وظيفة مساعد تنفيذي شاغرة لدى AECOM في منطقتي مكة وجدة
Executive Assistant
🏢 AECOM
تفاصيل الوظيفة
يسر شركة AECOM، الشركة العالمية الموثوقة في استشارات البنية التحتية، عن حاجتها إلى Executive Assistant للعمل في مكة، السعودية. سيكون المرشح مسؤولاً عن تقديم دعم إداري شامل لكبار المديرين التنفيذيين، وإدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنسيق المشاريع المشتركة بين الإدارات، وضمان تنفيذ الأولويات التنفيذية بسلاسة.
المهام والمسؤوليات
- إدارة التقويمات المعقدة لكبار المديرين التنفيذيين بشكل مستقل، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات المتكررة، وإدارة الحجوزات عبر المناطق الزمنية المتعددة، وحظر وقت العمل المركز، وتوقع احتياجات إعادة الجدولة مع عكس الأولويات التنفيذية بدقة.
- مراجعة وترتيب أولويات رسائل البريد الإلكتروني الواردة، وتصنيفها حسب درجة الاستعجال، ووضع علامات على المتابعات، وصياغة الردود عند الاقتضاء، والحفاظ على نظافة صندوق الوارد عبر علب البريد المشتركة والشخصية.
- تنسيق ترتيبات السفر الشاملة بما في ذلك الرحلات الجوية والنقل البري والإقامة الفندقية وتأمين السفر وطلبات التأشيرة؛ وإعداد جداول زمنية مفصلة ومعالجة مشكلات السفر بشكل استباقي.
- الإدارة الكاملة لدورة حياة الاجتماعات التنفيذية - من تنسيق جدول الأعمال وتوزيع الدعوات إلى إعداد المواد وتدوين الملاحظات ومتابعة بنود العمل؛ ودعم الاجتماعات الهجينة والافتراضية عبر Teams أو منصات مماثلة.
- إعداد وتقديم تقارير المصروفات وفقاً لمعايير الشركة، مع ضمان الترميز الدقيق وإرفاق الإيصالات وتسوية معاملات بطاقات الائتمان؛ وتتبع الموافقات والتنسيق مع قسم المحاسبة بخصوص المبالغ المستردة المعلقة.
- إنشاء وتنسيق جداول البيانات ولوحات المعلومات والتقارير والعروض التقديمية المخصصة للاستخدام التنفيذي ولأصحاب المصلحة؛ والحفاظ على التحكم في الإصدار وتحديث المستندات المتكررة بشكل استباقي.
- تقديم أوامر الشراء وتتبعها، والمساعدة في إعداد البائعين، وضمان تقديم الفواتير، والتنسيق مع مقدمي الخدمات لاجتماعات البائعين وتوجيه العقود.
- تجهيز لوجستيات زيارات أصحاب المصلحة، بما في ذلك جداول الأعمال وحجوزات الغرف وتخطيط الوجبات ومواد الاجتماع؛ والعمل كنقطة اتصال للفرق الداخلية لضمان التنفيذ السلس.
- إنشاء وتوزيع النشرات الإخبارية والإعلانات والتحديثات الداخلية نيابة عن المدير التنفيذي؛ وتصميم رسومات أساسية للفعاليات والمساعدة في تنسيق الاتصالات للتوزيع الأوسع.
- إدارة طلبات الوصول إلى الأنظمة والدعم التقني وأدوات الإعداد؛ والتنسيق مع أقسام تقنية المعلومات لضمان الحل في الوقت المناسب للمشكلات التقنية.
- إجراء أبحاث السوق وتحليل المنافسين ومراجعات السياسات الداخلية لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية؛ وجمع معلومات عن العملاء وأصحاب المصلحة والبائعين.
- بناء وصيانة علاقات عمل قوية مع الإدارات الداخلية (الموارد البشرية، المالية، القانونية، تقنية المعلومات) والتعاون مع زملاء المساعدين التنفيذيين لمواءمة الجداول ومشاركة أفضل الممارسات.
- أداء المهام الإدارية الإضافية حسب الحاجة لدعم العمليات التنفيذية والأهداف التنظيمية.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو 5 سنوات خبرة مهنية على الأقل في مجال الدعم التنفيذي أو الخدمات الإدارية أو إدارة المشاريع الإدارية أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة في تنسيق الأنشطة التجارية وإدارة المشاريع عبر العديد من أصحاب المصلحة والفرق.
