مسؤول إداري وعلاقات حكومية

الهدف الوظيفي

إدارة ومتابعة الشؤون الإدارية والخدمات المكتبية والمرافق والعلاقات الحكومية لجميع فروع الشركة، وضمان جاهزية المكاتب واستمرارية الخدمات والالتزام بالمتطلبات النظامية.

المهام والمسؤولياتإدارة المكاتب والمشتريات: توفير المستلزمات المكتبية، بما في ذلك القرطاسية والورق والملفات والأثاث، ومتابعة المخزون والموردين وطلبات الشراء وفق السياسات المعتمدة.

إدارة العقود: حفظ وتحديث عقود إيجار مكاتب الشركة في الرياض وجدة والدمام، ومتابعة تواريخ انتهائها وتجديدها في الوقت المناسب.

متابعة فواتير الخدمات: متابعة فواتير الكهرباء والمياه والهاتف والاتصالات والإيجارات والخدمات الأخرى، والتنسيق مع الإدارة المالية لضمان سدادها قبل مواعيد الاستحقاق.

العلاقات الحكومية: متابعة المعاملات والتراخيص والتصاريح والطلبات المعلقة لدى البلديات والدفاع المدني وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك ووزارة الموارد البشرية ووزارة التجارة والجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة.

الصيانة وإدارة المرافق: الإشراف على صيانة المكاتب والمرافق، بما يشمل التكييف والكهرباء والسباكة والأثاث وتجهيزات السلامة، والتنسيق مع المقاولين ومقدمي الخدمات.

إدارة الأصول غير التقنية: إنشاء وتحديث سجل شامل لممتلكات الشركة، بما في ذلك المكاتب والكراسي والخزائن والأثاث والتجهيزات الإدارية، وتنفيذ الجرد الدوري ومتابعة حالتها ومواقعها.

إدارة الموردين: التنسيق مع الموردين وشركات الصيانة والخدمات، والحصول على عروض الأسعار ومتابعة تنفيذ الأعمال والعقود.

التوثيق والتقارير: الاحتفاظ بسجلات العقود والفواتير والتراخيص والأصول والصيانة، وإعداد تقارير دورية عن الأعمال المنجزة والمعلقة والمواعيد المهمة.

متابعة الفروع: التنسيق مع مسؤولي مكاتب الرياض وجدة والدمام لضمان تلبية الاحتياجات الإدارية ومعالجة المشكلات التشغيلية.

المهام الأخرى: تنفيذ المهام الإدارية ذات الصلة التي يكلف بها المدير المباشر ضمن نطاق الوظيفة.

المؤهلات والمتطلباتدبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

خبرة عملية لا تقل عن سنتين في الشؤون الإدارية أو العلاقات الحكومية.

معرفة بالإجراءات الحكومية والأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

إجادة Microsoft Office وإعداد السجلات والتقارير.

مهارات التنظيم والمتابعة والتواصل والتفاوض.

القدرة على متابعة أعمال عدة فروع في الوقت نفسه.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)تجديد العقود والتراخيص قبل انتهاء صلاحيتها.

ضمان متابعة سداد فواتير الخدمات دون تأخير.

تحديث سجل الأصول غير التقنية وإجراء الجرد الدوري.

سرعة معالجة طلبات الصيانة والاحتياجات المكتبية.

إنجاز المعاملات الحكومية المعلقة ضمن المواعيد المحددة.

تقديم تقارير شهرية دقيقة عن حالة المكاتب والالتزامات الإدارية.