وظيفة مساعد إداري وإدخال بيانات مبتدئ شاغرة لدى PULSE MENA بمدينة الرياض
Junior Administrative Assistant and Data Entry Clerk
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE MENA عن فرصة وظيفية لمساعد إداري مبتدئ وموظف إدخال بيانات، وهي وظيفة عن بُعد تتطلب تقديم الدعم الإداري والكتابي لفريق العمل، ويقع مقر العمل في مدينة الرياض بالمملكة العربية السعودية.
نبذة عن الوظيفة
نبحث عن شخص موثوق ومنظم ويهتم بالتفاصيل لتقديم الدعم الإداري والكتابي عن بُعد لفريقنا. الوظيفة مناسبة لمن يرغب في بدء مسيرته المهنية في مجال الإدارة أو تطويرها ضمن بيئة عمل احترافية عن بُعد. تشمل المهام إدخال البيانات، وإعداد المستندات، والمراسلات عبر البريد الإلكتروني، والجدولة، وحفظ السجلات، وإدارة الملفات، وغيرها من المهام الإدارية اليومية. الخبرة السابقة مفيدة وليست شرطاً، إذ سيتم توفير التدريب والإرشاد اللازمين.
المهام والمسؤوليات
- الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري والكتابي العام للإدارة وأعضاء الفريق، وإعداد المستندات والتقارير والجداول الإلكترونية والمراسلات وتنسيقها وتنظيمها ومراجعتها.
- الدعم الإداري: المساهمة في المشاريع والمهام الإدارية الروتينية، ومتابعة المهام والطلبات والمستندات والمواعيد النهائية المعلقة، وتنفيذ أي مهام إدارية أخرى يتم تكليفي بها.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: إدخال البيانات وتحديثها بدقة في قواعد بيانات الشركة وجداولها وأنظمتها الداخلية، ومراجعة المعلومات للتحقق من دقتها واكتمالها قبل إدخالها.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: الاحتفاظ بسجلات العملاء والموظفين والموردين والمشاريع وغيرها حسب الحاجة، وتحديد المعلومات الناقصة أو غير الصحيحة أو المكررة والإبلاغ عنها، وإجراء فحوصات جودة البيانات بشكل دوري.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: الحفاظ على الملفات والسجلات الإلكترونية منظمة، والتعامل مع المعلومات السرية بأمان ومسؤولية.
- دعم البريد الإلكتروني والتواصل: متابعة صناديق البريد المحددة وتنظيمها عند الحاجة، والرد على الرسائل الروتينية بشكل مهني وسريع، وتحويل الاستفسارات والطلبات إلى الشخص أو القسم المختص، ومتابعة المعلومات والمستندات والطلبات الإدارية المعلقة.
- دعم البريد الإلكتروني والتواصل: التواصل المهني مع الزملاء والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين، والمساعدة في صياغة الرسائل والخطابات والإشعارات والمراسلات الداخلية الروتينية.
- دعم الجدولة والتقويم: المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والمكالمات الافتراضية، وتحديث التقاويم والأنشطة المجدولة، وإرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات، وتنسيق أوقات الاجتماعات بين أعضاء الفريق.
- دعم الجدولة والتقويم: إعداد المواد الأساسية للاجتماعات وجداول أعمالها عند الطلب، وتسجيل محاضر الاجتماعات أو بنود العمل وتوزيعها عند الحاجة.
- إدارة المستندات والملفات: إنشاء مجلدات وأنظمة ملفات إلكترونية منظمة وصيانتها، ورفع المستندات وتنزيلها وإعادة تسميتها وتصنيفها وأرشفتها وفق إجراءات الشركة، والمساعدة في تحويل المستندات الرقمية أو دمجها أو تنظيمها عند الحاجة.
- إدارة المستندات والملفات: التأكد من وضع تسميات صحيحة وتخزين المستندات بشكل سليم، واسترجاع الملفات والمعلومات للموظفين المصرح لهم عند الطلب.