- إتقان متقدم لتطبيقات Microsoft 365، لا سيما Word وExcel وOutlook وPowerPoint.
- قدرة مثبتة على إدارة أولويات متعددة متنافسة ومواعيد نهائية متغيرة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية فائقة مع القدرة على صياغة المراسلات والتقارير المهنية.
- خبرة مثبتة في إدارة التقويمات التنفيذية وتنسيق الاجتماعات المعقدة.
- خبرة في تنسيق ترتيبات السفر وإدارة الخدمات اللوجستية.
- قدرة مثبتة على العمل بفعالية مع فرق عالمية عبر مناطق زمنية متعددة.
- فهم قوي للوظائف الإدارية وإدارة البائعين وتتبع الميزانيات.
- مهارات شخصية ممتازة مع القدرة على بناء علاقات تعاونية عبر جميع المستويات التنظيمية والإدارات.
- القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
- مهارات حل المشكلات الاستباقية مع القدرة على توقع احتياجات المدير التنفيذي واتخاذ إجراءات مستقلة.
- المرونة والمرونة في التكيف مع الأولويات المتغيرة والاحتياجات التنظيمية.
المهارات المطلوبة
- خبرة مع SharePoint أو أنظمة إدارة المحتوى الأخرى (مفضل).
- الإلمام بأدوات ومنهجيات إدارة المشاريع (مفضل).
- خبرة مع أنظمة إدارة المصروفات أو المشتريات (مفضل).
- معرفة بالممارسات التجارية والوعي الثقافي لمنطقة الشرق الأوسط (مفضل).
- خبرة في دعم كبار المديرين التنفيذيين (C-suite) (مفضل).
- إتقان لغات إضافية (مفضل).
المزايا
توفر AECOM مزايا شاملة تلبي الاحتياجات المتنوعة لموظفيها، بما في ذلك التأمين الطبي والسنوي والرؤية والحياة والحوادث والعجز، والإجازات مدفوعة الأجر، وإجازات الغياب، والمزايا الاختيارية، والمكافآت، وخيارات العمل المرنة، وموارد الرفاهية، وبرنامج مساعدة الموظفين، وتأمين السفر التجاري، وجوائز تقدير الخدمة، وخطة ادخار التقاعد، وخطة شراء أسهم الموظفين.
عرض النص الأصلي للإعلان
Company Description
Work with Us. Change the World.
At AECOM, we're delivering a better world. Whether improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water, or transforming skylines, our work helps people and communities thrive. We are the world's trusted infrastructure consulting firm, partnering with clients to solve the world’s most complex challenges and build legacies for future generations.
There has never been a better time to be at AECOM. With accelerating infrastructure investment worldwide, our services are in great demand. We invite you to bring your bold ideas and big dreams and become part of a global team of over 50,000 planners, designers, engineers, scientists, digital innovators, program and construction managers and other professionals delivering projects that create a positive and tangible impact around the world.
We're one global team driven by our common purpose to deliver a better world. Join us.
Job Description
We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to join our team in Makkah, Saudi Arabia. In this role, you will serve as a strategic partner to senior-level executives, providing comprehensive administrative support that enables them to focus on high-impact initiatives. You will operate with a high degree of independence, managing complex schedules, coordinating cross-functional projects, and ensuring seamless execution of executive priorities. This position requires exceptional organizational skills, strong interpersonal abilities, and a commitment to delivering excellence in a fast-paced, dynamic environment.
