وظيفة أخصائي إداري - عمليات ودعم مكتبي (عن بُعد) لدى PULSEMEDIA (MENA) في مكة والطائف
Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSEMEDIA (MENA)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSEMEDIA (MENA) عن توفر وظيفة إداري محترف - دعم العمليات والمكاتب (عن بُعد) في مكة الطائف، السعودية. هذه الوظيفة مبتدئة وتتضمن تدريبًا منظمًا، وتعمل عن بُعد بنظام مرن بدوام كامل أو جزئي.
المهام والمسؤوليات
- إدارة البيانات الإدارية: صيانة وتحديث جداول البيانات وقواعد البيانات الداخلية باستخدام Google Sheets أو Microsoft Excel، ومراجعة السجلات للتأكد من دقتها واتساقها، وتوحيد الأسماء ومعلومات الاتصال والتنسيق والوثائق الداخلية، وتحديد السجلات المكررة والمعلومات المفقودة والتناقضات، ووضع علامات على المعلومات غير المكتملة للمتابعة، وتنظيم الملفات الرقمية باستخدام اتفاقيات التسمية وهياكل المجلدات المعتمدة، والحفاظ على سجلات دقيقة للتحديثات والتصحيحات.
- تنسيق المهام وسير العمل: مراجعة وتنظيم الطلبات الإدارية الواردة، وتعيين المهام أو توجيهها وفقًا لسير العمل المعتمد، وتتبع تقدم المهام حتى اكتمالها، ومتابعة العناصر المتأخرة أو غير المكتملة، والحفاظ على توثيق واضح لحالة المهام، والتواصل عند الحاجة إلى توضيح أو معلومات إضافية.
- التتبع وإعداد التقارير: تحديث أدوات تتبع العمليات للعمل الجاري والمكتمل والمعلق، والحفاظ على سجلات الأنشطة اليومية والتوثيق، وإعداد ملخصات بسيطة وتقارير عن التقدم، ومراقبة المشكلات المتكررة وتحديد فرص تحسين العمليات، ورفع الاختناقات في سير العمل عند الاقتضاء.
- دعم الجدولة والإدارة: المساعدة في تحديث التقويم والجدولة حسب الحاجة، وإرسال تذكيرات للمواعيد النهائية والمعالم الهامة، وتتبع تقدم الإعداد وإكمال قوائم المراجعة، والمساعدة في تنسيق الأنشطة الإدارية الداخلية للحفاظ على الجداول الزمنية للمشاريع.
- ضمان الجودة: مراجعة العمل قبل التقديم للتأكد من الدقة والتنسيق، والحفاظ على التوثيق المنظم وهياكل الملفات، وضمان بقاء السجلات قابلة للوصول وسهلة التحديد، ودعم تحديثات التوثيق والإجراءات الداخلية، واتباع إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
الشروط والمتطلبات
- لا تتطلب خبرة مهنية واسعة (مناسبة للمبتدئين).
- اتصال إنترنت عالي السرعة وموثوق.
- جهاز كمبيوتر مناسب للعمل عن بُعد.
- الرغبة في بدء مهنة في الإدارة أو دعم العمليات.
- الالتزام بالعمل بدقة وانتظام.
المهارات المطلوبة
- إجادة استخدام Google Sheets أو Microsoft Excel.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي باللغة الإنجليزية.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة بدقة.
- الاهتمام الاستثنائي بالتفاصيل والمهارات التنظيمية.
- القدرة على أداء المهام الإدارية المتكررة بدقة.
- العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- المسؤولية والموثوقية.
- الراحة في اتباع العمليات والإجراءات المنظمة.
المزايا
- عمل عن بُعد بنسبة 100%.
- تدريب مدفوع الأجر وبرنامج تأهيل منظم.
- توقعات واضحة وسير عمل محدد.
- بيئة فريق داعمة وتعاونية.
- فرص للنمو المهني والترقية الداخلية (مثل مساعد إداري أول، منسق عمليات، أخصائي ضمان جودة، محلل سير عمل، قائد فريق، مشرف عمليات).
- التعويض تنافسي حسب الخبرة.
- التعرض لعمليات إقليمية في الإمارات وقطر والمملكة العربية السعودية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are looking for a reliable, detail-oriented, and highly organized Remote Administrative Assistant to support our growing operations team serving the MENA region, including the UAE, Qatar, and Saudi Arabia.
