وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد لدى PulseMediaNL في الطائف
🏢 PulseMediaNL
وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد لدى PulseMediaNL في الرياض
Remote Virtual Administrative Assistant
🏢 PulseMediaNL
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PulseMediaNL عن توفر وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد للعمل من الرياض، السعودية. نحن نبحث عن شخص منظم واستباقي ويهتم بالتفاصيل لتقديم دعم إداري شامل عن بُعد للفريق.
المهام والمسؤوليات
- إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات والجدولة عبر مناطق زمنية متعددة.
- تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمستندات والسجلات.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمستندات التجارية.
- صياغة ومراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والاتصالات الداخلية.
- إدخال البيانات بدقة عالية والحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية منظمة.
- مراقبة البريد الإلكتروني والرد عليه بشكل احترافي وسريع.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
- تنسيق الاجتماعات الافتراضية باستخدام Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.
- تدوين ملاحظات الاجتماعات وإعداد الملخصات وعناصر الإجراء.
- متابعة المهام المعلقة والمواعيد النهائية.
- ترتيب الاجتماعات والمواعيد وخطط السفر عند الحاجة.
- التنسيق مع العملاء والموردين وأعضاء الفريق وإدارة الجداول الزمنية للمشاريع.
- إرسال التذكيرات وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- الرد على استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف.
- الحفاظ على علاقات مهنية مع العملاء والمساعدة في تأهيل عملاء أو أعضاء فريق جدد.
- حل المشكلات الإدارية الروتينية وإحالة الأمور المعقدة عند الضرورة.
- تحديث قواعد البيانات وأنظمة CRM وجداول البيانات والحفاظ على سجلات دقيقة ومعلومات سرية.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية وضمان توثيق كامل ومنظم.
- المساعدة في إعداد الفواتير وتتبع المصروفات ودعم المحاسبة الأساسية.
- تنسيق المشتريات عبر الإنترنت والاتصالات مع الموردين ودعم أنشطة إدارة المشاريع.
- البحث عن المعلومات وإعداد ملخصات حسب الطلب واقتراح تحسينات للعمليات الإدارية.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة الدبلوم أو البكالوريوس).
- خبرة مثبتة كمساعد افتراضي أو مساعد إداري أو مساعد تنفيذي أو دور إداري مماثل.
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
- قدرات تنظيمية قوية وإدارة وقت ممتازة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
- سلوك مهني ومهارات ممتازة في حل المشكلات.
- القدرة على إدارة المعلومات السرية بمسؤولية.
- اتصال إنترنت عالي السرعة موثوق ومساحة عمل افتراضية هادئة ومهنية.
- يفضل خبرة في بيئة العمل عن بُعد والإلمام ببرامج إدارة المشاريع.
- يفضل معرفة أساسية بالمحاسبة أو مسك الدفاتر أو خبرة في دعم التنفيذيين أو أقسام متعددة.
- يفضل خبرة في خدمة العملاء واستخدام برامج CRM.
المهارات المطلوبة
- إتقان مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- إتقان Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail).
- إتقان Zoom وMicrosoft Teams وSlack.
- إتقان Trello, Asana, ClickUp.
- إتقان Dropbox وGoogle Drive وأنظمة CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho وغيرها).
- إتقان برامج تحرير PDF والصيغ الأساسية لجداول البيانات وإعداد التقارير.
- مهارات تواصل ممتازة وقدرات تنظيمية قوية وإدارة وقت.
- تفكير نقدي وحل المشكلات والقدرة على التكيف والموثوقية والاحترافية.
- المبادرة وتعدد المهام والاهتمام بالتفاصيل والسرية والتعاون الجماعي.
المزايا
- راتب تنافسي بناءً على الخبرة والمؤهلات.
- مكافآت قائمة على الأداء (حسب الأنظمة المعمول بها).
- تدريب مدفوع الأجر.
- فرص للتقدم الوظيفي.
- بيئة عمل مرنة عن بُعد.
- جدول زمني مرن (من الاثنين إلى الجمعة خلال ساعات العمل المعتادة، مع إمكانية العمل الإضافي أو أيام العطل عند الحاجة).
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.
As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.
Key Responsibilities
Administrative Support
Candidates Should Be Proficient In
The Successful Candidate Will
We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.
How to Apply
Interested Candidates Should Submit
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.
As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Manage calendars, appointments, meetings, and scheduling across multiple time zones.
- Organize and maintain digital files, documents, and records.
- Prepare reports, presentations, spreadsheets, and business documents.
- Draft, proofread, and edit emails, letters, and internal communications.
- Handle data entry with a high level of accuracy.
- Maintain organized electronic filing systems.
- Monitor and respond to emails professionally and promptly.
- Serve as the primary point of contact for internal and external communications.
- Coordinate virtual meetings using platforms such as Zoom, Microsoft Teams, or Google Meet.
- Take meeting notes and prepare summaries and action items.
- Follow up on pending tasks and deadlines.
- Arrange meetings, appointments, and travel itineraries when required.
- Coordinate with clients, vendors, and team members.
- Manage project timelines and administrative workflows.
- Send reminders and ensure deadlines are met.
- Respond to customer inquiries through email, chat, or phone.
- Maintain professional relationships with clients.
- Assist with onboarding new clients or team members.
- Resolve routine administrative issues and escalate complex matters when necessary.
- Update databases, CRM systems, and spreadsheets.
- Maintain accurate records and confidential information.
- Generate weekly and monthly reports.
- Ensure documentation is complete and properly organized.
- Assist with invoicing, expense tracking, and basic bookkeeping support.
- Coordinate online purchases and vendor communications.
- Support project management activities.
- Research information and prepare summaries as requested.
- Recommend improvements to administrative processes and workflows.
- High school diploma or equivalent (Associate's or Bachelor's degree preferred).
- Proven experience as a Virtual Assistant, Administrative Assistant, Executive Assistant, or similar administrative role.
- Excellent written and verbal English communication skills.
- Strong organizational and time management abilities.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Professional attitude with excellent problem-solving skills.
- Ability to manage confidential information responsibly.
- Reliable high-speed internet connection.
- Quiet and professional remote workspace.
- Experience working in a remote environment.
- Familiarity with project management software.
- Basic bookkeeping or accounting knowledge.
- Experience supporting executives or multiple departments.
- Customer service experience.
- Experience using CRM software.
Candidates Should Be Proficient In
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail)
- Zoom
- Microsoft Teams
- Slack
- Trello, Asana, ClickUp
- Dropbox and Google Drive
- CRM systems (Salesforce, HubSpot, Zoho, etc.)
- PDF editing software
- Basic spreadsheet formulas and reporting
- Excellent communication skills
- Strong organizational abilities
- Time management
- Critical thinking
- Problem-solving
- Adaptability
- Reliability
- Professionalism
- Initiative
- Multitasking
- Attention to detail
- Confidentiality
- Team collaboration
The Successful Candidate Will
- Meet deadlines consistently.
- Maintain accurate records.
- Communicate professionally with clients and team members.
- Demonstrate reliability and accountability.
- Manage multiple assignments efficiently.
- Contribute to improving administrative processes.
- Support business operations with minimal supervision.
- Flexible scheduling based on company needs.
- Monday through Friday (typical business hours).
- Occasional overtime or weekend availability may be required during busy periods.
- Competitive salary based on experience and qualifications.
- Performance-based bonuses (where applicable).
- Paid training.
- Opportunities for career advancement.
- Flexible remote work environment.
We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.
How to Apply
Interested Candidates Should Submit
- An up-to-date resume.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 أغسطس 2026