منسق الاتصالات الإدارية والوثائق والمحفوظات

Company Description AlBalad AlAmeen for Development and Urban Regeneration is a closed joint stock company established in 2009 by Royal Decree as the investment arm of the Municipality of Makkah. The company focuses on the development and regeneration of urban areas, leveraging an undeveloped land bank of over 60 million square meters within the Holy City. Its mandate is to support sustainable growth, modern infrastructure, and high-quality urban services while preserving the cultural and spiritual significance of Makkah. AlBalad AlAmeen works with public and private partners to deliver impactful development projects that serve residents, visitors, and stakeholders. The organization offers a professional environment with opportunities to contribute to meaningful urban transformation initiatives.

الهدف الرئيسي

تقديم دعم إداري وتنسيقي متكامل لمكتب الرئيس التنفيذي، والمساهمة في تنظيم الأعمال اليومية، وتنسيق التواصل الداخلي والخارجي، وضمان انسيابية الإجراءات، ودقة المراسلات، والالتزام بالمواعيد بما يدعم فعالية أداء القيادة التنفيذية.

نطاق الإشراف: المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1.    الدعم الإداري اليومي:

1)    تنفيذ الأعمال الإدارية اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي.

2)    تنظيم الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية.

3)    إعداد المراسلات الإدارية وحفظها وفق الإجراءات المعتمدة.

2.    التنسيق والمتابعة:

1)    تنسيق المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية.

2)    متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن مكتب الرئيس التنفيذي.

3)    التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد.

3.    الاجتماعات واللجان:

1)    إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.

2)    متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات.

3)    تجهيز العروض والملفات الخاصة بالاجتماعات.

4.    التواصل الداخلي والخارجي:

1)    التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة.

2)    الرد على الاستفسارات والمخاطبات الرسمية.

3)    ضمان الاحترافية والسرية في جميع المراسلات.

5.    التوثيق والحوكمة:

1)    حفظ وأرشفة القرارات والتوجيهات التنفيذية.

2)    ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات العمل.

3)    دعم متطلبات الحوكمة والتنظيم داخل المكتب.

6.    التحسين المستمر:

1)    اقتراح تحسينات على الإجراءات الإدارية والتنظيمية.

2)    دعم مبادرات تطوير أداء مكتب الرئيس التنفيذي.

3)    المساهمة في رفع كفاءة سير العمل.

7.    التقارير التي يصدرها:

1)    تقارير متابعة تنفيذ التوجيهات.

2)    تقارير الأعمال الإدارية المنجزة.

3)    تقارير الاجتماعات والقرارات. 

الجدارات المطلوبة:

دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة العامة، إدارة الأعمال، الأنظمة أو ما يعادلها.

الخبرة العلمية

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الدعم الإداري أو التنسيق التنفيذي.

الخبرة العملية المهارات المطلوبة:

1.    مهارات تنظيم وتنسيق عالية.

2.    إجادة إعداد المراسلات ومحاضر الاجتماعات.

3.    إجادة استخدام أنظمة المكاتب والتقنيات المكتبية.

4.    مهارات تواصل ولباقة عالية.

5.    القدرة على العمل تحت ضغط.

السمات الشخصية والقيادية:

1.    الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

2.    الصبر وحسن المتابعة.

3.    مهارات تواصل قوية.

4.    تحمل ضغط العمل.