وظيفة سكرتير - مراقب مستندات وإداري لدى Acwa China في السعودية
Secretary - Document Controller & Admin
🏢 Acwa China
تفاصيل الوظيفة
شركة Acwa China تعلن عن وظيفة سكرتير ومراقب وثائق وإداري (Secretary - Document Controller & Admin) في موقع NOMAC، سدرة، السعودية. تهدف الوظيفة إلى تقديم دعم إدارة الوثائق للفرق الفنية في المصنع، بما في ذلك归档 وحفظ واسترجاع الوثائق باستخدام نظام إدارة الوثائق المعتمد لدى ACWA NOMAC، لضمان التحكم الفعال وفي الوقت المناسب بالوثائق وفقاً للسياسات والإجراءات المحددة.
المهام والمسؤوليات
- إجراء تسجيل وتصنيف ومسح ضوئي وحفظ ونقل الملفات الإلكترونية / النسخ الورقية المادية، والوثائق المالية، والفواتير، وإجراءات المصنع وغيرها من الوثائق الخاضعة للرقابة لضمان تتبع المعلومات والوثائق حسب متطلبات القسم.
- تشغيل وحدات الحفظ التي تشمل استلام طلبات سحب الملفات من مختلف الإدارات، والتحقق من التفويض المطلوب، واسترجاع الملفات من وحدة الحفظ، وتسجيل حركة الملفات لضمان المتابعة السليمة للملفات المستعارة وإعادتها فوراً.
- فتح ملفات جديدة حسب الطلب، بما في ذلك استلام طلب فتح الملف وتوفير رقم مرجعي مناسب لتحديث قوائم الحفظ، وتعميم القوائم الجديدة دورياً على الإدارات المعنية للرجوع إليها.
- ضمان الحفاظ على نظام ترقيم تسلسلي صحيح في كل وثيقة لضمان سهولة استرجاع وإدارة المعلومات وفقاً لإجراءات NOMAC.
- التوصية بالحلول المثلى لتحسين إجراءات مراقبة إدارة الوثائق لأنشطة المصنع.
- الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وأنظمة ومعايير التشغيل القياسية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بالمستوى المطلوب وبأسلوب متسق.
- المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات وبرامج ومشاريع التغيير وفقاً لمعايير المؤسسة.
- الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والبيئة لضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.
- أداء أي مهام أخرى قد يكلف بها المدير المباشر.
الشروط والمتطلبات
- شهادة تقنية أو دبلوم في إدارة الأعمال (Technical certificate / Diploma in Business Administration).
- خبرة لا تقل عن 13 عاماً في مراقبة الوثائق (Document Control).
المهارات المطلوبة
- مهارات التخطيط والتنظيم.
- خبرة في استخدام نظام حاسوبي لإدارة مراقبة الوثائق (computerized document control management system).
- الإلمام بالرسومات الفنية ووثائق المناقصات.
- القدرة على التكيف مع التغييرات، وتعدد المهام، والتنظيم، وتحديد الأولويات.
- القدرة على اتباع سير العمل والمعايير.
- الاهتمام القوي بالتفاصيل.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Title: Secretary & Document Controller
Location: NOMAC, Sidra
Department: North & West Cluster
Reports To: Plant General Manager
Job Purpose
To provide documentation management support to the plant technical teams, including filing, archiving, managing databases and retrieval, using ACWA NOMAC’s document management system, to ensure the timely and effective documentation control in compliance with defined policies and procedures.
Key Accountabilities
Document Management
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
Location: NOMAC, Sidra
Department: North & West Cluster
Reports To: Plant General Manager
Job Purpose
To provide documentation management support to the plant technical teams, including filing, archiving, managing databases and retrieval, using ACWA NOMAC’s document management system, to ensure the timely and effective documentation control in compliance with defined policies and procedures.
Key Accountabilities
Document Management
- Conduct registration, classification, scanning, filing and transmission of electronic files / physical paper copies, financial documents, invoices, plant procedures and other controlled documents to ensure proper tracking of information and documents as required by the department.
- Operate filing units which include receiving requests for files’ withdrawal from various departments, checking for required authorization, retrieving files from filing unit and recording movement of files to ensure proper follow up on borrowed files and their prompt return.
- Open new files as requested which include receiving file opening request and providing reference number as appropriate in order to update filing lists and periodically circulate new lists to departments concerned for reference.
- Ensure maintenance of a proper sequential numbering system in each and every document to ensure easy retrieval and management of information in accordance with NOMAC’s procedures.
- Recommend optimal solutions to improve document management control procedures for plant activities.
- Adhere to all relevant organisational and departmental policies, processes, standard operating procedures and instructions so that work is carried out to the required standard and in a consistent manner.
- Contribute in the identification and implementation of change initiatives, programmes and projects in line with the organisation’s standards.
- Adhere to all relevant health, safety, security and environmental procedures, instructions and controls so that the safety of employees and environmental compliance can be guaranteed.
- Perform any other duties which the line manager may require to be carried out.
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
- A technical certificate / Diploma in Business Administration.
- 13 years’ experience in document control
- Planning and organizing skills
- Experience using a computerized document control management system
- Familiar with technical drawings and tender documents
- Ability to changes, multi-task, organize, and prioritize
- Ability to follow workflows and standards
- Have strong attention to detail
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 23 أغسطس 2026
وظائف أخرى لدى Acwa China
Acwa China تعلن عن وظيفة فني كهرباء في السعودية
🏢 Acwa China
وظيفة رئيس قسم ميكانيكي لدى Acwa China في السعودية
🏢 Acwa China
Acwa China تعلن عن وظيفة منسق مشاريع في السعودية
🏢 Acwa China
Acwa China تعلن عن وظيفة مهندس تخطيط في السعودية
🏢 Acwa China