📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد لدى PulseMediaNL في مكة المكرمة

Remote Virtual Administrative Assistant
🏢 PulseMediaNL
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 مكة المكرمة وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

تقدم PulseMediaNL فرصة للعمل كمساعد إداري افتراضي عن بعد (Virtual Administrative Assistant) في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية.

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن مساعد إداري افتراضي منظم واستباقي وموجه نحو التفاصيل لتقديم دعم إداري شامل عن بعد لفريقنا. المرشح المثالي يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، وقدرة على إدارة أولويات متعددة، والالتزام بالحفاظ على السرية مع تقديم عمل عالي الجودة. سيلعب هذا الدور دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة من خلال المهام الإدارية، وتنسيق الجداول، وإدارة الاتصالات، وحفظ السجلات، ودعم الأقسام المختلفة حسب الحاجة.

المهام والمسؤوليات

  • إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة.
  • تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمستندات والسجلات.
  • إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمستندات التجارية.
  • صياغة ومراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والاتصالات الداخلية.
  • إدخال البيانات بدقة عالية.
  • الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية منظمة.
  • مراقبة الرد على البريد الإلكتروني بشكل مهني وسريع.
  • العمل كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
  • تنسيق الاجتماعات الافتراضية باستخدام Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
  • تدوين ملاحظات الاجتماعات وإعداد الملخصات وعناصر الإجراء.
  • متابعة المهام المعلقة والمواعيد النهائية.
  • ترتيب الاجتماعات والمواعيد وجداول السفر عند الحاجة.
  • التنسيق مع العملاء والموردين وأعضاء الفريق.
  • إدارة الجداول الزمنية للمشاريع وسير العمل الإداري.
  • إرسال التذكيرات وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
  • الرد على استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف.
  • الحفاظ على علاقات مهنية مع العملاء.
  • المساعدة في إعداد العملاء الجدد أو أعضاء الفريق.
  • حل المشكلات الإدارية الروتينية ورفع الأمور المعقدة عند الضرورة.
  • تحديث قواعد البيانات وأنظمة CRM وجداول البيانات.
  • الحفاظ على سجلات دقيقة ومعلومات سرية.
  • إعداد تقارير أسبوعية وشهرية.
  • ضمان اكتمال الوثائق وتنظيمها بشكل صحيح.
  • المساعدة في إعداد الفواتير وتتبع المصروفات ودعم مسك الدفاتر الأساسي.
  • تنسيق المشتريات عبر الإنترنت والاتصالات مع الموردين.
  • دعم أنشطة إدارة المشاريع.
  • البحث عن المعلومات وإعداد الملخصات حسب الطلب.
  • تقديم توصيات لتحسين العمليات الإدارية وسير العمل.

الشروط والمتطلبات

  • شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس).
  • خبرة مثبتة كمساعد افتراضي أو مساعد إداري أو مساعد تنفيذي أو دور إداري مماثل.
  • مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
  • قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف محدود.
  • اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
  • موقف مهني مع مهارات ممتازة في حل المشكلات.
  • القدرة على إدارة المعلومات السرية بمسؤولية.
  • اتصال إنترنت عالي السرعة موثوق.
  • مساحة عمل هادئة ومهنية عن بعد.
  • يفضل خبرة في بيئة العمل عن بعد.
  • الإلمام ببرامج إدارة المشاريع.
  • معرفة أساسية في مسك الدفاتر أو المحاسبة.
  • خبرة في دعم التنفيذيين أو الأقسام المتعددة.
  • خبرة في خدمة العملاء.
  • خبرة في استخدام برامج CRM.

المهارات المطلوبة

  • إتقان مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
  • إتقان Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail).
  • Zoom, Microsoft Teams, Slack.
  • Trello, Asana, ClickUp.
  • Dropbox و Google Drive.
  • أنظمة CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho وغيرها).
  • برامج تحرير PDF.
  • الصيغ الأساسية لجداول البيانات وإعداد التقارير.
  • مهارات تواصل ممتازة.
  • قدرات تنظيمية قوية.
  • إدارة الوقت.
  • التفكير النقدي.
  • حل المشكلات.
  • القدرة على التكيف.
  • الموثوقية.
  • الاحترافية.
  • المبادرة.
  • تعدد المهام.
  • الاهتمام بالتفاصيل.
  • السرية.
  • التعاون الجماعي.

