سكرتير تنفيذي

‏⁦

📌 الملخص الوظيفي

نبحث عن سكرتير تنفيذي وأمين سر لمجلس الإدارة بخبرة خمس سنوات، ليتولى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي رفيع المستوى للإدارة العليا، بالإضافة إلى تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة، توثيق المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات الاستراتيجية لضمان سلاسة الحوكمة والعمليات الإدارية بالشركة.

💼 بطاقة الهوية الوظيفية

• المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي وأمين سر مجلس الإدارة.
• القسم: الإدارة العليا
• المسؤول المباشر: الرئيس التنفيذي.

📋 المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: مهام أمانة سر مجلس الإدارة:

• تنظيم الاجتماعات: التنسيق لإعداد واجتماعات مجلس الإدارة والجمعيات العمومية، وتوجيه الدعوات للأعضاء في المواعيد القانونية.
• إعداد الأجندة والمستندات: تجهيز جدول الأعمال بالتعاون مع رئيس المجلس، وجمع وتوزيع ملفات الاجتماع والتقارير اللازمة على الأعضاء قبل الموعد بوقت كافٍ.
• كتابة المحاضر (Minutes): صياغة وتوثيق محاضر اجتماعات مجلس الإدارة بدقة، وتدوين القرارات والتصويتات، ومتابعة توقيعها واعتمادها.
• متابعة القرارات: مراقبة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عن المجلس مع الإدارات التنفيذية المعنية وإعداد تقارير المتابعة.
• الحوكمة والامتثال: الحفاظ على سجلات الشركة الرسمية، وضمان توافق الاجتماعات والقرارات مع النظام الأساسي للشركة والقوانين المحلية.

ثانياً: مهام السكرتارية التنفيذية والمساندة:

• إدارة المواعيد: تنظيم جدول أعمال الإدارة العليا، وتنسيق المقابلات، والاجتماعات الداخلية والخارجية.
• المراسلات والاتصالات: استقبال وتصنيف البريد الإلكتروني، وإعداد الخطابات الرسمية والتقارير الصادرة والواردة بمهنية عالية.
• إستقبال الزوار: استقبال ضيوف الإدارة العليا وعملاء الشركة بالشكل الذي يليق بالهوية المؤسسية.
• إدارة وتنظيم الملفات: بناء نظام أرشفة إلكتروني وورقي متطور يضمن سرية المعلومات وسهولة الوصول إليها بسرعة.
• الاستعداد للمساندة الإدارية: تقديم الدعم الإداري واللوجستي لقسم الموارد البشرية
• ترتيبات السفر: تنظيم حجوزات السفر، الفنادق، والتنقلات الخاصة بأعضاء مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية.

🎯 المتطلبات والمؤهلات

• التعليم: بكالوريوس في إدارة الأعمال، القانون، أو أي تخصص ذي صلة.
• الخبرة: خمس سنوات خبرة مثبتة في مجال السكرتارية التنفيذية وأعمال أمانة سر مجالس الإدارة (شرط أساسي).
• المهارات اللغوية: إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابةً صياغةً للخطابات والمحاضر).
• المهارات التقنية: احتراف تامة لمجموعة برامج Microsoft Office (خاصة Word وPowerPoint) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• المهارات الشخصية:
• كتمان الأسرار والأمانة المطلقة نظراً للاطلاع على قرارات الشركة الاستراتيجية.
• مهارات تواصل ممتازة وقدرة على التعامل مع الشخصيات القيادية وأعضاء المجلس.
• مرونة عالية وقدرة على إدارة مهام متعددة في نفس الوقت (Multitasking).
• قوة الملاحظة والدقة العالية في صياغة الجمل والعبارات القانونية والإدارية.