This entry-level position is ideal for someone who enjoys working with organized systems, maintaining accurate records, and supporting day-to-day administrative operations. You'll help keep business processes running smoothly by managing data, tracking workflows, maintaining documentation, and ensuring information is accurate and up to date.
No extensive professional experience is required. We provide structured training and onboarding to help you succeed. We're looking for someone who is dependable, organized, comfortable working independently, and committed to producing high-quality work.
Key Responsibilities
Administrative Data Management
Successful Candidates Demonstrate
Work Details
This Role Is Well Suited For Someone Who
This Position Provides Valuable Experience In
Why Join Us?
We are looking for a reliable, detail-oriented, and highly organized Remote Administrative Assistant to support our growing operations team serving the MENA region, including the UAE, Qatar, and Saudi Arabia.
This entry-level position is ideal for someone who enjoys working with organized systems, maintaining accurate records, and supporting day-to-day administrative operations. You'll help keep business processes running smoothly by managing data, tracking workflows, maintaining documentation, and ensuring information is accurate and up to date.
No extensive professional experience is required. We provide structured training and onboarding to help you succeed. We're looking for someone who is dependable, organized, comfortable working independently, and committed to producing high-quality work.
Key Responsibilities
Administrative Data Management
- Maintain and update spreadsheets and internal databases using Google Sheets or Microsoft Excel.
- Review records for accuracy, consistency, and completeness.
- Standardize names, contact information, formatting, and internal documentation.
- Identify duplicate records, missing information, and data inconsistencies.
- Flag incomplete information for follow-up.
- Organize digital files using established naming conventions and folder structures.
- Maintain accurate records of updates and corrections.
- Review and organize incoming administrative requests.
- Assign or route tasks according to established workflows.
- Track task progress through completion.
- Follow up on overdue or incomplete items.
- Maintain clear documentation of task status.
- Communicate when clarification or additional information is needed.
- Update operational trackers for ongoing, completed, and pending work.
- Maintain daily activity logs and documentation.
- Prepare simple progress summaries and reports.
- Monitor recurring issues and identify opportunities for process improvement.
- Escalate workflow bottlenecks when appropriate.
- Assist with calendar updates and scheduling as needed.
- Send reminders for deadlines and important milestones.
- Track onboarding progress and checklist completion.
- Help coordinate internal administrative activities to keep projects on schedule.
- Review work before submission for accuracy and formatting.
- Maintain organized documentation and file structures.
- Ensure records remain accessible and easy to locate.
- Support updates to internal documentation and procedures.
- Follow established Standard Operating Procedures (SOPs).
Successful Candidates Demonstrate
- Exceptional attention to detail.
- Strong organizational skills.
- Consistent and accurate work.
- Clear written communication.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Accountability and reliability.
- Comfort following structured processes and procedures.
- Comfortable using Google Sheets or Microsoft Excel.
- Strong written English communication skills.
- Ability to follow written instructions carefully.
- Excellent attention to detail and organizational skills.
- Comfortable performing repetitive administrative tasks accurately.
- Reliable high-speed internet connection.
- Access to a computer suitable for remote work.
Work Details
- Location: Fully Remote (Work From Home)
- Region Supported: MENA (UAE, Qatar, Saudi Arabia)
- Schedule: Flexible scheduling with consistent availability
- Hours: Full-time or Part-time, depending on operational needs
- Compensation: Competitive and based on experience
This Role Is Well Suited For Someone Who
- Wants to begin a career in administration or operations support.
- Enjoys organized, process-driven work.
- Likes maintaining clean spreadsheets and structured documentation.
- Takes pride in accuracy and consistency.
- Works well independently.
- Is seeking long-term remote career growth.
This Position Provides Valuable Experience In
- Remote operations
- Administrative coordination
- Data management
- Workflow tracking
- Internal reporting
- Process documentation
- Senior Administrative Assistant
- Operations Coordinator
- Quality Assurance Specialist
- Workflow Analyst
- Team Lead
- Operations Supervisor
Why Join Us?
- 100% remote work
- Entry-level friendly
- Paid training and structured onboarding
- Clear expectations and established workflows
- Supportive and collaborative team environment
- Opportunities for career growth
- Exposure to regional operations across the UAE, Qatar, and Saudi Arabia
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 يوليو 2026