وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد لدى PulseMediaNL في الرياض
🏢 PulseMediaNL
وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد لدى PulseMediaNL في الطائف
Remote Virtual Administrative Assistant
🏢 PulseMediaNL
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PulseMediaNL عن توفر وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد (Remote Virtual Administrative Assistant) في مكة الطائف، السعودية. نحن نبحث عن شخص منظم واستباقي وموجه نحو التفاصيل لتقديم دعم إداري شامل عن بُعد للفريق، مع القدرة على إدارة مهام متعددة والتواصل بفعالية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة.
- تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمستندات والسجلات.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمستندات التجارية.
- صياغة ومراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الداخلية.
- إدخال البيانات بدقة عالية والحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية منظمة.
- مراقبة الرد على البريد الإلكتروني بشكل احترافي وفوري، والتنسيق للاجتماعات الافتراضية عبر Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.
- تدوين ملاحظات الاجتماعات وإعداد ملخصات بنود العمل ومتابعة المهام والمواعيد النهائية.
- ترتيب الاجتماعات والمواعيد وجداول السفر عند الحاجة، والتنسيق مع العملاء والموردين وأعضاء الفريق.
- إدارة الجداول الزمنية للمشاريع وسير العمل الإداري وإرسال التذكيرات.
- الرد على استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف، والحفاظ على علاقات مهنية معهم.
- المساعدة في إعداد العملاء الجدد أو أعضاء الفريق، وحل المشكلات الإدارية الروتينية وتصعيد المعقدة عند الضرورة.
- تحديث قواعد البيانات وأنظمة CRM وجداول البيانات، وإعداد تقارير أسبوعية وشهرية.
- المساعدة في إعداد الفواتير وتتبع النفقات والدعم المحاسبي الأساسي، والتنسيق للمشتريات عبر الإنترنت والتواصل مع الموردين.
- دعم أنشطة إدارة المشاريع، وإجراء الأبحاث وتلخيص المعلومات، واقتراح تحسينات للعمليات الإدارية.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس).
- خبرة مثبتة كمساعد افتراضي أو مساعد إداري أو مساعد تنفيذي أو دور إداري مماثل.
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
- قدرات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف بسيط.
- اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
- سلوك مهني مع مهارات ممتازة في حل المشكلات.
- القدرة على إدارة المعلومات السرية بمسؤولية.
- اتصال إنترنت موثوق وعالي السرعة، ومساحة عمل هادئة ومهنية عن بُعد.
- يفضل خبرة في بيئة العمل عن بُعد، والإلمام ببرامج إدارة المشاريع، والمعرفة الأساسية بالمحاسبة أو مسك الدفاتر، وخبرة في دعم التنفيذيين أو الأقسام المتعددة، وخبرة في خدمة العملاء، واستخدام أنظمة CRM.
المهارات المطلوبة
- إتقان Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- إتقان Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail).
- إتقان Zoom و Microsoft Teams و Slack.
- إتقان Trello و Asana و ClickUp.
- إتقان Dropbox و Google Drive وأنظمة CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho وغيرها).
- برامج تحرير PDF والصيغ الأساسية لجداول البيانات وإعداد التقارير.
- مهارات تواصل ممتازة، وقدرات تنظيمية قوية، وإدارة الوقت، والتفكير النقدي، وحل المشكلات، والقدرة على التكيف، والموثوقية، والاحترافية، والمبادرة، وتعدد المهام، والاهتمام بالتفاصيل، والسرية، والتعاون الجماعي.
المزايا
- راتب تنافسي بناءً على الخبرة والمؤهلات.
- مكافآت على أساس الأداء (حسب الأحكام).
- تدريب مدفوع.
- فرص للتقدم الوظيفي.
- بيئة عمل مرنة عن بُعد.
- ساعات عمل مرنة بناءً على احتياجات الشركة، من الاثنين إلى الجمعة (ساعات العمل المعتادة)، مع إمكانية العمل الإضافي أو في عطلات نهاية الأسبوع خلال فترات الذروة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.
As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.
Key Responsibilities
Administrative Support
Candidates Should Be Proficient In
The Successful Candidate Will
We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.
How to Apply
Interested Candidates Should Submit
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.
As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Manage calendars, appointments, meetings, and scheduling across multiple time zones.
- Organize and maintain digital files, documents, and records.
- Prepare reports, presentations, spreadsheets, and business documents.
- Draft, proofread, and edit emails, letters, and internal communications.
- Handle data entry with a high level of accuracy.
- Maintain organized electronic filing systems.
- Monitor and respond to emails professionally and promptly.
- Serve as the primary point of contact for internal and external communications.
- Coordinate virtual meetings using platforms such as Zoom, Microsoft Teams, or Google Meet.
- Take meeting notes and prepare summaries and action items.
- Follow up on pending tasks and deadlines.
- Arrange meetings, appointments, and travel itineraries when required.
- Coordinate with clients, vendors, and team members.
- Manage project timelines and administrative workflows.
- Send reminders and ensure deadlines are met.
- Respond to customer inquiries through email, chat, or phone.
- Maintain professional relationships with clients.
- Assist with onboarding new clients or team members.
- Resolve routine administrative issues and escalate complex matters when necessary.
- Update databases, CRM systems, and spreadsheets.
- Maintain accurate records and confidential information.
- Generate weekly and monthly reports.
- Ensure documentation is complete and properly organized.
- Assist with invoicing, expense tracking, and basic bookkeeping support.
- Coordinate online purchases and vendor communications.
- Support project management activities.
- Research information and prepare summaries as requested.
- Recommend improvements to administrative processes and workflows.
- High school diploma or equivalent (Associate's or Bachelor's degree preferred).
- Proven experience as a Virtual Assistant, Administrative Assistant, Executive Assistant, or similar administrative role.
- Excellent written and verbal English communication skills.
- Strong organizational and time management abilities.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Professional attitude with excellent problem-solving skills.
- Ability to manage confidential information responsibly.
- Reliable high-speed internet connection.
- Quiet and professional remote workspace.
- Experience working in a remote environment.
- Familiarity with project management software.
- Basic bookkeeping or accounting knowledge.
- Experience supporting executives or multiple departments.
- Customer service experience.
- Experience using CRM software.
Candidates Should Be Proficient In
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail)
- Zoom
- Microsoft Teams
- Slack
- Trello, Asana, ClickUp
- Dropbox and Google Drive
- CRM systems (Salesforce, HubSpot, Zoho, etc.)
- PDF editing software
- Basic spreadsheet formulas and reporting
- Excellent communication skills
- Strong organizational abilities
- Time management
- Critical thinking
- Problem-solving
- Adaptability
- Reliability
- Professionalism
- Initiative
- Multitasking
- Attention to detail
- Confidentiality
- Team collaboration
The Successful Candidate Will
- Meet deadlines consistently.
- Maintain accurate records.
- Communicate professionally with clients and team members.
- Demonstrate reliability and accountability.
- Manage multiple assignments efficiently.
- Contribute to improving administrative processes.
- Support business operations with minimal supervision.
- Flexible scheduling based on company needs.
- Monday through Friday (typical business hours).
- Occasional overtime or weekend availability may be required during busy periods.
- Competitive salary based on experience and qualifications.
- Performance-based bonuses (where applicable).
- Paid training.
- Opportunities for career advancement.
- Flexible remote work environment.
We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.
How to Apply
Interested Candidates Should Submit
- An up-to-date resume.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 أغسطس 2026