📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة وظائف تناسب سيرتك الذاتيةمجاناً قناة تيليجرام
بوابة الوظائف
قناة تيليجرام

وظيفة سكرتير ومراقب مستندات لدى Acwa China في السعودية

Secretary & Document Controller
🏢 Acwa China
🕒 نُشرت: (منذ 23 يوماً) 📍 السعودية وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗ فصّل سيرتك الذاتية لهذه الوظيفة

تفاصيل الوظيفة

شركة Acwa China تعلن عن وظيفة سكرتير ومسؤول توثيق مستندات (Secretary & Document Controller) في منطقة القصيم (القديرة)، السعودية.

نبذة عن الوظيفة

المسؤول عن الحفاظ على نظام توثيق وإدارة المستندات، وضمان التسجيل والتتبع والفهرسة والتوزيع والأرشفة الصحيحة للمستندات، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري للفريق.

المهام والمسؤوليات

  • استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وفقاً لمتطلبات الشركة.
  • تقديم الدعم الإداري والتوثيقي للفريق المعني.
  • تسجيل وحفظ سجلات جميع المراسلات الواردة والصادرة والخطابات ومحاضر الاجتماعات والرسومات والمستندات الفنية باللغتين العربية والإنجليزية.
  • الحفاظ على سجل للمراسلات الواردة والصادرة يشمل الختم والتسجيل والتوزيع.
  • التحكم في الوثائق وتتبعها وإصدارها بما في ذلك المراسلات ومحاضر الاجتماعات والقرارات والوثائق الدستورية والتراخيص والتصاريح والاتفاقيات.
  • استلام وتسجيل وتوزيع المستندات ودعم التنسيق والمراقبة للأنشطة الإدارية لتسهيل سير العمل.
  • إنشاء وصيانة نظام حفظ الوثائق وفق إجراءات التشغيل القياسية للشركة.
  • الحفاظ على الملفات وسجلات التتبع وضمان التحكم المناسب عند سحب المستندات أو الملفات من النظام.
  • متابعة الأفراد المعنيين لضمان إعادة الملفات والمستندات المعلقة أو إغلاقها في الوقت المناسب.
  • الحفاظ على مستندات المناقصات وضمان التحكم المناسب في المستندات الأصلية.
  • تنظيم وحفظ جميع الملفات الورقية والإلكترونية بشكل مناسب.
  • جمع وتسجيل وتوزيع الاتصالات الواردة للأفراد المعنيين.
  • تنفيذ والحفاظ على نظام حفظ منسق ومتسق، والتأكد من تحديث جميع السجلات وفق إجراءات الجودة والسلامة والبيئة (QSE).
  • التنسيق مع الفرق الداخلية وأعضاء الفريق والاستشاريين الخارجيين والمقاولين وأصحاب المصلحة لتسهيل تدفق العمل وضمان إغلاق حالات المستندات بشكل صحيح.
  • متابعة عناصر التوثيق المفتوحة مع أصحاب المصلحة حتى الإغلاق.
  • الحفاظ على وثائق المشروع وفقاً لمعايير ISO المطبقة.
  • إدارة الإرسال الإلكتروني للمستندات.
  • إدخال البيانات وصيانة قواعد البيانات المتعلقة باستلام المستندات وتوزيعها وتتبعها.
  • التنسيق مع أعضاء الفريق والسكرتيرات والموظفين الآخرين لضمان دقة واكتمال السجلات.
  • أرشفة وثائق العقود والمشاريع وضمان تحديث سجلات الأرشفة.
  • دعم إغلاق وتسليم الوثائق بنجاح حسب توجيهات المدير المباشر.
  • ضمان إجراء نسخ احتياطية إلكترونية دورية لوثائق المشروع.
  • الالتزام بجميع السياسات والإجراءات والتعليمات ذات الصلة.
  • المساهمة في مبادرات ومشاريع وبرامج التحسين المستمر وفق معايير المنظمة.
  • أداء مهام أخرى ذات صلة أو مهام إضافية حسب التوجيهات.

الشروط والمتطلبات

  • شهادة جامعية (بكالوريوس).
  • خبرة لا تقل عن سنتين كمسؤول توثيق مستندات (Document Controller).
  • خبرة في العمل مع أنظمة توثيق المستندات وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).

