📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

وظيفة منسق سفر لدى Apparel Group في السعودية

Travel Coordinator
🏢 Apparel Group
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 السعودية وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

نبحث عن منسق سفر للانضمام إلى فريق Apparel Group في السعودية، حيث سيتولى مسؤولية إدارة وتنسيق ترتيبات السفر للموظفين والتنفيذيين، وضمان الامتثال لسياسات الشركة وتحقيق الكفاءة في التكاليف.

المهام والمسؤوليات

  • حجز وتنسيق جميع ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق وتأجير السيارات والنقل للموظفين والتنفيذيين.
  • ضمان أن تكون جميع حجوزات السفر متوافقة مع سياسة السفر الخاصة بالشركة وفي حدود الميزانية المعتمدة.
  • إدارة جداول السفر وتأكيد الحجوزات وتزويد الموظفين بتفاصيل السفر والوثائق اللازمة (مثل الجداول وتأكيدات الحجز).
  • ضمان حلول فعالة من حيث التكلفة من خلال مقارنة خيارات السفر والتفاوض بشأنها، بما في ذلك الخصومات والعروض.
  • التواصل مع وكالات السفر وشركات الطيران والفنادق ومقدمي الخدمات الآخرين للتفاوض على الأسعار وحجز الخدمات وإدارة العلاقات.
  • ضمان امتثال جميع الموردين لمعايير الشركة وسياساتها ومتطلبات السفر، والحفاظ على سجلات الموردين المفضلين وتحقيق اتفاقيات مستوى الخدمة.
  • المساعدة في إدارة النفقات المتعلقة بالسفر وضمان بقائها ضمن الميزانية المخصصة، وتتبع مصروفات السفر وإعداد تقارير التكاليف والتسوية مع قسم المالية.
  • المساعدة في إعداد التقارير الشهرية وحفظ جميع إيصالات السفر والفواتير والمصروفات.
  • العمل كنقطة اتصال رئيسية لاستفسارات السفر من الموظفين وتقديم المساعدة في الترتيبات وحل المشكلات التي تنشأ أثناء الرحلات.
  • مساعدة الموظفين في طلبات التأشيرة والتأمين على السفر والوثائق ذات الصلة، وحل مشكلات مثل أخطاء الحجز أو تغييرات الرحلات مع تقليل الاضطراب.
  • ضمان إجراء جميع حجوزات السفر وفقاً لسياسات الشركة وإرشاداتها، والاحتفاظ بسجلات دقيقة لأغراض التدقيق والامتثال.
  • متابعة تغييرات سياسة السفر وإبلاغ التحديثات للموظفين المعنيين.
  • الحفاظ على سجلات سفر دقيقة لجميع الحجوزات والمدفوعات والجداول، وتنظيم الوثائق والإيصالات بشكل يسهل الوصول إليه للرجوع إليها مستقبلاً أو للتدقيق.
  • المساعدة في حجز الأحداث المؤسسية مثل المؤتمرات والاجتماعات والخلوات.
  • مراقبة وتقييم نفقات السفر واقتراح فرص توفير التكاليف وتحسين الكفاءة، من خلال تحليل الأنماط وتقديم حلول سفر محسّنة وفعالة من حيث التكلفة.
  • التواصل بوضوح مع الجهات الداخلية بشأن حجوزات السفر والتغييرات والموافقات، ودعم مساعد المدير في إعداد تقارير السفر وتحليل الاتجاهات وتحديد الممارسات الفعالة من حيث التكلفة.

الشروط والمتطلبات

  • خبرة من 2 إلى 3 سنوات في دور منسق سفر أو دور إداري مماثل، ويفضل في بيئة مؤسسية أو في قطاع التجزئة.
عرض النص الأصلي للإعلان
The Travel Coordinator is responsible for managing and coordinating travel arrangements for employees and executives of the company. This role includes booking flights, accommodations, transportation, and other travel-related services, ensuring compliance with company policies, and maintaining an accurate travel budget. The Travel Coordinator will work closely with the Assistant Manager - Travel Desk to optimize travel processes and provide efficient and cost-effective solutions for business travel.

Responsibility

  • Travel Arrangements & Coordination:
  • Book and coordinate all travel arrangements including flights, hotels, car rentals, and transportation for employees and executives.
  • Ensure all travel bookings are in line with the company’s travel policy and within the approved budget.
  • Manage travel itineraries, confirming bookings, and providing employees with necessary travel details and documentation (e.g., itineraries, travel confirmations, hotel bookings).
  • Ensure cost-effective solutions by comparing and negotiating travel options, including discounts, offers, and deals.
  • Vendor Management:
  • Liaise with travel agencies, airlines, hotels, and other service providers to negotiate rates, book services, and manage relationships.
  • Ensure all vendors comply with the company’s standards, policies, and travel requirements.
  • Maintain records of preferred vendors and ensure service level agreements (SLA) are met.
  • Expense Tracking & Reporting:
  • Assist in the management of travel-related expenses and ensure that they are within the allocated budget.
  • Track travel expenditures, preparing travel cost reports and reconciling with the finance department.
  • Assist in the preparation of monthly reports and maintain documentation of all travel-related receipts, invoices, and expenses.
  • Employee Assistance & Support:
  • Serve as the primary point of contact for travel-related inquiries from employees and provide assistance with travel arrangements and issues that arise during trips.
  • Assist employees with visa applications, travel insurance, and other related documentation.
  • Help resolve travel-related issues, such as booking errors or flight changes, ensuring minimal disruption to employees’ schedules.
  • Travel Policy Adherence & Compliance:
  • Ensure all travel bookings are made according to the company’s travel policies and guidelines.
  • Maintain accurate records of travel arrangements for audit and compliance purposes.
  • Keep track of travel policy changes and communicate updates to relevant employees as necessary.
  • Travel Administration & Record Keeping:
  • Maintain accurate travel records for all bookings, payments, and itineraries.
  • Organize and store travel documents and receipts in an orderly, accessible manner for future reference or audits.
  • Assist in booking corporate travel events, including conferences, meetings, and corporate retreats.
  • Cost Optimization & Travel Efficiency:
  • Monitor and evaluate travel expenses and suggest cost-saving opportunities and efficiency improvements.
  • Help optimize travel bookings by identifying recurring patterns and offering improved, cost-effective travel solutions.
  • Communication & Reporting:
  • Communicate clearly with internal stakeholders regarding travel bookings, changes, and approvals.
  • Support the Assistant Manager in preparing travel reports, analyzing trends, and identifying cost-effective practices.

Qualification

The ideal Travel Coordinator should have 2-3 years of experience in a travel coordinator or similar administrative role, preferably in a corporate or retail setting.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 19 يونيو 2026

وظائف أخرى لدى Apparel Group