AECOM تعلن عن وظيفة مساعد إداري في مكة وجدة السعودية
Administrative Assistant
🏢 AECOM
تفاصيل الوظيفة
شركة AECOM، إحدى شركات الاستشارات الهندسية الرائدة عالمياً، تبحث عن مساعد إداري ذو خبرة عالية للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. ستتولى في هذا الدور قيادة العمليات الإدارية وتقديم الدعم للمديرين وفرق المشاريع، مما يساهم في تحقيق التميز التشغيلي ونجاح الفريق.
المهام والمسؤوليات
- تقديم دعم إداري شامل وإرشاد لمدير واحد أو أكثر داخل المكتب أو وحدة الأعمال
- إعداد وتدقيق وتنسيق المراسلات والنماذج وجداول البيانات والمستندات بدقة متناهية
- إدارة التنسيق المعقد للجداول الزمنية وجدولة الاجتماعات وترتيبات السفر لأطراف متعددة
- الإشراف على إدارة مخزون مستلزمات المكتب وعلاقات الموردين لتحسين الكفاءة والتكلفة
- إنشاء وتنظيم أنظمة ملفات المشاريع على الخوادم والأنظمة المشتركة مع ضمان سهولة الوصول والامتثال
- قيادة اجتماعات المشاريع، وإعداد محاضر مفصلة، وتنسيق توزيعها على الجهات المعنية والعملاء
- تطوير وتنسيق تقارير المشاريع والمستندات بما يتوافق مع معايير المؤسسة
- قيادة مبادرات إعداد المشاريع ودعم تطوير المهام المالية باستقلالية متزايدة
- إدارة تحديثات تقديرات الإنجاز (EAC) ومستندات أوامر التغيير بشكل مستقل
- إجراء مراجعات شاملة لفواتير المشاريع وضمان ترميز المهام بدقة عبر مشاريع متعددة
- إعداد تقارير التقدم الشهرية وتقديرات المقاولين
- ضمان توافق جميع مكونات المشروع مع الإجراءات والمعايير المقررة، وتحديد فرص تحسين العمليات
- دعم التسوية المالية وأنشطة تتبع الميزانية
- قيادة أنشطة المشتريات للمواد المتعلقة بالمشروع وإدارة علاقات الموردين بشكل استراتيجي
- تطوير وتنفيذ متطلبات توثيق المشاريع والامتثال
- الحفاظ على معلومات الموردين والعملاء وتحديثها في الأنظمة ذات الصلة بدقة وفي الوقت المناسب
- إجراء مراجعات تأهيل للموردين والمقاولين من الباطن المستخدمين بانتظام وتقديم التوصيات
- التنسيق مع فرق الشؤون القانونية والامتثال في المسائل التعاقدية وإدارة المخاطر
- إدارة مستندات تقييم المخاطر وعمليات الموافقة بشكل مستقل
- قيادة أنشطة تطوير العروض وإدارة مهام سير العمل لضمان التسليم في الوقت المحدد
- تقديم دعم تسويقي استراتيجي للعروض، بما في ذلك إعداد المستندات وتنسيق الرسوميات وضمان الجودة
- تطوير وصيانة جداول زمنية شاملة للعروض عبر عدة طلبات
- قيادة إعداد مستندات المناقصات وجهود التنسيق
- إدارة رفع وتنزيل المستندات وتسجيل الموردين في أنظمة المشتريات مع الالتزام بالامتثال
- إعداد وتنسيق المستندات المطلوبة للمراجعة والتوقيع، وضمان الدقة والاكتمال
- استخدام مجموعة Microsoft Office وغيرها من البرامج لإنجاز العمل بكفاءة وتدريب الآخرين عند الحاجة
- تطبيق المعايير والممارسات والإجراءات المهنية في جميع المهام، وتوجيه أعضاء الفريق حول أفضل الممارسات
- إدارة أولويات متعددة ومعقدة في وقت واحد مع الحفاظ على مستويات الدقة والجودة
- التواصل بشفافية مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، وتقديم تحديثات استباقية وتوصيات
- إظهار المرونة والتكيف في بيئة عمل ديناميكية مع السعي للتحسين المستمر
- المساهمة في ثقافة فريق تعاونية وداعمة من خلال القيادة والمبادرة
- تحديد أوجه القصور في العمليات واقتراح حلول لتعزيز الفعالية التشغيلية
الشروط والمتطلبات
- شهادة ثانوية عامة بالإضافة إلى 3 سنوات من الخبرة الإدارية ذات الصلة، أو دبلوم إداري أو إدارة مكاتب مع سنتين من الخبرة المهنية
- إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة
- القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية
- مهارات احترافية في إعداد المستندات وتنسيقها
- خبرة في تنسيق الاجتماعات وتدوين المحاضر
- توجه خدمة العملاء ومهارات التعامل مع الآخرين
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة
- عقلية حل المشكلات مع نهج تعاوني
- خبرة مثبتة في دعم بيئات إدارة المشاريع أو الاستشارات
- الإلمام بالعمليات المالية للمشاريع والمصطلحات ذات الصلة
- خبرة مع أنظمة المشتريات ومنصات إدارة الموردين
- يفضل معرفة بوثائق المناقصات وعمليات تطوير العروض
- يفضل إتقان متقدم في كتابة التقارير وتحليل البيانات
- يفضل خبرة في تنسيق السفر وإدارة المصروفات
- يفضل الإلمام بأنظمة وبرامج إدارة المكاتب
- يفضل خلفية في بيئة شركات أو هندسة أو خدمات مهنية
- يفضل الحصول على شهادة في الإدارة الإدارية أو مجال ذي صلة
المهارات المطلوبة
- نهج استباقي وموجه نحو الأهداف في العمل
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
- القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة واحتياجات العمل
- تفكير تحليلي وتنظيمي قوي
- الالتزام بالتحسين المستمر والتطوير المهني
- المرونة والموقف الإيجابي في بيئة عمل سريعة الوتيرة
عرض النص الأصلي للإعلان
Company Description
Work with Us. Change the World.
At AECOM, we're delivering a better world. Whether improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water, or transforming skylines, our work helps people and communities thrive. We are the world's trusted infrastructure consulting firm, partnering with clients to solve the world’s most complex challenges and build legacies for future generations.
