PULSE (MENA) تعلن عن وظيفة مساعد إداري مبتدئ (عن بُعد) في تبوك
Administrative Assistant Entry-Level (Remote) Operations Support
🏢 PULSE (MENA)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE (MENA) عن توفر وظيفة مساعد إداري مبتدئ (عن بُعد) لدعم العمليات والفرق الإقليمية في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (الإمارات، قطر، السعودية)، ومقر العمل في تبوك، السعودية.
نبذة عن الوظيفة
- نبحث عن مساعد إداري مبتدئ موثوق ومهتم بالتفاصيل لدعم العمليات عن بُعد والمهام الإدارية عبر الفرق الإقليمية.
- الوظيفة مناسبة للأفراد الذين يفضلون البيئات المنظمة، ويستمتعون بتنظيم المعلومات، ويهتمون بالدقة والاتساق والمتابعة.
- تشمل المهام اليومية حفظ السجلات وتحديث المتابعات الداخلية وتنظيم البيانات ومراقبة تقدم المهام وضمان اكتمال التوثيق.
- لا تشترط خبرة سابقة واسعة؛ النجاح يعتمد على الانتباه للتفاصيل والراحة مع المهام المتكررة والقدرة على التواصل بوضوح.
- العمل عن بُعد بالكامل مع جداول زمنية مرنة، وخيارات دوام كامل أو جزئي حسب حجم العمل.
المهام والمسؤوليات
- إدارة البيانات الإدارية: تحديث جداول البيانات والسجلات الداخلية يوميًا، ومراجعة الإدخالات للتأكد من الدقة والاكتمال.
- توحيد تنسيق السجلات (الأسماء، بيانات الاتصال، المناطق، الملاحظات، المعرفات)، وتحديد الأخطاء أو التكرارات أو الإدخالات الناقصة وتصحيحها.
- الإبلاغ عن المعلومات المفقودة أو غير المتسقة لمتابعتها، والحفاظ على مجموعات بيانات نظيفة ومنظمة تدعم العمليات والتقارير.
- تنسيق المهام والطلبات: مراجعة الطلبات الإدارية الواردة وتصنيفها، وتوجيه المهام لأعضاء الفريق المناسبين وفق سير العمل.
- تتبع تقدم المهام من التكليف حتى الإنجاز، ومتابعة العناصر المتأخرة أو غير المكتملة لضمان الحل في الوقت المناسب.
- توثيق حالة المهام ونتائجها بوضوح.
- السجلات والتقارير اليومية: الحفاظ على متابعات تشغيلية للعمل المنجز والمهام الجاري تنفيذها والمعلقة.
- تسجيل النشاط اليومي بما في ذلك التحديثات والمشكلات المحددة والعناصر التي تحتاج متابعة.
- إعداد ملخصات يومية أو دورية مختصرة توضح التقدم والبنود المعلقة، وتحديد المشكلات المتكررة أو فجوات البيانات ورفعها للفريق.
- دعم الجدولة والتنسيق: المساعدة في مهام الجدولة الأساسية عند الطلب، بما في ذلك تأكيد التوفر، وتحديث التقويمات أو الجداول الداخلية.
- إرسال التذكيرات أو التأكيدات للمساعدة في ضمان عدم تفويت المواعيد النهائية والخطوات، وتتبع إنجاز قوائم الفحص الداخلية ومراحل الإعداد.
- ضمان الجودة ودقة السجلات: مراجعة العمل قبل التقديم لضمان الدقة والامتثال للإرشادات.
- الحفاظ على تسمية الملفات وهيكل المجلدات ومعايير التوثيق بشكل متسق، وضمان تنظيم السجلات وسهولة الوصول إليها وتحديثها.
- دعم الكفاءة التشغيلية الشاملة من خلال إبقاء الأنظمة نظيفة وموثوقة.
الشروط والمتطلبات
- الراحة في العمل مع جداول البيانات (Google Sheets أو Microsoft Excel).
- انتباه قوي للتفاصيل والقدرة على اتباع التعليمات المكتوبة.
- مهارات أساسية في التواصل الكتابي.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- اتصال إنترنت موثوق وجهاز كمبيوتر مناسب للعمل عن بُعد.
- المرشحون المبتدئون مرحب بهم؛ سيتم توفير التدريب والتوجيه.
المهارات المطلوبة
- دقة عالية مع الحد الأدنى من الأخطاء.
- إنتاج يومي متسق وإنجاز موثوق للمهام.
- تواصل واضح وفي الوقت المناسب عند وجود عائق أو نقص في المعلومات.
- عادات تنظيمية قوية والاهتمام بنظافة الملفات.
- القدرة على اتباع إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) بدقة.
