فودكس تعلن عن وظيفة موظف استقبال ومساعد إداري في الرياض
Receptionist & Administrative Assistant
🏢 فودكس (Foodics)
تفاصيل الوظيفة
شركة فودكس، الرائدة في مجال أنظمة إدارة المطاعم وتقنيات الدفع، تبحث عن موظف استقبال ومساعد إداري للعمل في الرياض، المملكة العربية السعودية.
نبذة عن الوظيفة
موظف الاستقبال والمساعد الإداري هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، ويدير شؤون المكتب اليومية. يجمع الدور بين مهام مكتب الاستقبال والدعم الإداري لشؤون الموظفين والمكتب بشكل عام، بما في ذلك السجلات والمستلزمات وقاعات الاجتماعات والسفر والتنسيق مع الموردين. الهدف هو تقديم ترحيب مهني لكل ضيف وضمان حصول الموظفين على ما يحتاجونه في الوقت المحدد.
المهام والمسؤوليات
- الترحيب بالزوار والمرشحين والعملاء، والتحقق من هويتهم، وتسجيلهم في سجل الزوار وإصدار بطاقات الزوار.
- إخطار المضيفين عند وصول الضيوف ومرافقتهم إلى غرف الاجتماعات عند الحاجة.
- الرد على المكالمات الواردة وتحويلها، وتسجيل الرسائل بدقة، والتعامل مع الاستفسارات العامة.
- استلام وتسجيل وتوزيع البريد الوارد والطرود والشحنات؛ وترتيب الشحنات الصادرة.
- الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال والانتظار في جميع الأوقات.
- اتباع إجراءات الأمن والتحكم في الدخول للمبنى، والإبلاغ فوراً عن أي مخاوف أمنية.
- إدارة حجوزات غرف الاجتماعات وتجهيز الغرف بالمشروبات والمعدات.
- مراقبة مخزون مستلزمات المكتب والمخزن، ورفع طلبات الشراء ومتابعة التوصيلات.
- تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية للمستندات الإدارية.
- إعداد الرسائل والمذكرات والتقارير البسيطة، وتحديث جداول المتابعة وجداول البيانات.
- تنسيق حجوزات السفر (الطيران والفنادق والمواصلات) وفقاً لسياسة السفر.
- ترتيب الخدمات اللوجستية للفعاليات الداخلية والاجتماعات وأنشطة إشراك الموظفين.
- تجهيز محطة العمل وبطاقة الدخول وحقيبة الترحيب للموظفين الجدد بالتنسيق مع تقنية المعلومات.
- تقديم الدعم والمساعدة للإدارات الأخرى وللمدير التنفيذي عند الحاجة.
- العمل كنقطة اتصال لمقدمي خدمات التنظيف والصيانة والأمن والمخزن.
- الإبلاغ عن مشكلات المرافق (تكييف، إضاءة، أثاث، معدات) ومتابعتها حتى الحل.
- متابعة أداء موردي الخدمات ورفع المشكلات إلى المشرف المباشر.
- دعم التعامل مع النقدية الصغيرة وحفظ الإيصالات للمصروفات المكتبية عند التكليف.
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها من المشرف المباشر.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة من 1 إلى 2 سنة في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة المكتبية.
- الخبرة في بيئة شركات أو بيئة منظمة تعتبر ميزة إضافية.
المهارات المطلوبة
- طلاقة في اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة.
- معرفة جيدة باستخدام Microsoft Office أو Zoho Workspace (البريد الإلكتروني، Word، Excel، التقويمات).
- حضور مهني وودود وقدرة على التواصل بوضوح.
- تنظيم قوي وإدارة وقت؛ القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد.
- مستوى عالٍ من التكتم على المعلومات السرية والشخصية.
- الاهتمام بالتفاصيل وموقف خدمي واستباقي.
عرض النص الأصلي للإعلان
Who Are We❓
We Are Foodics! a leading restaurant management ecosystem and payment tech provider. Founded in 2014 with headquarters in Riyadh and offices across 5 countries, including UAE, Egypt, Jordan and Kuwait. We are currently serving customers and partners in over 35 different countries worldwide. Our innovative products have successfully processed over 6 billion (yes, billion with a B) orders so far! making Foodics one of the most rapidly evolving SaaS companies to ever emerge from the MENA region. Also Foodics has achieved three rounds of funding, with the latest raising $170 million in the largest SaaS funding round in MENA, boosting its innovation capabilities to better serve business owners.
The Job in a Nutshell💡
The Receptionist & Administrative Assistant is the first point of contact for visitors and callers, and keeps the office running day to day. The role combines front-desk duties with administrative support to HR and the wider office, including records, supplies, meeting rooms, travel and vendor coordination. The aim is a professional welcome for every guest and an office where employees have what they need, on time.
What Will You Do❓
Reception and Front Desk Administrative- Welcome visitors, candidates and clients, verify identity, register them in the visitor log and issue visitor badges.
- Notify hosts on arrival and escort guests to meeting rooms when needed.
- Answer and direct incoming calls, take accurate messages and handle general inquiries.
- Receive, log and distribute incoming mail, couriers and deliveries; arrange outgoing shipments.
- Keep the reception and waiting area clean, tidy and presentable at all times.
- Follow building security and access-control procedures and report any security concern immediately.
- Manage meeting room bookings and prepare rooms with refreshments and equipment.
- Monitor office supplies and pantry stock, raise purchase requests and track deliveries.
- Maintain organizing physical and electronic filing for administrative documents.
- Prepare letters, memos and simple reports, and update trackers and spreadsheets.
- Coordinate business travel bookings (flights, hotels, transport) in line with the travel policy.
- Arrange logistics for internal events, meetings and employee engagement activities.
- Prepare the workstation, access card and welcome pack for new joiners in coordination with IT.
- Provide support and assistance to other departments and the CEO as needed.
- Act as the contact point for cleaning, maintenance, security and pantry service providers.
- Report and follow up on facility issues (air conditioning, lighting, furniture, equipment) until resolved.
- Track service vendor performance and raise issues with the line manager.
- Support petty cash handling and keep receipts for office expenses, where assigned.
- Perform any other related duties assigned by the line manager.
What Are We Looking For❓ - Diploma or bachelor's degree in business administration, Office Management or a related field.
- 1 to 2 years of experience in reception, front desk or office administration.
- Experience in a corporate or regulated environment is a plus.
Who Will Excel❓ - Fluent spoken and written Arabic and English.
- Good working knowledge of Microsoft Office or Zoho Workspace (email, Word, Excel, calendars).
- Professional, friendly presence and clear communication.
- Strong organization and time management; able to handle several tasks at once.
- High level of discretion with confidential and personal information.
- Attention to detail and a service-minded, proactive attitude.
Key Performance Indicators - All visitors registered in the visitor log, with no unregistered access.
- Office supplies and pantry items kept in stock, with no stock-outs.
- Facility issues logged and followed up until closed.
- New joiners' workstation, access card and welcome pack ready on day one.
- Positive feedback from employees and visitors on front-desk service.
المصدر: الموقع الرسمي للجهة - أُضيفت للموقع في 15 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 9102944BF5
رقم الإعلان لدى المصدر: 9102944BF5