المهارات المطلوبة

  • معرفة وخبرة في أنظمة إدارة وتوثيق المستندات.
  • مهارات ممتازة في كتابة التقارير.
  • مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية.
  • إتقان استخدام Microsoft Office.
  • معرفة ببرنامج Primavera والبرامج ذات الصلة.
  • مهارات جيدة في تنظيم وتتبع وأرشفة وإدارة السجلات.
  • القدرة على التنسيق الفعال مع الفرق الداخلية والخارجية.
  • الكفاءات الأساسية: ضمان المساءلة، التعاون، تحقيق النتائج، تعزيز المرونة، تبني الابتكار، إظهار النزاهة والاحترام.
  • القدرة على إدارة مستندات وطلبات وأولويات متعددة مع الحفاظ على الدقة وضمان إنجاز أنشطة التوثيق في الوقت المحدد.
عرض النص الأصلي للإعلان
Document Controller

Location:

KSA, Al Qassim, Qudra

Job Summary

Responsible for maintaining the Document Control and/or Document Management System, ensuring proper registration, tracking, filing, distribution, and archiving of documents.

Maintain accurate and up-to-date records of documents received by the department and coordinate with relevant stakeholders to obtain required updates and confirmations.

Roles & Responsibilities

  • Use the Electronic Document Management System (EDMS) in accordance with company requirements and line manager instructions.
  • Provide document control and administrative support to the relevant team.
  • Register and maintain records of all incoming and outgoing correspondence, letters, Minutes of Meetings (MoMs), drawings, technical submittals, and other documents in Arabic and/or English.
  • Maintain a register of incoming and outgoing mail, including stamping, recording, distribution, and circulation.
  • Control, track, and issue documentation including correspondence, Minutes of Meetings, resolutions, constitutional documents, licenses and permits, agreements, letters, and other relevant documents received from departments, project companies, and stakeholders.
  • Receive, log, and distribute documents and support the coordination and monitoring of administrative activities to facilitate efficient workflow.
  • Establish and maintain the document control filing system in accordance with company Standard Operating Procedures.
  • Maintain files and tracking records and ensure proper control when documents or files are taken from the filing system.
  • Follow up with relevant individuals to ensure files and outstanding documents are returned or closed in a timely manner.
  • Maintain tender documents and ensure original documents are appropriately controlled.
  • Ensure all physical and electronic files are properly organized and maintained.
  • Collect, record, and distribute incoming communications to the relevant individuals as required.
  • Implement and maintain a coordinated and consistent filing system, ensuring all records are up to date and maintained in accordance with QSE procedures.
  • Coordinate with internal teams, team members, third-party consultants, contractors, and other stakeholders to facilitate document workflows and ensure document statuses are properly closed.
  • Follow up on open document-control items with relevant stakeholders until closure.
  • Maintain project documentation in accordance with applicable ISO standards.
  • Manage the electronic transmission of documents.
  • Perform data entry and maintain databases related to document receipt, distribution, and tracking.
  • Coordinate with team members, secretaries, and other staff to ensure the accuracy and completeness of records.
  • Archive contract and project documentation and ensure archive records remain up to date.
  • Support the successful closeout and handover of documentation as required by the line manager.
  • Ensure regular periodic electronic backups of project documents.
  • Adhere to all relevant organizational and departmental policies, processes, Standard Operating Procedures, and instructions.
  • Contribute to continuous improvement initiatives, programs, and projects in line with organizational standards.
  • Perform other related duties or assignments as directed.

Job Specifications

Educational

Desired

  • Undergraduate Degree.

Minimum Experience (Type And Duration)

Minimum

  • Minimum 2 years of experience as a Document Controller.
  • Experience working with Document Control Systems / Electronic Document Management Systems (EDMS).

Required Skills

  • Knowledge and experience in Document Control and Document Management Systems.
  • Excellent report-writing skills.
  • Excellent communication skills in English.
  • Proficiency in MS Office.
  • Knowledge of Primavera and other relevant software.
  • Good document filing, tracking, archiving, and record-management skills.
  • Ability to coordinate effectively with internal teams and external stakeholders.

Core Competencies

  • Ensures Accountability.
  • Collaborates.
  • Drives Results.
  • Champions Agility.
  • Embraces Innovation.
  • Demonstrates Integrity and Respect.

Work Condition

  • Ability to manage multiple documents, requests, and priorities while maintaining accuracy and ensuring timely completion of document-control activities
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 17 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4468827341

وظائف أخرى لدى Acwa China