المزايا
- فرصة تطوير ونمو: توفر الوظيفة خبرة عملية في سير العمل التشغيلي والأنظمة الإدارية وإدارة البيانات وتنسيق المهام.
- الأداء القوي يمكن أن يؤدي إلى التقدم إلى أدوار مثل مساعد إداري أول، منسق عمليات، دعم ضمان الجودة، أو قائد فريق، حسب احتياجات العمل والأداء الفردي.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are looking for a reliable and detail-driven Entry-Level Administrative Assistant to support remote operations and administrative workflows across regional teams serving in the MENA region such as UAE, Qatar and Saudi Arabia. This role is designed for individuals who thrive in structured environments, enjoy organizing information, and take pride in accuracy, consistency, and follow-through.
In this position, you will support day-to-day operational tasks such as maintaining records, updating internal trackers, organizing data, monitoring task progress, and ensuring documentation is complete and clearly maintained. This is an excellent opportunity for candidates seeking a practical entry point into administration, operations support, or coordination roles, with clear expectations and room to grow.
No extensive prior experience is required. Success in this role depends on attention to detail, comfort with repetitive tasks, strong organization, and the ability to communicate clearly when information is missing or unclear.
Primary Responsibilities
Administrative Data Management
This role provides hands-on exposure to operational workflows, administrative systems, data management, and task coordination. Strong performance can lead to advancement into roles such as Senior Administrative Assistant, Operations Coordinator, Quality Assurance Support, or Team Lead, depending on business needs and individual performance.
We are looking for a reliable and detail-driven Entry-Level Administrative Assistant to support remote operations and administrative workflows across regional teams serving in the MENA region such as UAE, Qatar and Saudi Arabia. This role is designed for individuals who thrive in structured environments, enjoy organizing information, and take pride in accuracy, consistency, and follow-through.
In this position, you will support day-to-day operational tasks such as maintaining records, updating internal trackers, organizing data, monitoring task progress, and ensuring documentation is complete and clearly maintained. This is an excellent opportunity for candidates seeking a practical entry point into administration, operations support, or coordination roles, with clear expectations and room to grow.
No extensive prior experience is required. Success in this role depends on attention to detail, comfort with repetitive tasks, strong organization, and the ability to communicate clearly when information is missing or unclear.
Primary Responsibilities
Administrative Data Management
- Update and maintain spreadsheets and internal records on a daily basis
- Ensure data accuracy by reviewing entries for completeness and consistency
- Standardize formatting across records (names, contact details, regions, notes, identifiers)
- Identify and correct obvious errors, duplicates, or incomplete entries
- Flag missing or inconsistent information for follow-up
- Maintain clean, structured datasets that support downstream operations and reporting
- Review incoming administrative requests and categorize them appropriately
- Assign or route tasks to the correct team members based on established workflows
- Track task progress from assignment through completion
- Follow up on overdue or incomplete items to ensure timely resolution
- Maintain clear documentation of task status and outcomes
- Maintain operational trackers for completed work, pending items, and in-progress tasks
- Log daily activity, including updates made, issues identified, and items requiring follow-up
- Prepare brief daily or periodic summaries outlining progress and outstanding items
- Identify recurring issues or data gaps and escalate patterns to the team for improvement
- Assist with basic scheduling support when requested, including confirming availability
- Update calendars or internal schedules based on provided instructions
- Send reminders or confirmations to help ensure deadlines and steps are not missed
- Track completion of internal checklists, onboarding steps, or operational milestones
- Review work prior to submission to ensure accuracy and compliance with guidelines
- Maintain consistent file naming, folder structure, and documentation standards
- Ensure records remain organized, accessible, and up to date
- Support overall operational efficiency by keeping systems clean and reliable
- High level of accuracy with minimal errors
- Consistent daily output and dependable task completion
- Clear and timely communication when blocked or missing information
- Strong organizational habits and attention to file hygiene
- Ability to follow standard operating procedures (SOPs) precisely
- Comfortable working with spreadsheets (Google Sheets or Microsoft Excel)
- Strong attention to detail and ability to follow written instructions
- Basic written communication skills
- Ability to work independently in a remote environment
- Reliable internet connection and access to a computer suitable for remote work
- Entry-level candidates welcome; training and guidance provided
- Location: Fully remote / work from home
- Schedule: Flexible scheduling windows with consistent availability required
- Hours: Full-time or part-time options depending on workload and project needs
This role provides hands-on exposure to operational workflows, administrative systems, data management, and task coordination. Strong performance can lead to advancement into roles such as Senior Administrative Assistant, Operations Coordinator, Quality Assurance Support, or Team Lead, depending on business needs and individual performance.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 24 يوليو 2026
وظائف أخرى لدى PULSE (MENA)