- Independently manage complex calendars for senior executives, including coordinating recurring meetings, managing multi-time-zone bookings, blocking focused work time, and anticipating rescheduling needs while reflecting executive priorities accurately
- Review and prioritize incoming emails, categorize by urgency, flag follow-ups, draft responses when appropriate, and maintain inbox hygiene across shared and personal mailboxes
- Coordinate comprehensive travel arrangements including flights, ground transportation, hotel accommodations, travel insurance, and visa applications; develop detailed itineraries and proactively address travel issues
- Own the complete lifecycle of executive meetings-from agenda coordination and invite distribution to materials preparation, notetaking, and action item follow-ups; support hybrid and virtual meetings via Teams or similar platforms
- Prepare and submit expense reports aligned with company standards, ensuring accurate coding, receipt attachment, and reconciliation of credit card transactions; track approvals and liaise with accounting for pending reimbursements
- Generate and format spreadsheets, dashboards, reports, and presentations tailored for executive and stakeholder use; maintain version control and proactively update recurring documents
- Submit and track purchase orders, assist in vendor setup, ensure invoice submission, and coordinate with service providers for vendor meetings and contract routing
- Prepare logistics for stakeholder visits, including agendas, room bookings, meal planning, and meeting materials; serve as point-of-contact for internal teams to ensure seamless execution
- Create and distribute newsletters, announcements, and internal updates on behalf of the executive; design basic graphics for events and assist with formatting communications for broader distribution
- Manage requests for system access, IT support, and onboarding-related tools; coordinate with IT departments to ensure timely resolution of technical issues
- Conduct market research, competitor analysis, and internal policy reviews to support executive decision-making; gather profiling information on clients, stakeholders, and vendors
- Build and maintain strong working relationships with internal departments (HR, Finance, Legal, IT) and collaborate with peer Executive Assistants to align schedules and share best practices
- Perform additional administrative tasks as needed to support executive operations and organizational goals
Minimum Requirements:
- Bachelor's degree or minimum 5 years of professional experience in executive support, administrative services, project administration management, or related field
- Proven experience coordinating business activities and managing projects across multiple stakeholders and teams
- Advanced proficiency with Microsoft 365 applications, particularly Word, Excel, Outlook, and PowerPoint
- Demonstrated ability to manage multiple competing priorities and changing deadlines in a fast-paced environment
- Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail
- Superior verbal and written communication skills with ability to draft professional correspondence and reports
- Proven experience managing executive calendars and coordinating complex meetings
- Experience coordinating travel arrangements and managing logistics
- Demonstrated ability to work effectively with global teams across multiple time zones
- Strong understanding of administrative functions, vendor management, and budget tracking
- Excellent interpersonal skills with ability to build collaborative relationships across all organizational levels and departments
- Ability to maintain confidentiality and exercise discretion when handling sensitive information
- Proactive problem-solving skills with ability to anticipate executive needs and take independent action
- Flexibility and resilience in adapting to changing priorities and organizational needs
- Experience with SharePoint or other content management systems
- Familiarity with project management tools and methodologies
- Experience with expense management or procurement systems
- Knowledge of business practices and cultural awareness relevant to the Middle East region
- Experience supporting C-suite or senior-level executives
- Proficiency in additional languages
At AECOM, we are committed to maintaining a secure and trustworthy recruitment process and take any fraudulent hiring activity seriously. To support this commitment, all newly hired employees are required to attend an in-person Day 1 onboarding at an AECOM office location as a condition of employment.
About AECOM
AECOM is proud to offer comprehensive benefits to meet the diverse needs of our employees. Depending on your employment status, AECOM benefits may include medical, dental, vision, life, AD&D, disability benefits, paid time off, leaves of absences, voluntary benefits, perks, flexible work options, well-being resources, employee assistance program, business travel insurance, service recognition awards, retirement savings plan, and employee stock purchase plan.
AECOM is the global infrastructure leader, committed to delivering a better world. As a trusted professional services firm powered by deep technical abilities, we solve our clients’ complex challenges in water, environment, energy, transportation and buildings. Our teams partner with public- and private-sector clients to create innovative, sustainable and resilient solutions throughout the project lifecycle - from advisory, planning, design and engineering to program and construction management. AECOM is a Fortune 500 firm that had revenue of $16.1 billion in fiscal year 2025. Learn more at aecom.com.
What makes AECOM a great place to work
You will be part of a global team that champions your growth and career ambitions. Work on groundbreaking projects - both in your local community and on a global scale - that are transforming our industry and shaping the future. With cutting-edge technology and a network of experts, you’ll have the resources to make a real impact. Our award-winning training and development programs are designed to expand your technical expertise and leadership skills, helping you build the career you’ve always envisioned. Here, you’ll find a welcoming workplace built on respect, collaboration and community - where you have the freedom to grow in a world of opportunity.
As an Equal Opportunity Employer, we believe in your potential and are here to help you achieve it. All your information will be kept confidential according to EEO guidelines.
ReqID: J10147035
Business Line: Transportation
Business Group: DCS
Strategic Business Unit: ME and Africa
Career Area: Administration
Work Location Model: On-Site
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 16 يونيو 2026