There has never been a better time to be at AECOM. With accelerating infrastructure investment worldwide, our services are in great demand. We invite you to bring your bold ideas and big dreams and become part of a global team of over 50,000 planners, designers, engineers, scientists, digital innovators, program and construction managers and other professionals delivering projects that create a positive and tangible impact around the world.
We're one global team driven by our common purpose to deliver a better world. Join us.
Job Description
We're looking for an experienced and detail-oriented Administrative Assistant to join our dynamic team in Makkah, Saudi Arabia. In this role, you'll lead administrative operations and serve as a trusted resource to managers and project teams. You'll have the opportunity to make a meaningful impact by driving operational excellence, managing complex projects, and supporting our team's success through exceptional organizational, communication, and leadership skills. If you're someone who thrives in a collaborative environment, takes ownership of processes, and demonstrates initiative in maintaining efficiency and accuracy, we'd love to hear from you.
Administrative & Office Support
- Provide comprehensive administrative support and mentorship to one or more managers within the office or business unit
- Lead the preparation, proofreading, and formatting of correspondence, forms, spreadsheets, and documents with meticulous attention to detail
- Manage complex calendar coordination, meeting scheduling, and travel logistics for multiple stakeholders
- Direct office supply inventory management and vendor relationships to optimize efficiency and cost-effectiveness
- Establish and organize project file systems on shared servers and systems, ensuring accessibility and compliance
- Lead project meetings, prepare comprehensive minutes, format documentation, and coordinate distribution to relevant stakeholders and clients
- Develop and format project reports and documentation, ensuring alignment with organizational standards
- Lead project setup initiatives and support financial task development with increased autonomy
- Independently manage estimate at completion (EAC) updates and change order documentation
- Conduct thorough project invoice reviews and ensure accurate task coding across multiple projects
- Take ownership of monthly progress reports and contractor estimates preparation
- Ensure all project components align with established procedures and standards, identifying opportunities for process improvement
- Support financial reconciliation and budget tracking activities
- Lead procurement activities for project-related materials and manage vendor relationships strategically
- Drive the development and implementation of project documentation and compliance requirements
- Maintain and update vendor and client information in relevant systems with accuracy and timeliness
- Conduct qualification reviews for regularly utilized vendors and subcontractors, making recommendations
- Coordinate with legal and compliance teams on contract-related matters and risk mitigation
- Manage risk assessment documentation and approval processes independently
- Lead proposal development activities and manage approval workflows to ensure timely delivery
- Provide strategic marketing assistance for proposals, including document preparation, graphics coordination, and quality assurance
- Develop and maintain comprehensive proposal schedules and timelines across multiple submissions
- Lead tender document preparation and coordination efforts
- Manage documentation uploads, downloads, and vendor registration in procurement systems with attention to compliance
- Prepare and coordinate required documentation for review and signature, ensuring accuracy and completeness
- Utilize Microsoft Office Suite and other business software to accomplish work efficiently and train others as needed
- Apply professional standards, practices, and procedures in all tasks and mentor team members on best practices
- Manage multiple complex priorities simultaneously while maintaining accuracy and quality standards
- Communicate transparently with team members and stakeholders, providing proactive updates and recommendations
