تفاصيل الوظيفة
شركة Hunting تبحث عن موظف استقبال وإداري عام للعمل بدوام كامل في الشرقية الظهران. سيقوم شاغل الوظيفة بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية ودعم جميع الأقسام داخل الشركة.
المهام والمسؤوليات
- استكشاف وتطوير وظائف نظام D365 وضمان الاستخدام الأمثل له.
- تنفيذ مهام نظام D365 المتعلقة بحساب الوقت والمشتريات والعمليات.
- تقديم الدعم لأقسام الموارد البشرية والمشتريات عند الحاجة.
- القيام بالمهام الإدارية العامة.
- الالتزام بإجراءات نظام الجودة وإدارة السلامة والصحة المهنية (QMS & HSE) والتعليمات العملية.
- إدارة سجلات الموظفين والحضور ودقة العمل الإضافي والإجازات وتقييم الأداء.
- الإشراف على الأنشطة المتعلقة بالموظفين بما في ذلك التوظيف والتدريب والتطوير وعلاقات الموظفين، وضمان تطبيق سياسات الشركة وفقًا للوائح العمل.
- إعداد العقود المناسبة للموظفين.
- ترتيب أنواع مختلفة من طلبات التأشيرات (تأشيرة عمل، زيارة، عائلية، إلخ).
- الإشراف على عملية الإقامة/تصريح العمل (جدولة تأشيرات الموظفين، الفحوصات الطبية، التنسيق مع الأقسام الداخلية والخارجية) وضمان تحديث جميع التأشيرات والتصاريح وتجديدها في الوقت المحدد.
- ترتيب أنواع مختلفة من التصاريح (تصريح عمل، دخول الموقع، بوابات الدخول، إلخ).
- تطوير الذات والمشاركة في الأنشطة التدريبية المقررة.
- بناء والحفاظ على علاقات عمل جيدة.
- فهم واستخدام خطوط التبليغ الصحيحة.
- إجراء الحجوزات اللازمة (فنادق، رحلات طيران، عشاء، إلخ).
- الحفاظ على قائمة أصول الشركة.
- المسؤولية عن ملفات عقود جميع الموظفين.
- صلاحية رفع ملفات وسجلات الموظفين في SelfServe والمشاركات والحفظ ضمن OnBase.
- تعزيز سياسات الصحة والسلامة والبيئة الخاصة بـ Hunting والتواصل الفعال للمخاطر مع جميع الموظفين والحفاظ على الضوابط اللازمة للسلامة.
- أداء جميع الواجبات وفقًا لإجراءات الجودة وتعليمات العمل لتحقيق أعلى معايير الجودة.
- فهم عروض الخدمات والمنتجات في Hunting.
- العمل بالساعات المعقولة اللازمة لأداء المهام، مع مرونة للسفر عند الحاجة.
- أداء المهام الإضافية التي قد تطلب من وقت لآخر.
الشروط والمتطلبات
- خريج حديث حاصل على دبلوم أو درجة أعلى في تخصص ذي صلة.
- لا تشترط خبرة سابقة (خريج حديث).
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
المهارات المطلوبة
- مهارات عالية في استخدام الكمبيوتر (معالجة نصوص، جداول بيانات، عروض تقديمية).
- إدارة الأولويات والمهام.
- الكفاءة في استخدام المعدات المكتبية القياسية (كمبيوتر، فاكس، آلة تصوير، ماسح ضوئي).
- مهارات تواصل ممتازة شفوية وكتابية.
- فهم جيد لبرامج Microsoft Office.
- الاهتمام بالتفاصيل مع مهارات تنظيمية جيدة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Title: Receptionist and General Admin
Reporting to: Shared Services Leader
Nature of the Position: Full Time
Role Overview:
The job holder will have a verity of administrative and clerical tasks. The job holder shall support all departments within the company.
Key Responsibilities:
Reporting to: Shared Services Leader
Nature of the Position: Full Time
Role Overview:
The job holder will have a verity of administrative and clerical tasks. The job holder shall support all departments within the company.
Key Responsibilities:
- Responsible for exploring and developing the functionality in D365 and ensuring it is being used to maximum effect.
- Responsible for undertaking D365 system tasks relating to time calculation, purchasing, and operations.
- Responsible for providing support for HR and purchasing departments when necessary.
- Perform general administrative duties.
- Responsible for Adhere Hunting QMS & HSE system procedures, work instructions.
- Responsible for Adhering to the Quality & HSE Policy.
- Responsible for managing the employee records, attendance, accuracy of overtime, vacations, and performance appraisal.
- All personnel activities include recruitment, training and development of employees, employee relations administration and ensuring the proper communication and implementation of the company's policies and procedures in accordance with HESA.
- Responsible for ensuring that the proper contracts are prepared for employees.
- Responsible for arranging different types of visa applications (resident work visa, visit visa, family visa, etc.).
- In charge of the resident/work permit process (Schedule staff’s visa, medical, coordinating with other internal and external departments.) and ensure all visas and permits are up to date and arrange timely renewal.
- Responsible to Arrange for different types of permits (work permit, Site Accesses/ Gate passes, etc....)
- Responsible for developing self within the role and participating in and developing from training and developmental activities assigned to oneself.
- Creating and maintaining good working relationships.
- Understanding and using the correct reporting lines.
- Responsible for the necessary reservations (hotel, flights, dinner, …etc.)
- Responsible for ensuring that the company’s assets list is maintained.
- Accountable for the files of all employees’ contracts are maintained.
- Authority to upload the Employee’s file, records in SelfServe, Shared drive, hard files, and OnBase.
- Promoting Hunting Health, Safety and Environmental policies, and communicating effective awareness of the risks and hazards to all personnel and maintaining controls necessary for their safety and that of others.
- Performing all duties in accordance with the Company’s Quality Procedures and work Instructions to deliver and maintain the highest standards of quality for all products and services.
- Developing self within role and participate in and develop from training and developmental activities assigned to oneself.
- Understanding Hunting’s service and product offerings
- Establishing self as a subject matter expert with customers and expert in designated technical/professional discipline
- Creating and maintaining good working relationships
- Understanding and using the correct reporting lines
- Employees are expected to work whatever reasonable hours are necessary to meet the requirements of their job.
- Travel may be required on an ad hoc basis, so a degree of flexibility is required.
- Ad hoc duties as reasonably required from time to time.
- Fresh graduate with Diploma degree or higher in relevant subject
- High level skills of computer proficiency (work processing, spreadsheets and presentations)
- Priority and tasks management skills
- Proficiency in using standard office equipment such as computers, fax, photocopier, scanner, etc.
- Excellent communication (both written and oral) in (Arabic and English)
- Good understanding of Microsoft Office Programs.
- Excellent communication skills, both written and oral.
- Attention to detail with good organizational skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 16 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4466887139
رقم الإعلان لدى المصدر: 4466887139
وظائف استقبال شاغرة في الظهران
استقبال
Alkayan United الظهران