وظيفة مساعد إداري، الحسابات الرئيسية شاغرة لدى LUMA Energy في تبوك ونيوم
Administrative Assistant, Key Accounts
تفاصيل الوظيفة
تقدم شركة LUMA Energy فرصة وظيفية شاغرة في تبوك (نيوم) بالمملكة العربية السعودية لوظيفة مساعد إداري للحسابات الرئيسية (Administrative Assistant, Key Accounts).
المهام والمسؤوليات
- تنسيق الجداول والاجتماعات لضمان إدارة الوقت بكفاءة وتقليل تعارض المواعيد.
- إعداد وتحرير المستندات والمراسلات لدعم العمليات اليومية والحفاظ على المعايير المهنية.
- معالجة طلبات الشراء وفواتير الدفع وتقارير المصروفات لضمان دقة التتبع المالي وتقديم الدعم الإداري للقسم.
- إدارة اللوازم المكتبية وأنظمة الحفظ لضمان سير العمل بسلاسة وسهولة الوصول إلى المعلومات.
- دعم القسم بالرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني من العملاء الداخليين والخارجيين وتحويلها، مما يساهم في تقديم خدمة عملاء جيدة وسير العمل بسلاسة.
- اتباع سياسات الشركة وإجراءاتها ومعاييرها المعمول بها لضمان الامتثال الكامل للقوانين واللوائح الصناعية ذات الصلة.
- المشاركة في مهام استعادة الخدمات بعد العواصف والتدريبات المخصصة للمساهمة في استعادة الخدمات بشكل آمن وموثوق.
- أداء مهام إضافية تتماشى مع توقعات الدور ومؤهلاته لدعم أهداف الفريق والمرونة التشغيلية.
الشروط والمتطلبات
- درجة الزمالة في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو مجال إداري ذي صلة.
- خبرة من 1 إلى 3 سنوات في مهام وظيفية مثل تنسيق الجداول والاجتماعات، إعداد وتحرير المستندات، معالجة الفواتير وتقارير المصروفات، إدارة اللوازم المكتبية وأنظمة الحفظ، ودعم الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
- خبرة في الكتابة الإدارية وإعداد التقارير.
- يمكن أن تحل الخبرة الإضافية محل المؤهل التعليمي المطلوب إذا كانت تتوافق مع الكفاءات والمعرفة اللازمة للدور: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (GED) بشرط توفر خبرة لا تقل عن 5 سنوات في أداء مهام مماثلة وخبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور مساعد إداري سابق.
المهارات المطلوبة
- إدارة الوقت: تنسيق الجداول والاجتماعات لضمان الاستخدام الفعال للوقت وتقليل التعارضات.
- التواصل ثنائي اللغة: التواصل الفعال باللغتين الإسبانية والإنجليزية، وإعداد وتحرير المستندات والتفاعل المهني مع العملاء الداخليين والخارجيين.
- الكفاءة الإدارية: معالجة الفواتير وطلبات الشراء وتقارير المصروفات بدقة لدعم العمليات اليومية.
- المهارات التنظيمية: إدارة اللوازم المكتبية وأنظمة الحفظ للحفاظ على سير العمل بسلاسة وسهولة الوصول إلى المعلومات.
- خدمة العملاء: الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتحويلها لدعم الموظفين والعملاء وعمليات القسم بشكل عام.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
Provides administrative support for Key Accounts by coordinating daily operational activities, including handling incoming communications, arranging travel, processing expense reports, managing calendars, and scheduling meetings. Ensures efficient office operations and supports employees and customers while maintaining confidentiality in handling sensitive information.
Job Description
Education & Experience
Required Qualifications
Additional experience may substitute for required education when it aligns with the competencies and knowledge necessary for the role:
Provides administrative support for Key Accounts by coordinating daily operational activities, including handling incoming communications, arranging travel, processing expense reports, managing calendars, and scheduling meetings. Ensures efficient office operations and supports employees and customers while maintaining confidentiality in handling sensitive information.
Job Description
- Coordinates schedules and meetings to ensure efficient time management and reduce scheduling conflicts.
- Prepares and edits documents and communications to support daily operations and maintain professional standards.
- Processes purchase requisitions, payment invoices, and expense reports to ensure accurate financial tracking and provide administrative support to the department.
- Manages office supplies and filing systems to ensure smooth workflow and quick access to information.
- Supports the department by answering and directing phone calls and emails from internal and external clients, helping ensure good customer service and smooth operations.
- Follows established company policies, procedures, and standards to ensure full compliance with applicable laws and industry regulations.
- Participates in storm restoration tasks and assigned drills to contribute to the safe and reliable recovery of services.
- Performs additional tasks aligned with role expectations and qualifications to support team goals and operational flexibility.
Education & Experience
Required Qualifications
- Associate's degree in Business Administration, Office Administration or related administrative field.
- 1 to 3 years' experience with functional role responsibilities such as coordinating schedules and meetings, preparing and editing documents, processing invoices and expense reports, managing office supplies and filing systems, and supporting phone and email communications.
- Experience in administrative writing and reporting.
Additional experience may substitute for required education when it aligns with the competencies and knowledge necessary for the role:
- High School or equivalent (GED) when accompanied by a minimum of 5 years of experience performing similar functions and at least 3 years of experience performing a previous administrative assistant role.
- Time Management: Coordinates schedules and meetings to ensure efficient use of time and reduce conflicts.
- Bilingual Communication: Communicates effectively in both Spanish and English, preparing and editing documents and interacting professionally with internal and external clients.
- Administrative Efficiency: Processes invoices, purchase requisitions, and expense reports accurately to support daily operations.
- Organizational Skills: Manages office supplies and filing systems to maintain smooth workflow and easy access to information.
- Customer Service: Answers and directs phone calls and emails to support employees, customers, and overall department operations.
- N/A
- Not Required
- Stationary Position: Constantly
- Pushing/ Pulling/ Reaching: Seldom
- Kneel: Seldom
- Grab: Seldom
- Bend: Seldom
- Lift/ Carry over: 0 - 15 pounds
- Wet or humid: Seldom
- Working near or on moving mechanical parts: Never
- Working near or on heavy machinery: Never
- Working in high places: Never
- Exposed to fumes or airborne particles: Never
- Frequency of working in outdoor weather conditions: Never
- Work with electricity: Never
- Loud noise conditions: Seldom
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 27 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4483764998
رقم الإعلان لدى المصدر: 4483764998