- Demonstrate flexibility and adaptability in a dynamic work environment while driving continuous improvement
- Contribute to a collaborative and supportive team culture through leadership and initiative
- Identify process inefficiencies and recommend solutions to enhance operational effectiveness
Minimum Requirements:
- High School Diploma plus 3 years of relevant administrative experience, OR
- Relevant administrative or office management diploma plus 2 years of professional experience
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Excellent written and verbal communication skills
- Strong organizational and time management abilities
- Exceptional attention to detail and accuracy
- Ability to multitask and prioritize effectively
- Professional document preparation and formatting skills
- Meeting coordination and minute-taking experience
- Customer service orientation and interpersonal skills
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information
- Problem-solving mindset with a collaborative approach
- Demonstrated experience supporting project management or consulting environments
- Familiarity with project financial processes and terminology
- Experience with procurement systems and vendor management platforms
- Knowledge of tender documentation and proposal development processes
- Advanced proficiency in report writing and data analysis
- Experience with travel coordination and expense management
- Familiarity with office management software and systems
- Background in a corporate, engineering, or professional services environment
- Certification in administrative management or related field
- Proactive and goal-oriented approach to work
- Ability to work independently and as part of a team
- Adaptability to changing priorities and business needs
- Strong analytical and organizational thinking
- Commitment to continuous improvement and professional development
- Resilience and positive attitude in a fast-paced environment
At AECOM, we are committed to maintaining a secure and trustworthy recruitment process and take any fraudulent hiring activity seriously. To support this commitment, all newly hired employees are required to attend an in-person Day 1 onboarding at an AECOM office location as a condition of employment.
About AECOM
AECOM is proud to offer comprehensive benefits to meet the diverse needs of our employees. Depending on your employment status, AECOM benefits may include medical, dental, vision, life, AD&D, disability benefits, paid time off, leaves of absences, voluntary benefits, perks, flexible work options, well-being resources, employee assistance program, business travel insurance, service recognition awards, retirement savings plan, and employee stock purchase plan.
AECOM is the global infrastructure leader, committed to delivering a better world. As a trusted professional services firm powered by deep technical abilities, we solve our clients’ complex challenges in water, environment, energy, transportation and buildings. Our teams partner with public- and private-sector clients to create innovative, sustainable and resilient solutions throughout the project lifecycle - from advisory, planning, design and engineering to program and construction management. AECOM is a Fortune 500 firm that had revenue of $16.1 billion in fiscal year 2025. Learn more at aecom.com.
What makes AECOM a great place to work
You will be part of a global team that champions your growth and career ambitions. Work on groundbreaking projects - both in your local community and on a global scale - that are transforming our industry and shaping the future. With cutting-edge technology and a network of experts, you’ll have the resources to make a real impact. Our award-winning training and development programs are designed to expand your technical expertise and leadership skills, helping you build the career you’ve always envisioned. Here, you’ll find a welcoming workplace built on respect, collaboration and community - where you have the freedom to grow in a world of opportunity.
As an Equal Opportunity Employer, we believe in your potential and are here to help you achieve it. All your information will be kept confidential according to EEO guidelines.
ReqID: J10147036
Business Line: Transportation
Business Group: DCS
Strategic Business Unit: ME and Africa
Career Area: Administration
Work Location Model: On-Site
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 9 أغسطس 2026