وظيفة منسق إداري شاغرة لدى البنك الإسلامي للتنمية في مكة المكرمة وجدة
Administrative Coordinator
تفاصيل الوظيفة
يسر البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) في جدة، المملكة العربية السعودية، الإعلان عن وظيفة منسق إداري (Administrative Coordinator).
نبذة عن الوظيفة
العمل كمنسق في مكتب نائب الرئيس / المدير العام / المدير لتنسيق الأنشطة المختلفة وتبسيط سير العمل. العمل كأمانة عامة للمجمع / الإدارة لتنسيق وتنظيم وتدوين محاضر الاجتماعات، بالإضافة إلى اجتماعات اللجان المتخصصة. مساعدة نائب الرئيس / المدير العام / المدير في تخطيط وتنفيذ ورصد خطة العمل السنوية للمجمع / الإدارة. التواصل والتنسيق مع الزملاء بشأن القضايا المعلقة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة وفقاً للسياسات والإجراءات. صياغة مختلف المراسلات والتقارير لعرضها على الإدارة.
المهام والمسؤوليات
- تقديم المساعدة التقنية والتحليلية لنائب الرئيس / المدير العام / المدير في التخطيط السنوي لأعمال المجمع / الإدارة والأنشطة المنسقة.
- تنسيق الاجتماعات الدورية للمجمع / الإدارة بما في ذلك إعداد وإصدار جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
- إعداد الردود على جميع القضايا والمقترحات المحالة إلى المجمع / الإدارة للنظر فيها.
- مساعدة نائب الرئيس / المدير العام / المدير في صياغة المقترحات التي سيتم تقديمها إلى السلطة العليا للموافقة.
- تنسيق ومتابعة تنظيم الاجتماعات والفعاليات وتسهيل الترتيبات اللوجستية بالتعاون مع المجمع / الإدارة المعنية.
- المساعدة في مراجعة طلبات الدفع / الصرف ومعالجتها.
- متابعة التقارير الدورية والردود على الاستفسارات وحل القضايا المعلقة مع الوحدة / المدير المعني.
- المساعدة في تغطية إجراءات الاجتماعات الدورية للإدارة وكذلك اجتماعات اللجان المتخصصة المنشأة لمشاريع أو جداول أعمال محددة.
- الرد على الاستفسارات وتنسيق حلها وتقديم المشورة بشأن السياسات والإجراءات ذات الصلة وتنفيذها.
- مساعدة نائب الرئيس / المدير العام / المدير في إعداد التقارير الدورية.
- الحفاظ على تقويم دقيق ومُحدّث لنائب الرئيس / المدير العام / المدير.
- تنسيق ترتيبات السفر والمتطلبات اللوجستية لنائب الرئيس / المدير العام / المدير للمهام والفعاليات.
- معالجة وإعداد جميع المراسلات والمذكرات الداخلية بشكل مستقل بشأن القضايا الروتينية والمعلقة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مماثل، ويفضل في قطاع التنمية متعدد الأطراف.
- خبرة في العمل مع كبار التنفيذيين.
- اللغات: الإنجليزية (إلزامية)، العربية (مفضلة)، الفرنسية (مفضلة).
المهارات المطلوبة
- مهارات متقدمة في استخدام MS Office (Word، Excel، PowerPoint).
- معرفة بنظام SAP ERP كمستخدم.
- مهارات ممتازة في الصياغة وكتابة التقارير.
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- مهارات ممتازة في إدارة الوقت.
- القدرة على تعدد المهام.
- الدبلوماسية واللباقة.
- مستوى عالٍ من السرية.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- مستوى عالٍ من الالتزام والاستعداد للعمل لساعات طويلة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Title: Administrative Coordinator
Requisition ID: 5919
Overview
Complex: President Complex Department:
Information Management & Dist. Technology Country: Saudi Arabia Location: HQ, Jeddah Contract Type: Fixed Term Job Grade: T1 Closing Date: 5-Oct-2026
Job Purpose
Operational Planning:
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
The Islamic Development Bank (IsDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the IsDB does not request information on applicants’ bank accounts. The IsDB declines all responsibility for the fraudulent publications of job posts or job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever.
Requisition ID: 5919
Overview
Complex: President Complex Department:
Information Management & Dist. Technology Country: Saudi Arabia Location: HQ, Jeddah Contract Type: Fixed Term Job Grade: T1 Closing Date: 5-Oct-2026
Job Purpose
- To act as a Coordinator in the VP/ DG / Director's Office for coordinating various activities and streamlining the workflow.
- To work as the Secretariat for the Complex/Department for coordinating, organizing and recording minutes of the meetings, as well as meetings of the specialized Committees.
- To assist the VP/DG/Director in planning, implementing and monitoring the Complex / Directorate / Department annual work plan.
- To communicate and liaise with colleagues on pending issues and taking necessary corrective actions as per policies and procedures.
- Draft various correspondence and reports for consideration of the Management.
Operational Planning:
- Provide technical and analytical assistance to the VP/DG/Director in the annual planning of Complex/ Directorate/ Department work and coordinated activities.
- Coordinate periodic meetings of the Complex/Directorate/Department including preparation and issuance of Agenda and Minutes of Meetings.
- Prepare response to all issues and proposals referred to the Complex/Directorate/Department for consideration.
- Assist the VP/DG/Director in drafting proposals that will be submitted to the higher authority for approval.
- Coordinate and follow up the organization of meetings/events and facilitate logistics arrangements in collaboration with the concerned Complex/ Directorate / Departments.
- Assist in reviewing payment / disbursement requests and process them.
- Regularly follow up for the periodic reports, feedback on queries raised and resolving pending issues with the concerned Unit / Manager.
- Assist in covering the proceedings of the Department's Periodic Meetings as well as Meetings of specialized Committees established for specific project or agendas.
- Respond to enquiries, coordinate their resolution, and advise on relevant policies and procedures and their implementation.
- Assist the VP/DG/Director in preparing the periodic reports.
- Maintain accurate and up-to-date calendar of the VP/DG/Director.
- Coordinate the arrangement of travel and logistical requirements of the VP/DG/Director for missions and events.
- Independently handle and prepare all correspondence and internal memorandums on routine and outstanding issues.
- Bachelor's degree in Business Administration or any relevant field.
- Minimum 2 years of experience in the similar field, preferably in a multi-lateral development sector.
- Experience of working with senior level executives.
- Languages: English: Mandatory | Arabic: Preferred | French: Preferred
- Advanced MS Office-Word, Excel & PowerPoint Skills
- SAP ERP knowledge as a user.
- Excellent drafting and report writing skills.
- Excellent organizing skills.
- Excellent time management skills.
- Multi-tasking skills
- Diplomacy and Tact.
- High level of confidentiality.
- Able to work under pressure.
- High level of dedication, willing to work long hours.
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
- Resume/CV
- Copy of passport
- Academic certificate
The Islamic Development Bank (IsDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the IsDB does not request information on applicants’ bank accounts. The IsDB declines all responsibility for the fraudulent publications of job posts or job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 7 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464349807
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464349807