المزايا

  • جدول عمل مرن (من الاثنين إلى الجمعة مع ساعات عمل أساسية، قد تتطلب فترات الذروة ساعات إضافية أو عمل في عطلة نهاية الأسبوع).
  • راتب تنافسي بناءً على الخبرة والمؤهلات.
  • مكافآت قائمة على الأداء (حيثما ينطبق).
  • تدريب مدفوع.
  • فرص للتقدم الوظيفي.
  • بيئة عمل عن بعد مرنة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.

As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.

Key Responsibilities

Administrative Support

  • Manage calendars, appointments, meetings, and scheduling across multiple time zones.
  • Organize and maintain digital files, documents, and records.
  • Prepare reports, presentations, spreadsheets, and business documents.
  • Draft, proofread, and edit emails, letters, and internal communications.
  • Handle data entry with a high level of accuracy.
  • Maintain organized electronic filing systems.

Communication Management

  • Monitor and respond to emails professionally and promptly.
  • Serve as the primary point of contact for internal and external communications.
  • Coordinate virtual meetings using platforms such as Zoom, Microsoft Teams, or Google Meet.
  • Take meeting notes and prepare summaries and action items.
  • Follow up on pending tasks and deadlines.

Scheduling Coordination

  • Arrange meetings, appointments, and travel itineraries when required.
  • Coordinate with clients, vendors, and team members.
  • Manage project timelines and administrative workflows.
  • Send reminders and ensure deadlines are met.

Customer Client Support

  • Respond to customer inquiries through email, chat, or phone.
  • Maintain professional relationships with clients.
  • Assist with onboarding new clients or team members.
  • Resolve routine administrative issues and escalate complex matters when necessary.

Document Database Management

  • Update databases, CRM systems, and spreadsheets.
  • Maintain accurate records and confidential information.
  • Generate weekly and monthly reports.
  • Ensure documentation is complete and properly organized.

Office Operations

  • Assist with invoicing, expense tracking, and basic bookkeeping support.
  • Coordinate online purchases and vendor communications.
  • Support project management activities.
  • Research information and prepare summaries as requested.
  • Recommend improvements to administrative processes and workflows.

Required Qualifications

  • High school diploma or equivalent (Associate's or Bachelor's degree preferred).
  • Proven experience as a Virtual Assistant, Administrative Assistant, Executive Assistant, or similar administrative role.
  • Excellent written and verbal English communication skills.
  • Strong organizational and time management abilities.
  • Ability to work independently with minimal supervision.
  • Strong attention to detail and accuracy.
  • Professional attitude with excellent problem-solving skills.
  • Ability to manage confidential information responsibly.
  • Reliable high-speed internet connection.
  • Quiet and professional remote workspace.

Preferred Qualifications

  • Experience working in a remote environment.
  • Familiarity with project management software.
  • Basic bookkeeping or accounting knowledge.
  • Experience supporting executives or multiple departments.
  • Customer service experience.
  • Experience using CRM software.

Technical Skills

Candidates Should Be Proficient In

  • Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail)
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Trello, Asana, ClickUp
  • Dropbox and Google Drive
  • CRM systems (Salesforce, HubSpot, Zoho, etc.)
  • PDF editing software
  • Basic spreadsheet formulas and reporting

Soft Skills

  • Excellent communication skills
  • Strong organizational abilities
  • Time management
  • Critical thinking
  • Problem-solving
  • Adaptability
  • Reliability
  • Professionalism
  • Initiative
  • Multitasking
  • Attention to detail
  • Confidentiality
  • Team collaboration

Performance Expectations

The Successful Candidate Will

  • Meet deadlines consistently.
  • Maintain accurate records.
  • Communicate professionally with clients and team members.
  • Demonstrate reliability and accountability.
  • Manage multiple assignments efficiently.
  • Contribute to improving administrative processes.
  • Support business operations with minimal supervision.

Work Schedule

  • Flexible scheduling based on company needs.
  • Monday through Friday (typical business hours).
  • Occasional overtime or weekend availability may be required during busy periods.

Compensation

  • Competitive salary based on experience and qualifications.
  • Performance-based bonuses (where applicable).
  • Paid training.
  • Opportunities for career advancement.
  • Flexible remote work environment.

Why Join Us?

We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.

How to Apply

Interested Candidates Should Submit

  • An up-to-date resume.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 أغسطس 2026

وظائف أخرى لدى PulseMediaNL