في الوقت المحدد.
- ترتيب فهرسة الوثائق الهندسية المناسبة وتغليفها وتخزينها طويل الأمد أو إتلافها عند إغلاق المشروع.
- إعداد نماذج الإرسال (Transmittals) للوثائق الهندسية وطلبات الشراء.
- إنشاء وصيانة الملفات والفهارس الإلكترونية للوثائق الهندسية النشطة، وإعداد التقارير الإلكترونية أو الورقية حسب احتياج مديري المشاريع والمديرين.
- الحفاظ على نظام توزيع للبيانات وجدول زمني محدد للمشروع المسند، بناءً على متطلبات العميل والمشروع والمورّد.
- ضمان العمل كفريق متماسك مع السكرتارية ومسؤولي المشاريع والمديرين، والحفاظ على مستوى عالٍ من خدمة الفريق بأكمله.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 2 إلى 4 سنوات، مع معرفة ممتازة بنظام ACONEX.
- خبرة سابقة في العمل لدى مقاول أو مطور أو شركة هندسية في دور مشابه.
- إجادة الكتابة على لوحة المفاتيح، ومعرفة عملية ببرنامج MS Windows وبرامج معالجة النصوص والجداول الإلكترونية وقواعد البيانات.
- الإلمام بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ونظام التحكم في الوثائق والمواد (DMCS)، أو بعمليات CAD في بعض المهام.
- فهم نظام حفظ الملفات المكتبي وأكواده وإجراءاته.
- فهم كيفية تحديد المخططات والوثائق الهندسية الفنية الأخرى والتعامل معها.
- معرفة إجراءات تشغيل مختلف أجهزة المكتب.
المهارات المطلوبة
- خبرة قوية في إجراءات مراقبة الوثائق في مشاريع المباني والبنية التحتية.
- إجادة نظام ACONEX وفهم قوي لأنظمة إدارة الوثائق EDMS وDMCS.
- القدرة على إنشاء وصيانة وإدارة مكتبات الوثائق والسجلات والفهارس الإلكترونية.
- مهارات قوية في التعامل مع المخططات الهندسية والوثائق الفنية ومراسلات المشاريع.
- القدرة على إعداد نماذج الإرسال وطلبات الشراء والتقارير ومحاضر الاجتماعات وإدارتها بدقة.
- إجادة تطبيقات MS Office (Word وExcel وOutlook) وأدوات الوثائق ذات الصلة.
- معرفة عملية بأدوات التصميم الجرافيكي وتنسيق الوثائق مثل InDesign وPhotoshop وIllustrator وأدوات PDF.
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الملفات، بما في ذلك الأرشفة والتخزين وإجراءات إغلاق الوثائق.
- دقة عالية في العمل والالتزام بمعايير الجودة وإجراءات الشركة.
- القدرة على إدارة جداول توزيع الوثائق بما يتوافق مع متطلبات العميل والمورّد والمشروع.
- مهارات قوية في التنسيق والعمل الجماعي للعمل بفعالية مع مسؤولي المشاريع والسكرتارية والمديرين.
- مهارات تواصل جيدة وتوجه نحو الخدمة لدعم فرق المشاريع بكفاءة.
- الأدوات: MS Office وأدوات التصميم الجرافيكي (InDesign، Photoshop، Illustrator، PDF).
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description:
The Specialist Document Controller will be responsible to coordinate the flow of technical documents (requisitions, data books, drawings, specifications, calculations) between projects and proposal operations, engineering disciplines, and other related support groups internally and externally. Also ensures compliance with the company audit standards. From a graphic design point he/she should have the ability to simplify data, prepare templates, presentations, and present information in visually compelling infographics.
Job Responsibilities:
-
Establishing and maintaining a library of reference documents. Be aware of the various record keeping and reporting procedures of the company’s quality standards.
-
Correlating information relating to projects and proposal records.
-
Type, copy, distribute and file the project correspondence and meeting minutes.
-
Assist in the preparation of the minutes of meetings with the project managers and directors.
-
Assists in preparing a “mock up” for operations manuals (e.g., develops the index, binders, dividers, etc., and ensures timely printing and assembly) and/or job data books (pulls drawings and documents, develops index, cover sheet, dividers, etc., ensures timely reproduction and assembly).
-
Arranges document cataloguing, packing, and long-term storage or disposal of appropriate engineering documents at time of project closeout.
-
Prepares transmittals for engineering documents and requisitions.
-
Establishes and maintains files and computerized indexes for active engineering documents. Generates electronic/hardcopy reports as needed by the project managers or directors.
-
Maintains an established data distribution system and schedule for the assigned project based upon client, project, and supplier requirements.
-
Ensure a cohesive team work with the secretary and projects administrators and managers. Maintain excellent service ability to the entire team.
Qualification and Experience:
-
Bachelor degree in a relevant discipline
-
Minimum 2 - 4 years’ experience with excellent knowledge of ACONEX. Must have worked for a Contractor, Developer or an engineering company in a similar role.
-
Proficient keyboard skills and a working knowledge of MS Windows and related word processing, spreadsheet, and database software required.
-
Some assignments may require familiarity with EDMS (Electronic Document Management System) and DMCS (Document and Material Control System), or a familiarity with CAD operations.
-
The administration of the Office Filing System, codes and procedure
-
An understanding of how to identify and handle drawings and other technical engineering documents is also required.
-
Knowledge of procedures for operating various office equipment.
-
Proficient keyboard skills and a working knowledge of MS Windows and related word processing, spreadsheet, and database software required.
-
The administration of the Office Filing System, codes and procedure
-
An understanding of how to identify and handle drawings and other technical engineering documents is also required.
-
Knowledge of procedures for operating various office equipment.
-
Tools: MS Office and Graphic design tools (InDesign, Photoshop, Illustrator, PDF).
Skills:
-
Strong expertise in document control processes within building and infrastructure projects.
-
Proficiency in ACONEX and strong understanding of EDMS / DMCS document management systems.
-
Ability to establish, maintain, and manage document libraries, registers, and computerized indexes.
-
Strong skills in handling engineering drawings, technical documents, and project correspondence.
-
Ability to prepare and manage transmittals, requisitions, reports, and meeting minutes accurately.
-
Proficiency in MS Office applications (Word, Excel, Outlook) and document-related tools.
-
Working knowledge of graphic and document formatting tools such as InDesign, Photoshop, Illustrator, and PDF tools.
-
Strong organizational and filing management skills, including archiving, storage, and document closeout procedures.
-
High attention to detail, accuracy, and compliance with quality and company procedures.
-
Ability to manage document distribution schedules in line with client, supplier, and project requirements.
-
Strong coordination and teamwork skills to work effectively with project administrators, secretaries, managers, and directors.
-
Good communication and service-oriented approach to support project teams efficiently.
المصدر: الموقع الرسمي للجهة - أُضيفت للموقع في 9 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 1368525923
رقم الإعلان لدى المصدر: 1368525923