- دعم العمل عن بُعد: الحفاظ على تواصل منتظم مع المشرفين وأعضاء الفريق، وتقديم تحديثات دورية عن تقدم المهام الموكلة، وحضور الاجتماعات الافتراضية والجلسات التدريبية عند الحاجة.
- دعم العمل عن بُعد: استخدام منصات التواصل والتعاون المعتمدة لدى الشركة، والالتزام بإجراءات العمل عن بُعد وأمن المعلومات وحماية البيانات والسرية، والحفاظ على بيئة عمل منزلية مناسبة ومهنية.
- توقعات الأداء: إنجاز المهام الإدارية الموكلة بدقة وفي موعدها، والرد على الرسائل خلال الأوقات المناسبة، والحفاظ على سجلات منظمة ومحدثة، وحماية المعلومات السرية للشركة والعملاء، والالتزام بالحضور المنتظم وسياسات الشركة وإجراءات العمل عن بُعد.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، مثل الدبلوم الثانوي أو شهادة GED.
- الخبرة السابقة في المجال الإداري أو خدمة العملاء أو الأعمال المكتبية أو إدخال البيانات مفيدة لكنها غير مطلوبة.
- إمكانية الوصول إلى إنترنت موثوق.
- توفر جهاز حاسب مناسب، سواء كان شخصياً أو مقدماً من الشركة وفقاً لسياستها.
- توفر مساحة عمل هادئة ومناسبة لأداء المهام وحضور الاجتماعات الافتراضية.
- القدرة على التواصل بشكل مستمر خلال ساعات العمل المجدولة.
- معرفة أساسية بأدوات التواصل والتعاون الافتراضي.
- الاستعداد للتعلم السريع واستخدام أنظمة وتطبيقات حاسوبية وإلكترونية جديدة.
- مستوى مبتدئ مناسب لمن يبدأ مسيرته الإدارية، مع تدريب يُقدم على أنظمة الشركة وإجراءاتها وعملياتها الإدارية.
المهارات المطلوبة
- معرفة أساسية بتطبيقات Microsoft Word وExcel وOutlook أو ما يشابهها.
- الإلمام بتطبيقات Google Docs وGoogle Sheets وGoogle Drive أو ما يشابهها ميزة إضافية.
- مهارات رقمية ومهارات أساسية في الأرقام وإدخال البيانات، وسرعة طباعة جيدة.
- مهارات تواصل كتابي وشفهي جيدة ومهنية.
- الاهتمام الكبير بالتفاصيل والدقة، والقدرة على تنظيم العمل وإدارة الوقت بفاعلية.
- القدرة على ترتيب الأولويات وإنجاز المهام في المواعيد المحددة، حتى في بيئة العمل عن بُعد.
- القدرة على العمل باستقلالية مع الحد الأدنى من الإشراف، واتباع التعليمات المكتوبة والشفهية.
- حل المشكلات بكفاءة، والمرونة في التعامل مع تغير الأولويات.
- الاحترافية والسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة، والالتزام والانضباط في المواعيد.
- الرغبة في التعلم وتقبل الملاحظات، والاستعداد لطرح الأسئلة عند الحاجة إلى التوضيح.
- الصفات الشخصية المطلوبة: منظم ويهتم بالتفاصيل، موثوق ومسؤول، ذاتي الدافعية، محترم ومهني، صبور ومتعلم، ومهتم بتطوير مهاراته الإدارية والمهنية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Junior Administrative Assistant and Data Entry Clerk to provide remote administrative and clerical support to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Ideal Candidate Should Have
Candidates Should Have
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
We Are Looking For Someone Who Is
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Junior Administrative Assistant and Data Entry Clerk to provide remote administrative and clerical support to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide general administrative and clerical support to management and team members.
- Prepare, edit, format, and organize documents, reports, spreadsheets, and correspondence.
- Maintain accurate digital records and electronic filing systems.
- Organize documents and ensure files can be easily located when needed.
