📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

Tuwaiq Casting & Forging Company تعلن عن وظيفة مراقب مستندات في الشرقية رأس الخير

Document Controller
🏢 Tuwaiq Casting & Forging Company
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 المنطقة الشرقية وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

شركة Tuwaiq Casting & Forging Company تبحث عن مراقب وثائق (Document Controller) للانضمام إلى قسم الصيانة في مدينة رأس الخير، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية.

نبذة عن الوظيفة

يقوم المرشح بمسؤولية الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة وفعالة، بما في ذلك تتبع المستندات والتحكم فيها، وتنفيذ المهام الإدارية، وتوجيه الاتصالات، ودعم احتياجات قسم الصيانة التشغيلية والتقارير. سيكون مقر العمل في رأس الخير ويتبع مباشرة لمدير الصيانة.

المهام والمسؤوليات

  • الالتزام بأنظمة السلامة والصحة المهنية (EHS) والحفاظ على بيئة عمل نظيفة ومنظمة وفقاً لمعايير الشركة.
  • المساهمة في الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة والملاحظات الميدانية وتنسيق متابعة ملاحظات التفتيش الميداني.
  • تتبع الحوادث الوشيكة المبلغ عنها وملاحظات التفتيش الميداني والحصول على التحديثات، ونشر تقارير الحالة لموظفي الصيانة المعنيين.
  • الإشراف على مخزون مستلزمات المكتب (قرطاسية وأدوات) وتنسيق إعادة الطلب من خلال المشتريات عبر نظام ERP.
  • إنشاء نظام حفظ الملفات في القسم مع الأرشفة المناسبة.
  • تنسيق زيارات الممثلين الخارجيين للقسم، وبعد الموافقة ترتيب تصاريح الدخول وجميع الخدمات اللوجستية المطلوبة.
  • إجراء فحوصات يومية لوظائف أجهزة تكنولوجيا المعلومات (طابعات، ماسحات ضوئية، أجهزة عرض) وتنسيق الإصلاحات مع قسم تكنولوجيا المعلومات والمقاولين الخارج.
  • إدارة حجوزات غرف الاجتماعات والمؤتمرات وترتيب الاجتماعات الافتراضية حسب الطلب.
  • استقبال المكالمات الواردة لقسم الصيانة وتوجيهها للموظف المناسب.
  • تطبيق معايير 5S في المنطقة المحددة لدعم بيئة عمل منتجة.
  • حضور الاجتماعات حسب الطلب وإعداد محاضر الاجتماعات (MoM).
  • دعم الموظفين الجدد وتوجيههم لكيفية الوصول أو طلب الخدمات المتاحة.
  • تطوير والحفاظ على علاقات عمل فعالة وإيجابية مع مجموعة واسعة من الموظفين.
  • توزيع المواد المستلمة على موظفي القسم وحفظ سجلات جميع المواد المستلمة.
  • إبلاغ الرسائل العامة المعتمدة لموظفي القسم.
  • التأكد من إعداد قوائم مراجعة تحكم الوثائق والتقارير، بما في ذلك قائمة دليل الموظفين، وتحديثها.
  • دعم إعداد التقارير المطلوبة من نظام ERP أو غيره وضمان التسليم في الوقت المناسب.
  • إصدار محاضر الاجتماعات (MoM) ومتابعة الإجراءات مع جميع المالكين وأصحاب المصلحة المعنيين.
  • إصدار تقارير دورية عن الحوادث الوشيكة في مجال السلامة وملاحظات التدقيق الميداني، ومتابعة الإجراءات القريبة من الموعد النهائي مع المسؤولين.
  • تجميع التقارير الدورية للقسم وإصدارها للإدارات والموظفين المعنيين داخل شركة Tuwaiq Casting & Forging.

الشروط والمتطلبات

  • شهادة تقنية أو دبلوم في إدارة الأعمال.
  • خبرة من 5 إلى 6 سنوات في مجال الإدارة أو التحكم في الوثائق ضمن بيئة صناعية، ويفضل في قطاعات البتروكيماويات أو المعادن أو النفط والغاز.

المهارات المطلوبة

  • مهارات قوية في التحكم في الوثائق.
  • إتقان اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة وتحدثاً مع القدرة على قراءة وتفسير المعلومات بوضوح.
  • إلمام باستخدام الحاسوب؛ شهادة MS Office تعتبر ميزة إضافية.
  • شهادة مساعد إداري تعتبر ميزة إضافية.
  • معرفة أنظمة ERP تعتبر مفيدة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Description

Tuwaiq Casting & Forging is seeking an organised and detail-oriented Document Controller to join the Maintenance Division. Reporting to the Maintenance Director, this role is responsible for maintaining efficient and organised office environments, including tracking and controlling documents, handling administrative duties, directing communications, and supporting the maintenance department's operational and reporting needs.

Key Responsibilities

Health, Safety & Environment (EHS)

  • Adhere to EHS regulations and guidelines to maintain a safe working environment
  • Maintain workplace cleanliness and order in line with company standards at all times
  • Contribute to reporting near misses and incidents, and coordinate corrective site inspection observations
  • Track and obtain updates on reported EHS near misses, incidents, and site inspection observations, and publish status reports to the relevant maintenance organisation staff.

Office Documentation & Support

  • Oversee all office supplies inventory, including stationery and tools, and coordinate re-ordering of low-stock items through Procurement via the ERP system
  • Establish and maintain the department filing system with proper archiving
  • Coordinate department visits by external representatives and, once approved, arrange gate pass authorisations and all required logistics
  • Perform daily checks on IT equipment functionality including printers, scanners, and projectors, and coordinate repairs with IT and third-party contractors as required
  • Administer conference and meeting room bookings and arrange virtual meetings as requested
  • Receive and direct incoming calls for the maintenance department to the appropriate personnel
  • Implement and maintain 5S standards in the designated area to support a productive workplace.

HR & Employee Support

  • Attend meetings as requested and prepare Minutes of Meeting (MoM)
  • Support newly hired staff and guide them on how to access or request available services
  • Develop and maintain effective and positive working relationships with a wide range of personnel
  • Distribute items received to department staff and maintain records of all received items
  • Communicate approved general messages to department staff.

Reports Generation

  • Ensure document control checklists and reports, including the employee directory list, are prepared and kept up to date
  • Support the generation of reports as requested from ERP or other systems and ensure timely submission
  • Issue MoM and track actions with all relevant owners and stakeholders
  • Issue periodic EHS near miss reports and site observation audits, and track near-due actions with responsible owners
  • Consolidate periodic department reports and issue them to the relevant departments and staff within Tuwaiq Casting & Forging.

Requirements

Education & Experience

  • Technical certificate or diploma in Business Administration
  • 5-6 years of experience in administration or document control within an industrial environment, preferably in the petrochemical, metals, or oil and gas sectors.

Technical Competencies

  • Strong document control skills
  • Proficiency in English, both oral and written, with the ability to read, interpret, and communicate information clearly
  • Computer literacy; MS Office certification is an advantage
  • Certification as an Administrative Assistant is an advantage
  • Knowledge of ERP systems is beneficial.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 21 يوليو 2026

وظائف أخرى لدى Tuwaiq Casting & Forging Company