- Assist with routine administrative projects and assignments.
- Track outstanding tasks, requests, documents, and deadlines.
- Perform other administrative duties as assigned.
- Enter and update information accurately in company databases, spreadsheets, and internal systems.
- Review information for accuracy and completeness before entering it into company systems.
- Maintain customer, employee, supplier, project, or other business records as required.
- Identify missing, incorrect, or duplicate information and report discrepancies when necessary.
- Perform routine data-quality checks.
- Maintain organized electronic files and records.
- Handle confidential information appropriately and securely.
- Monitor and organize designated email inboxes when required.
- Respond to routine emails professionally and promptly.
- Forward inquiries and requests to the appropriate team member or department.
- Follow up on outstanding information, documents, and administrative requests.
- Communicate professionally with colleagues, customers, vendors, and other stakeholders.
- Assist with drafting routine emails, letters, notices, and internal communications.
- Assist with scheduling appointments, meetings, and virtual calls.
- Maintain calendars and update scheduled activities when necessary.
- Send meeting invitations and reminders.
- Assist with coordinating meeting times between team members.
- Prepare basic meeting materials and agendas when requested.
- Record and distribute meeting notes or action items where required.
- Create and maintain organized electronic folders and filing systems.
- Upload, download, rename, categorize, and archive documents according to company procedures.
- Assist with converting, combining, or organizing digital documents when required.
- Ensure documents are properly labeled and stored.
- Retrieve files and information for authorized employees when requested.
- Maintain confidentiality when handling company, employee, and customer records.
- Maintain regular communication with supervisors and team members while working remotely.
- Attend virtual meetings and training sessions as required.
- Provide progress updates on assigned tasks.
- Use company-approved communication and collaboration platforms.
- Maintain an appropriate and professional remote working environment.
- Follow company procedures relating to remote work, information security, confidentiality, and data protection.
- High school diploma, secondary school certificate, GED, or equivalent.
- Previous administrative, customer service, clerical, or data-entry experience is beneficial but not required.
- Basic knowledge of Microsoft Word, Excel, Outlook, or similar applications.
- Familiarity with Google Docs, Google Sheets, Google Drive, or similar cloud-based applications is an advantage.
- Comfortable learning new computer systems and online applications.
- Good written and verbal communication skills.
- Basic numerical and data-entry skills.
The Ideal Candidate Should Have
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational skills.
- Basic computer proficiency.
- Good typing and data-entry skills.
- Professional written communication skills.
- Effective time-management skills.
- Ability to follow written and verbal instructions.
- Ability to prioritize assigned tasks.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Ability to meet deadlines in a remote working environment.
- Good problem-solving skills.
- Professionalism and discretion when handling confidential information.
- Willingness to learn and accept feedback.
- Dependability and punctuality.
Candidates Should Have
- Reliable internet access.
- Access to a suitable computer or company-provided equipment, depending on company policy.
- A quiet and appropriate workspace for completing assigned duties and attending virtual meetings.
- Ability to communicate consistently during scheduled working hours.
- Basic familiarity with virtual communication and collaboration tools.
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
- Complete assigned administrative tasks accurately and on time.
- Maintain a high level of accuracy when entering and updating information.
- Respond to communications within appropriate timeframes.
- Maintain organized and up-to-date records.
- Protect confidential company and customer information.
- Attend scheduled virtual meetings and training sessions.
- Communicate professionally with supervisors, colleagues, and external contacts.
- Demonstrate reliability and consistent attendance.
- Follow company policies and remote-working procedures.
We Are Looking For Someone Who Is
- Organized and detail-oriented.
- Dependable and responsible.
- Self-motivated.
- Professional and respectful.
- Patient and willing to learn.
- Comfortable working independently.
- Able to manage routine and repetitive administrative tasks accurately.
- Adaptable to changing priorities.
- Able to ask questions when clarification is needed.
- Interested in developing their administrative and professional skills.
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 2 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4486117360
رقم الإعلان لدى المصدر: 4486117360
